Respecto a la constancia de retenciones de sueldos y salarios, el empleador (patrón) deberá proporcionar a las personas que le hubieran prestado servicios personales subordinados, a más tardar el 28 de febrero de cada año, la constancia de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas en el año de calendario de que se trate. En los casos de retiro del trabajador, se proporcionará dentro del mes siguiente a aquel en que ocurra la separación.

A más tardar en febrero del año siguiente, deben entregarse a los trabajadores las constancias de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas. Dichas constancias las genera el programa DIM en los siguientes anexos:

• Anexo 1. Información anual de sueldos y salarios y conceptos asimilados, crédito al salario y subsidio al empleo. En su caso se podrá utilizar la forma oficial 37. Debe contener sello y firma del empleador que lo imprime.
  
• Anexo 2. Información sobre pago de retenciones de ISR, IVA y IEPS (pagos por honorarios, arrendamiento de inmuebles, entre otros), en su caso se podrá utilizar la forma oficial 37-A.
  
• Anexo 4. Información sobre residentes en el extranjero.

Los retenedores que deban proporcionar constancias de remuneraciones cubiertas a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados, deberán asentar en la forma oficial 37, en el anexo 1 que emita el programa DIM o en el anexo 1 de la Forma oficial 30, una leyenda en la que se señale:

• La fecha en que se presentó la DIM ante el SAT.
  
• El número de folio o de operación que fue asignado a dicha declaración.
  
• Manifestación sobre si realizó o no el cálculo anual del ISR al trabajador a quien le entrega la constancia.

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¿Están obligados los patrones a entregar la constancia de retenciones por sueldos y salarios?

Los empleadores solo estarán obligados a entregar constancias de las remuneraciones pagadas y del impuesto retenido por sueldos y salarios a las personas que les hayan prestado servicios personales subordinados durante el ejercicio, cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones:

• Cuando las cantidades cubiertas excedan de 400,000 pesos.
  
• Cuando los trabajadores comuniquen por escrito que presentarán la declaración anual por su cuenta.
  
• En los casos en que los trabajadores las soliciten.

Recuerda que la entrega oportuna de estas constancias es fundamental para que las personas a quienes se les realizaron pagos puedan presentar su declaración anual a tiempo y, en su caso, obtener la devolución de los saldos a favor de ISR que se determinen en dicha declaración.

Otras obligaciones

Solicitar, a más tardar dentro del mes siguiente a aquel en que se inicie la prestación del servicio, en su caso, constancia de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas en el año por otros patrones a los trabajadores que contraten.

• Solicitar al trabajador, antes de que se efectúe el primer pago, escrito en el que notifique si presta servicios a otro empleador y si este le aplica el subsidio para el empleo, a fin de que ya no se le aplique nuevamente.
• Expedir constancias de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas, en los casos de retiro del trabajador dentro del mes siguiente a aquel en que ocurra la separación.
• Entregar, cuando corresponda, el subsidio para el empleo a los trabajadores conjuntamente con el pago de su salario.

Proporcionar a los trabajadores, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente, en su caso, constancia del total de viáticos pagados en el año, cuando se eroguen en servicio del patrón y se compruebe con documentación que reúna requisitos fiscales.