Protección de datos personales en las empresas y el papel del contador público

 

Por: L.C.F. Sergio Trujeque Rodríguez
strujeque@bakertillymexico.com
Socio del Colegio de Contadores Públicos de México

Se han cumplido dos años de la publicación de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares (LFPDPPP) y, de acuerdo con un estudio realizado en 2012 por Baker Tilly México, más del 70 % de las empresas no ha adoptado las medidas necesarias para cumplir con sus obligaciones.

En general, las organizaciones desconocen los alcances de la LFPDPPP: las sanciones, los plazos, las autoridades involucradas y qué área de la organización es responsable de acatar esta disposición. Sin duda, la Dirección General, en el peor de los casos, enfrentaría las consecuencias de no aplicar oportunamente la LFPDPPP. Sin embargo, requiere del apoyo coordinado de las áreas de Tecnologías de la Información (Sistemas), Capital Humano (Recursos Humanos), Comercialización (Ventas) y otras, dependiendo del giro y tamaño de la organización.

A pesar de que han pasado dos años desde que esta ley entró en vigor, aún quedan dudas sobre el rol de los profesionales de la Contaduría que manejan información confidencial.

¿Qué rol puede jugar el contador Público en este proceso?

Esta LFPDPPP presenta retos importantes para el contador Público, ya sea como auditor externo, consultor independiente o funcionario interno en la organización. A continuación se presentan algunos ejemplos:

1. Auditor externo. En el proceso de auditoría externa, el contador deberá informar a la administración sobre posibles contingencias derivadas del incumplimiento de la LFPDPPP. Los montos de las sanciones impuestas por el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI) pueden incluso llevar a la quiebra a una empresa. Por ello, el auditor debe incorporar cuestionarios para evaluar el grado de cumplimiento de la ley y verificar cómo se resguardan y protegen los activos informáticos.

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2. Consultor independiente. En muchas ocasiones, el contador tiene bajo su poder datos personales de empleados, clientes o proveedores, ya sea para procesar nóminas, cumplir con obligaciones de seguridad social o realizar declaraciones informativas. Es necesario preguntarse: ¿cómo recibe esta información? ¿Por correo electrónico o mediante un dispositivo USB? Es fundamental contar con cláusulas contractuales que regulen la remisión de estos datos y la obligación del contador de garantizar su confidencialidad y seguridad. El mejor ejemplo que puede dar el contador público a su cliente es demostrar que la información está protegida con medidas de seguridad efectivas, conforme a la LFPDPPP.
3. Funcionario interno. Cuando el contador público trabaja como Gerente Administrativo, en Crédito y Cobranza o en Personal, suele manejar datos personales sensibles, como el estado de salud, religión o afiliación sindical. Es indispensable recabar el consentimiento expreso y por escrito del titular de los datos personales, como tipo de sangre, enfermedades previas o pertenencia a sindicatos. Esta información suele estar en las solicitudes de empleo y debe ser protegida con estrictas medidas internas. En este contexto, el contador puede sugerir o implementar acciones para asegurar el cumplimiento de la LFPDPPP, como la adecuada redacción del Aviso de Privacidad, que cubra todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales.

Toda la información y datos personales que un cliente maneja debe ser salvaguardada por el contador público.

Cronología de publicaciones relacionadas con la LFPDPPP y sus acciones correspondientes:

➔ El Ejecutivo Federal publicó la LFPDPPP: 5 de julio de 2010
➔ Las empresas designarán a una persona o departamento de datos personales, según el tamaño del negocio, para atender las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u oposición: 6 de julio de 2011
➔ Las empresas expedirán los avisos de privacidad: 6 de julio de 2011
➔ El Ejecutivo Federal publicó el Reglamento de la LFPDPPP (con cinco meses de atraso): 21 de diciembre de 2011
➔ Cualquier persona podrá ejercer sus derechos ARCO ante los responsables designados por las empresas: enero de 2012
➔ Cualquier persona podrá iniciar un procedimiento de protección de derechos ante el IFAI, en caso de inconformidad: febrero de 2012

Comentario final
La LFPDPPP representa un cambio profundo en la gestión de los datos personales dentro de las organizaciones. El contador público, desde distintas funciones, tiene la responsabilidad y la oportunidad de convertirse en un actor clave en su cumplimiento. Proteger la información no solo es una obligación legal, sino también una muestra de profesionalismo y ética.

Fuente: Revista Veritas.