Nivel de inventarios óptimo para mejorar el flujo de efectivo de la empresa

Históricamente en el ámbito empresarial los inventarios se habían considerado como “el mal necesario en la organización”, viéndolos incluso como sólo un generador de costos y gastos que no aportan valor agregado al proceso comercial y operativo, si no que eran parte de una necesidad para garantizar la continuidad operativa.

Sin embargo hoy en día las organizaciones y quién las gestiona han reconocido que todo cambio en el monto del inventario de una compañía, ya sea por medio del crédito otorgado a los clientes para el pago de las ventas, o tomado de los proveedores en términos de lo comprado, tiene un impacto definitivo tanto en la utilidad como en el flujo de efectivo, de manera que lo aumenta o lo reduce, por lo que es indispensable lograr un adecuado control y balance de los inventarios para generar un flujo de efectivo positivo para la organización.

Bajo este “nuevo escenario o cambio de visión” hacia lo que es y lo que representa en términos operativos y financieros lograr un adecuado nivel de inventarios surgen entonces en las organizaciones una serie de preguntas clave para cumplir con esta nada fácil tarea:

• ¿Cómo administrar eficientemente los inventarios para asegurar la cadena de suministros?
• ¿Cómo se deben tomar las decisiones de inversión en el inventario, y los niveles a mantener para cada tipo de material o producto terminado?
• ¿Cómo puedo aumentar la rotación del inventario, y al mismo tiempo asegurar el mejor servicio posible al cliente y la generación de un flujo de efectivo favorable?

La correcta planeación y ejecución de los almacenes e inventarios implican la participación activa de distintas áreas de la organización, como ventas, logística, finanzas, compras, producción, planeación y contabilidad. Afecta directamente la competitividad de la compañía, y sus estados financieros porque impacta en el servicio al cliente, los costos de producción, las utilidades y la liquidez del capital de trabajo.

Requiere la atención de la alta dirección o cabeza de la organización, ya que la inversión en inventarios representa el porcentaje mayor de los activos circulantes. En algunos casos, las empresas sufren de la falta de efectivo por tener excedentes de materia prima, producto en proceso o producto terminado.

La situación se agrava cuando se reduce la liquidez necesaria para las operaciones normales de la empresa, y se recurre a préstamos que reducen las utilidades con el pago de interés.

Factores para optimizar el nivel de inventarios

Si atendemos a los siguientes factores podremos ir definiendo las metas, estrategias y responsables que nos llevaran a lograr el adecuado nivel de inventarios, que proporcione a la organización una “seguridad razonable” de que estamos siendo eficientes en la utilización de los recursos que giran en torno al manejo de los almacenes e inventarios.

• Definir objetivos
• Definir políticas
• Desarrollo de planes, normas y estrategias
• Establecimiento de manuales de procedimientos, o actualización de los mismos
• Delegar responsabilidades y vigilar su cumplimiento
• Comunicación asertiva

No olvidemos que lograr un adecuado nivel de inventarios será factor fundamental en la rentabilidad de la organización, donde debe primar el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias (capital de trabajo) que garanticen la continuidad de todo el flujo en la cadena logística, y que permitan absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, desde factores a nivel mundial o local como desastres naturales, hasta Pandemias, crisis económicas, etc., como posibles ineficiencias en la planeación de la cadena de suministro, “pedidos urgentes”, etc., garantizando así la máxima satisfacción del cliente y la eficiencia de la entidad.