5 mejores prácticas para la gestión de Compras

Uno de los procesos y ciclos de negocio que conllevan más riesgo y uno de los más importantes dentro de las organizaciones es el de la gestión de adquisiciones o compras.

El proceso de compras es el resultado de gestionar las necesidades del negocio desde el proceso del requerimiento, búsqueda y selección de proveedores y hasta el abastecimiento de los bienes y servicios que requiere la organización para transformar o prestar los servicios objetos del negocio (de manera eficaz y eficiente).

En este proceso se invierte mucho capital para satisfacer las necesidades del cliente final, es por eso que nos debemos preocupar por tener una gestión correcta de este ciclo de negocio tan importante así como un ambiente de control que disminuya los riesgos implícitos en los proceso.

¿Cómo tener un proceso lo suficientemente robusto y ágil para poder llevar las materias primas (o insumos) a la empresa de manera eficiente y eficaz?, repaso las mejores prácticas en esta actividad a nivel internacional.

1.-Define las necesidades reales de compras.

Al igual que en la vida personal, podemos no ser conscientes o no conocer a detalle las necesidades reales de la empresa para el suministro de los bienes y servicios necesarios.

Para determinar los niveles óptimos de compra, necesitas conocer bien los pronósticos de las ventas, que te darán datos en su mayoría confiables para conocer las necesidades de  clientes, por lo tanto, sabrás tus necesidades de abastecimiento de bienes y servicios en un lapso de tiempo determinado. Reúne los datos históricos para conocer tiempos de rotación promedios de las compras, de ser posible conoce los niveles máximos y mínimos de los principales insumos o los críticos para el negocio.

Esto te ayudará a evitar compras de pánico, sobre precios, compra de inventario en exceso o no tener el inventario suficiente para satisfacer las necesidades productivas.

2.-Define el proceso de compras más adecuado.

Vale la pena analizar si este está alineado a una definición de correcta segregación de funciones y un óptimo aprovechamiento de tu sistema legado o herramienta tecnológica, identifica los pasos que no agregan valor al proceso o bien las restricciones (cuellos de botella), observa los resultados y obtén datos suficientes para realizar mejoras al proceso futuro, ya que los procesos administrativamente engorrosos y lentos no aportan valor a la empresa y deben ser analizados y rediseñados.

Si tu proceso de compras es incipiente, puedes iniciar estableciendo formatos manuales o digitales para que las distintas áreas realicen sus requisiciones de compras, que posteriormente serán analizadas, autorizadas y adquiridas por el departamento de compras.

El proceso de compras debe enfocarse a satisfacer las necesidades de la empresa con el menor tiempo de respuesta posible y los costos más competitivos del mercado, sin dejar de lado la calidad requerida por el área que solicita bienes o servicios.

3.-Define las reglas del juego.

Este punto es uno de los más importantes, se deben establecer políticas y procedimientos de la gestión de compras, no solo para regular el proceso, sino el actuar de las personas que llevan a cabo las tareas de compras.

La gestión de compras es una de las más susceptibles a fraudes por parte de los empleados y de los proveedores, ya que en ocasiones los montos de las operaciones pueden ascender a cantidades importantes y puede significar grandes bonos por venta a los empleados de los proveedores.

Establecer un código de conducta y código de ética ayudarán a minimizar el riesgo de fraude durante el ejercicio de la gestión de compras. También analiza los conflictos de interés que puedan existir en el proceso de compras, un error muy común es asignar la responsabilidad de pago de facturas al mismo departamento de compras, esto representa un alto riesgo y en nuestra experiencia es donde mayor volúmen de fraudes se cometen.

4.-Negocia con proveedores.

El punto crítico de la gestión de las compras es el contacto con proveedores y la negociación. Para poder establecer contacto con proveedores es necesario que los compradores estén debidamente capacitados sobre los bienes y servicios que buscan, ya que las especificaciones técnicas pueden llegar a ser complejas y el proveedor podría ofrecer bienes o servicios distintos a los requeridos por la empresa, además debe saber los volúmenes requeridos para negociar de inicio mejora de precios o descuentos.

Cuando la compra es por primera vez, se recomienda solicitar documentación que identifique al proveedor legalmente, para evitar riesgos ante las autoridades por las operaciones que se pretenden realizar.

Los compradores con habilidades probadas preferirán establecer relaciones a largo plazo con los proveedores siempre y cuando estos cumplan con los requerimientos de la empresa. En ocasiones y dependiendo el giro y estrategia de la empresa, unas preferirán un descuento por volumen que días de crédito.

Los contratos pueden ser una herramienta útil (y forzada en algunas ocasiones) para operar con los proveedores, esto debido a que el contrato ofrece términos, condiciones, obligaciones y responsabilidades claras para ambas partes en la negociación y operación.

5.-Establece indicadores de desempeño.

No solo es importante contar con una variedad de proveedores para un solo bien o servicio, sino tener mecanismos que nos permitan evaluar el desempeño del proveedor.

Se pueden medir varias características de los proveedores, ya sea, la calidad de los bienes y/o servicios ofrecidos (número de rechazos por temas de calidad por pedido realizado), tiempo de respuesta (desde la orden de compra hasta la entrega), calidad de las unidades de transporte (para algunas empresas de alimentos es indispensable), etc.

Todo lo que se mide puede ser mejorado, por lo tanto, es importante llevar estadísticos para los proveedores y tomar decisiones al respecto. También existen otros indicadores generales que te permiten medir el desempeño del departamento, a continuación te presentamos algunos ejemplos los principales indicadores de desempeño que puedes implementar en el departamento a reserva del tamaño del área y complejidad de operación:

Comentario final

En conclusión, debemos hacer una introspección a las operaciones de cadena de suministro de nuestra organización, con el objetivo de diagnosticar cómo estamos en este momento, posteriormente deberán hacerse ajustes a los procesos e incluir los controles necesarios para hacerlo más eficiente y seguro. Tomando estas recomendaciones podrás fortalecer tu gestión de compras y tener la tranquilidad de que todo funciona como fue diseñado y que se encuentra bajo un enfoque de mejora continua.

Colaboración de Paulo Infante, Socio Lean Finance.