Los diez errores más comunes de las Sociedades Mercantiles en México

 

Hoy en día, aventurarse a invertir en un nuevo negocio o mantener funcionando uno existente es un reto complicado, tanto para los socios o accionistas como para los administradores de una sociedad. Esto se debe a que existen mayores regulaciones de índole operativa y legal que complican la forma en que se debe gestionar el negocio, y quienes dirigen las empresas no pueden estar siempre actualizados en esos cambios por estar ocupados en atender las complicaciones propias de la sociedad, tales como afrontar una mayor competencia o que el entorno económico cambiante pueda impactar en el plan de negocios que se tenía proyectado.

Por lo anterior nos hemos propuesto analizar diez diferentes temas que puede afrontar hoy en día tu empresa, y que, si no se atienden debidamente, pueden impactar negativamente en los resultados económicos u operativos.

1. Propiedad industrial

En la actualidad, el reconocimiento que hace el consumidor a una determinada marca o frase comercial es posiblemente el activo más valioso que puede tener una empresa, ya que es lo que le permitirá posicionarse en un mercado competido e incrementar sus ventas.

Frecuentemente es común ver que empresas pequeñas, medianas e incluso las grandes invierten importantes sumas de dinero para posicionar su marca en un determinado mercado, pero en diversas ocasiones se olvidan de proteger sus activos intangibles o de hacerlo de manera correcta; situación que en ocasiones llega a ser aprovechada por la competencia, o bien por personas oportunistas.

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2. Contratos

Hoy en día, todas nuestras relaciones con otras personas se rigen a través de la celebración de contratos o convenios, verbales o escritos. Señala el Código Civil tanto Federal como Estatal que convenio es el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir derechos y obligaciones; y se consideran contratos los convenios que producen o transfieren derechos u obligaciones.

Ahora bien, desde un punto de vista legal, para poder exigir el cumplimiento de una obligación o saber que tenemos derecho o no a exigir alguna prestación, ya sea de dar, hacer o no hacer, es necesario que nuestras obligaciones o derechos estén debidamente documentados, ya sea en un contrato o en un convenio, según la naturaleza del acuerdo celebrado.

Sucede en la práctica que algunos acuerdos de voluntades no están documentados o lo están de manera deficiente, y los problemas surgen cuando una de las partes incumple o cuando es necesario hacer valer los derechos y obligaciones frente a un tercero, llámese juzgador o bien autoridad fiscal o administrativa.

3. Precios de transferencia

Desde un punto de vista legal, existe un principio que señala que “la forma es fondo” y esto lo podemos corroborar en la práctica, ya que no basta con tener un estudio de precios de transferencia, sino que el mismo debe cumplir con toda una serie de requisitos de forma para su validez, que, de no cumplirse, quita eficacia fiscal/jurídica al documento frente al Servicio de Administración Tributaria (SAT).

El objetivo de los estudios de precios de transferencia es desalentar la celebración de contratos o convenios que manipulen el precio de los bienes o servicios entre partes relacionadas, ya sean nacionales o extranjeras, que tiene como efecto inmediato reducir el pago de impuestos en México. Luego entonces, siguiendo está lógica, una parte muy importante de un estudio de precios de transferencia es que exista el soporte documental que demuestre la relación causal por la cual son partes relacionadas las empresas y los acuerdos contractuales que sirvan para evidenciar dicha relación.

Desafortunadamente, el tema de los precios de transferencia es una materia compleja y relativamente nueva para muchas sociedades, lo cual hace que estas sean más proclives a cometer errores al registrar, reportar y documentar sus operaciones, lo que les puede generar contingencias fiscales importantes. Las más recurrentes son:

a) Imponer multas por montos que pueden empezar desde los $1,000.00 pesos M.N. por cada operación no registrada;
b) En caso de no presentar la Declaración Informativa de Operaciones con Partes Relacionadas Residentes en el Extranjero, la multa puede ir de los $42,944.00 hasta $85,887.00 pesos;
c) Modificar por parte del SAT los ingresos acumulables declarados así como las deducciones autorizadas generando un crédito fiscal; y
d) Rectificar hacia el alza por parte del SAT el margen de utilidad acordado entre las partes relacionadas.

4. Inversión extranjera

Toda sociedad que tenga en su capital social un accionista o socio de nacionalidad extranjera está obligada a tener que reportarlo al Registro Nacional de Inversión Extranjera a través de la Secretaría de Economía. La obligación de presentar estos reportes surge en los siguientes supuestos:

• Cuando se constituye una sociedad que tiene socios o accionistas extranjeros;
• Cuando se modifica el capital social de la sociedad o cuando existen cambios de socios o accionistas; y
• Cuando sale el capital extranjero de la sociedad.

Cada año, surge la obligación de tener que presentar un reporte estadístico/financiero a la Secretaría de Economía, y dicha obligación de presentación está dividida a lo largo de siete meses dependiendo de la letra inicial de la denominación de cada sociedad.

El hecho de no presentar los avisos antes señalados genera multas que pueden llegar a ser de hasta $8,000.00 pesos M.N. por cada año que no se presente el aviso respectivo.

