El año 2023 ha traído consigo cambios significativos en la forma en que los viáticos deducibles se relacionan con el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), los cuales son necesarios para aquellos contribuyentes que necesitan desplazarse a una distancia superior a 50 kilómetros fuera de sus lugares de trabajo habituales.

A continuación, les presentaremos algunas de las características para poder considerar los viáticos deducibles:

Emisión de constancias y CFDI por viáticos deducibles

El empleador está obligado a emitir una constancia de viáticos antes del 15 de febrero de cada año en relación a aquellos gastos respaldados por CFDI o comprobantes extranjeros que cumplan con los requisitos establecidos en la regla 2.7.1.14 de la RMF 2023.

Artículo 99 LISR. Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, tendrán las siguientes obligaciones:

VI. Proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó lo dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de esta Ley.

En otras palabras, anualmente se emite un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) extraordinario para documentar los viáticos deducibles que han sido comprobados mediante CFDI o comprobantes del extranjero entregados por trabajador. Sin embargo, es importante destacar que la Resolución Miscelánea Fiscal para el ejercicio fiscal de 2023, en su regla 2.7.5.3, presenta una opción que permite evitar la emisión de dicho CFDI en ciertos casos

No expedición de constancia y CFDI por concepto de viáticos comprobados por el trabajador, cuando se haya cumplido con la emisión del CFDI de nómina

2.7.5.3. Para los efectos de los artículos 28, fracción V, 93, fracción XVII y 99, fracción VI de la Ley del ISR y 152 del Reglamento de la Ley del ISR, los contribuyentes que hagan pagos por concepto de sueldos y salarios podrán dar por cumplidas las obligaciones de expedir la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario a los que se les aplicó lo dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de la Ley del ISR, mediante la expedición y entrega en tiempo y forma a sus trabajadores del CFDI de nómina a que se refiere el artículo 99, fracción III de la Ley del ISR, siempre que en dicho CFDI hayan reflejado la información de viáticos que corresponda en términos de las disposiciones fiscales aplicables.

LISR 28, 93, 99, RLISR 152

Ejemplo de pago de nómina y entrega de viáticos al trabajador

En el siguiente ejemplo se puede visualizar la forma correcta en la que deberá ser llenado y emitido un CFDI que incluya tanto el pago de su salario, como de aquellos viáticos entregados al trabajador

O bien, se puede emitir un CFDI extraordinario solo para timbrar los viáticos.

O bien, cuando el trabajador comprueba los viáticos, estos se capturan en el CFDI de nómina del periodo en donde los comprobó.

En el ejemplo previo, el trabajador no logró justificar un gasto de $670 mediante un CFDI, y este importe no cumple con los requisitos establecidos en el artículo 152 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. En consecuencia, el excedente de los viáticos no documentados se reembolsará en efectivo, perdiendo así su deducibilidad.

Apéndice 3 Preguntas y respuestas sobre el Complemento de nómina versión 1.2 de la guía de llenado del CFDI de nómina versión 4.0

17. ¿Cómo se deben reportar en el CFDI de nómina el reintegro, devolución o las cantidades descontadas al trabajador por concepto de viáticos entregados que no fueron utilizados?

En el caso de descuento vía nómina por concepto de viáticos, se deberá reflejar en el apartado de deducciones con la clave TipoDeduccion 004 Otros.

Los reintegros o devoluciones de viáticos que realice el trabajador directamente al patrón (ejemplo depósito, efectivo, transferencia) no se reportarán a través del CFDI de nómina.

Fundamento Legal: Artículos 28, primer párrafo, fracción V y 93, primer párrafo, fracción XVII de la Ley del Impuesto sobre la Renta

Conclusión:

La emisión de constancias y comprobantes fiscales por viáticos deducibles, es una obligación para aquellos contribuyentes que requieran desplazarse fuera de su lugar de trabajo. Sin embargo, existe la posibilidad de no emitir un CFDI extraordinario anual si se ha cumplido con la emisión del CFDI de nómina y se ha reflejado la información de viáticos en él. Esto está respaldado por el artículo 99 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y la regla 2.7.5.3 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2023.

Además, si un trabajador no comprobó ciertos viáticos con CFDI, el excedente de estos gastos no comprobados se le devuelve en efectivo. En cuanto a los reintegros o devoluciones de viáticos, estos no se reportan a través del CFDI de nómina, según lo establecido en el apéndice 3 de la guía de llenado del CFDI de nómina versión 4.0. Todo esto se basa en los fundamentos legales de los artículos 28 y 93 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.