En las diferentes disposiciones fiscales, laborales y de seguridad social se establecen las obligaciones para los patrones y el periodo de conservación de la documentación correspondiente, por lo que es importante contar con el expediente laboral de cada trabajador.

¿Qué es el expediente laboral?

Podemos definir como el conjunto de documentos que exigen las distintas disposiciones legales, fiscales y de seguridad social, para acreditar la existencia del vínculo laboral y de las condiciones de trabajo.

Expediente laboral LFT

En la Ley Federal del Trabajo se establece la documentación que el patrón debe de exhibir en caso de un juicio y el plazo de conservación de esta.

Artículo 804.- El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

I. …… Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;

II. ….. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;

III. …. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;

IV. … Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y

V. …. Los demás que señalen las leyes.

Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.

Expediente laboral LSS

En el caso del seguro social

Artículo 15 LSS. Los patrones están obligados a:

I. Registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles;

II. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha;

Expediente laboral en la contabilidad

Como parte integrante de la contabilidad.

Artículo 33.- Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:

A. Los documentos e información que integran la contabilidad son:

VI. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;

A continuación, la siguiente tesis respecto de la materialidad.

COMPROBANTES FISCALES. LA AUTORIDAD PUEDE VÁLIDAMENTE DESCONOCER SU EFECTO FISCAL CUANDO LAS OPERACIONES AMPARADAS EN ELLOS CAREZCAN DE MATERIALIDAD.- En la tesis 1a. CLXXX/2013, la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación definió que los comprobantes fiscales son los medios de convicción a través de los cuales los contribuyentes acreditan el tipo de actos o las actividades que realizan para efectos fiscales; es decir, su función es dejar constancia documental fehaciente de que existió un hecho o acto gravado por una contribución y determinar cuál es la situación fiscal en concreto de un contribuyente. Ahora bien, no debe perderse de vista que a través de sus facultades de comprobación, la autoridad fiscal puede verificar si la factura emitida por un contribuyente, efectivamente consigna un hecho gravado por una contribución. En este sentido, el que no sea cuestionado el comprobante fiscal respecto a los requisitos previstos en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, no implica que proceda de forma automática, por ejemplo, el acreditamiento o la devolución solicitada con base en este, pues la autoridad al advertir por diversos medios que la operación a que se refiere la factura es inexistente, está en posibilidad de desconocer el efecto fiscal que el contribuyente pretende con dicho documento, ya sea acumulación de ingreso o deducción, pues no existe el hecho gravado por la contribución. Por ello, cuestionada la operación que ampara el comprobante, atendiendo a la carga probatoria que le corresponde en el juicio contencioso administrativo, le corresponde al demandante aportar otros medios de prueba para demostrar su materialidad.

PRECEDENTES:

VIII-P-SS-222
Juicio Contencioso Administrativo Núm. 1560/16-25-01-5-ST/3503/17-PL-04-04.- Resuelto por el Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, en sesión de 24 de enero de 2018, por unanimidad de 11 votos a favor.- Magistrado Ponente: Rafael Anzures Uribe.- Secretaria: Lic. Ana María Reyna Ángel.
(Tesis aprobada en sesión de 25 de abril de 2018)
R.T.F.J.A. Octava Época. Año III. No. 22. Mayo 2018 p. 36

Integración del expediente laboral

Por lo antes expuesto es recomendable que de cada trabajador se cuente con el expediente completo en caso de que sea requerido por alguna autoridad.

A continuación de manera enunciativa más no limitativa una lista de la documentación que puede contener el expediente.

Identificación oficial del trabajador
Acta de nacimiento
CURP del trabajador
Comprobante de domicilio (no mayor a tres meses)
Comprobante del número de seguridad social
Comprobante de inscripción al IMSS
Comprobante que acredite estar inscrito al RFC
Constancia de retención del INFONAVIT (en su caso)
En caso de que labore simultáneamente con otro empleador carta de quién aplicara el subsidio al empleo.
Solicitud de empleo y/o curriculum vitae
Cédula profesional en su caso

El expediente laboral junto con otra documentación puede servir para demostrar la materialidad de los CFDI de nómina, ya que la autoridad nos puede requerir demostrar esta.