5. Capital social

En toda sociedad mercantil, el tema más importante de su estructura legal y fiscal es el relacionado con su capital social, ya que este representa el motor que permitirá el funcionamiento correcto de la sociedad.

No obstante la relevancia que representa tener debidamente registrado y documentado el capital social, es común encontrar que las sociedades tengan las siguientes anomalías:

a) Aparecen registrados accionistas que ya están fuera de la sociedad;
b) Existen aportaciones al capital social que no están registradas o que están indebidamente registradas;
c) Existen distribuciones de dividendos sin seguir las formalidades que marca la Ley para su validez;
d) Los accionistas tienen préstamos otorgados a las sociedades que no están capitalizados y les están generando a la sociedad por conceptos de ganancia inflacionaria una carga fiscal elevada e innecesaria;
e) No existen libros corporativos o si los hay están desactualizados; y
f) Los accionistas no tienen los títulos de acciones que acreditan sus derechos económicos y corporativos frente a la sociedad.

Cabe resaltar que, de conformidad con el art. 28 del Código Fiscal de la Federación, los libros de Actas de Asambleas o de Socios y los Libros de Variación de Capital y de Registro de Accionistas son parte integrante de la contabilidad, y el hecho de no tenerlos actualizados puede dar lugar al pago de multas.

6. Controles fiscales

En la actualidad, las sociedades destinan una gran cantidad de tiempo, personas y recursos económicos para tratar de cumplir en tiempo y forma con sus diversas obligaciones fiscales, y no obstante dichos esfuerzos, las sociedades con frecuencia tienen contratiempos con el SAT ya sea por el rechazo de devoluciones, deducciones o saldos a favor, o se les imponen multas por omitir la presentación en tiempo y forma de avisos a los que están obligadas.

Entre las fallas más recurrentes que encontramos están las siguientes:

• a) Delegar la presentación de avisos y declaraciones ante el SAT a empleados, sin ser supervisados por los órganos de dirección de que se hayan presentado en tiempo y forma las declaraciones o avisos, y que antes de su presentación hayan sido revisados por sus asesores fiscales y/o contables;
• b) En ocasiones, las sociedades omiten presentar dentro de los primeros tres meses del año el reporte al SAT a que se refiere el art. 27 cuarto párrafo del Código Fiscal de la Federación respecto de los datos de sus socios o accionistas, para el efecto de que no se les considere como residentes fiscales en México;
• c) No tener un respaldo documental y/o electrónico actualizado de la contabilidad en caso de que el equipo de cómputo donde está esa información pueda sufrir algún daño o robo;
• d) También se llegan a dar casos en los cuales las sociedades no utilizan los saldos a favor manifestados en sus declaraciones de impuestos ya sea vía compensación o solicitud de devolución, dejando transcurrir los plazos legales para aprovechar estos.
• e) Derivado de la nueva modalidad del uso de facturas electrónicas, no solicitar a los proveedores el archivo XML a fin de cotejar con este la validez de las facturas digitales recibidas, ya que es la única manera de tener la certeza fiscal/legal de que las facturas digitales recibidas por la sociedad sean válidas y por lo tanto deducibles; y
• f) Es frecuente encontrar que la información manifestada en las declaraciones de impuestos no coincida con los registros establecidos en los Libros de Actas de Asambleas y de Registros de Accionistas. o bien con la información financiera que fue presentada ante el Registro Nacional de Inversión Extranjera.

7. Comercio exterior

En cuanto a esta materia se refiere, nos hemos percatado en nuestra práctica profesional que es una de las áreas más susceptibles a tener problemas dentro de las sociedades, y por lo tanto, la que más contingencias fiscales y legales les puede generar.

De manera enunciativa nos permitimos exponer solo algunos temas que consideramos relevantes, pero por su magnitud y complejidad no profundizaremos en ellos, ya que no es objeto del presente boletín su análisis detallado:

• a) No contar con los certificados de origen, o si se tienen estos, están incompletos o fueron expedidos por personas no facultadas para su emisión.
• b) No contar con el original de los pedimentos de importación o una copia certificada de estos para acreditar la legal estancia de cierta mercancía importada a México.
• c) Las empresas maquiladoras que tienen maquinaria y equipo importado de manera temporal no cuentan con un contrato de comodato que cumpla con todas las formalidades legales necesarias para su validez o el que tienen no está actualizado, a fin de proteger frente al SAT, trabajadores o algún acreedor los activos de la empresa matriz, para evitar que sean embargados.

8. Poderes

Los poderes son los mandatos que otorgan los accionistas o los socios a los órganos de administración o a funcionarios de las sociedades para que realicen las actividades establecidas dentro del objeto social de la sociedad.

Ahora bien, el otorgamiento o el ejercicio de un poder es un tema de relevancia, ya que dependiendo de la forma en que se otorga y la persona a la que se le asigna el poder, la sociedad puede actuar frente a terceros y adquirir derechos y obligaciones por cuenta y nombre de la sociedad.

El problema de fondo no es el otorgar poderes, sino qué facultades se otorgan y a quiénes. Entre los errores más comunes que existen en materia de otorgamiento de poderes tenemos los siguientes:

• a) Se otorgan facultades al Consejo de Administración, mas no a sus integrantes en lo particular, por lo tanto, al ser un órgano colegiado debe funcionar de manera conjunta para que sea válido lo que firman como representantes de la sociedad, y si solo firma el Presidente del Consejo, su firma no es válida para obligar a la sociedad;
• b) También es un error el hecho de otorgar facultades a un apoderado para actos de dominio. Los poderes para actos de dominio deben estar reservados únicamente a la asamblea de accionistas o de socios y si hay que vender un bien inmueble o dar una garantía, lo correcto es dar un poder especial para esos únicos fines; a efecto de proteger el patrimonio de la sociedad.
• c) Otorgar poderes para suscribir títulos de crédito sin limitar su monto o bien no exigir la mancomunidad para librar cheques o pagarés, así como no establecer límites mensuales en las cuentas de banco para evitar que se puedan retirar montos no autorizados; y
  d) Olvidar revocar poderes de personas o funcionarios que ya no laboren en las sociedades.

9. Laboral

En cuanto a esta materia se refiere, entre los temas que más problemas o incertidumbre generan a las sociedades están los siguientes:

• a) Ciertas sociedades utilizan esquemas de outsourcing a fin de optimizar sus costos laborarles. Estos esquemas han sido muy cuestionados por el IMSS y el SAT. Dependiendo de la forma en que esté estructurado el servicio de outsourcing puede dar lugar o no a consecuencias fiscales graves para la sociedad y sus representantes legales, ya que ciertas estructuras han llegado a considerarse por parte de las autoridades como una práctica de evasión fiscal.
• b) Otro error que es común encontrar es que cierto tipo de sociedades contratan personal bajo la modalidad de contratos de comisión mercantil, sin embargo la forma en que están redactados estos y la manera en que interactúan las partes da lugar a que se esté frente a una relación individual de trabajo irregular, que deja en desventaja al comitente (patrón) en caso de que lo demande laboralmente el comisionista y le exija el pago de sus prestaciones laborales, no obstante que el contrato celebrado sea de índole mercantil;
• c) También es común encontrar que las sociedades no tiene celebrados con sus directivos o personal de confianza contratos de confidencialidad respecto a la información que manejan, como listas de precios, bases de datos de clientes o know-how de las sociedades. En ocasiones esto da pie a que trabajadores deshonestos puedan compartir esa información con terceros o que los mismos trabajadores se independicen y le hagan competencia desleal a la sociedad aprovechando la información que obtuvieron como parte de su relación laboral; y
• d) Finalmente, otra circunstancia que afecta a las sociedades es el no tener como medio de control laboral un reglamento interior de trabajo debidamente formalizado y registrado, para que pueda ser usado como herramienta disciplinaria efectiva dentro de la sociedad, a fin de
  poder sancionar o corregir administrativamente las conductas indebidas de los trabajadores, y en su caso, poder pre-constituir pruebas en caso de tener que fundar un despido justificado.

10. Auditorías y multas

Por último, otro tema importante respecto del cual queremos llamar su atención, se relaciona con la forma en que las sociedades atienden las visitas domiciliarias que les hacen las autoridades fiscales:

Es recomendable entregar solo la información que se solicita y en la fecha y lugares señalados. En ocasiones, entregar información de manera extraoficial o que no fue requerida durante el proceso de auditoría puede dejar a las sociedades en estado de indefensión, pues la autoridad puede aprovecharse de esa información adicional para ampliar sus facultades de comprobación.

Siempre hay que entregar copia simple de los documentos o en su caso copia certificada, nunca hay que dar originales, ya que no se sabe si la sociedad tenga que acudir a juicio y se tenga que ofrecer el original de un documento como medio de prueba.

No aceptar hechos o hacer aseveraciones durante la visita domiciliaria si no se ha consultado previamente a sus asesores contables y/o legales.

Es recomendable que se notifique oportunamente a su asesor fiscal y legal de los avances de la visita domiciliaria, a fin de que estén al pendiente del plazo para hacer valer cualquier medio de defensa, y no por falta de coordinación se vaya a vencer algún plazo que pueda afectar la defensa posterior de la sociedad sujeta a revisión.

Los temas expuestos son una muestra de los errores más representativos que hemos visto en nuestra experiencia profesional asesorando sociedades, sin embargo, también es conveniente señalar que cada sociedad, al igual que las personas, tienen características que las hacen únicas, y por lo tanto, sus problemas pueden variar dependiendo de la antigüedad de la sociedad, del número y nacionalidad de sus socios o accionistas y de las características del giro comercial al que se dedican.

Por lo anterior, es responsabilidad de cada sociedad realizar una auto-evaluación de su situación legal y determinar si necesita corregir fallas como las que se han señalado dentro de este boletín; o bien, si requieren de asesoría especializada para diagnosticar con más detalle su situación legal, y en su caso corregir preventivamente los errores en que se esté incurriendo.