¿Cuánto tiempo le dedica una empresa a resguardar los XML`s?

Cuando se habla de los XML que emitimos o recibimos, lo que se nos viene a la mente es resguardarlos para futuras comprobaciones. Cuando inicio la obligación para los contribuyentes del resguardo de los comprobantes fiscales digitales por internet, lo primero que se considero fue contratar a una persona que se encargara de descargar de los correos electrónicos los XML`s y PDF`s que los proveedores envían.

El asignar a una persona la descarga de los XML`s de los correos electrónicos conlleva un gasto para la empresa y no le asegura que el resguardo se haga correctamente.

Esto sin mencionar que la tarea que realiza la persona encargada de hacer el archivo virtual de XML`s está siendo desaprovechada, ya que podría realizar actividades de mayor trascendencia para la empresa.

Resguardo de XML`s por Departamentos

En algunas empresas esta tarea la pueden segmentar por departamentos,

• Compras: los encargados de compras deben obtener los CFDI`s de los proveedores
• Logística: Se encargan de recabar los comprobantes de los agentes aduanales, transporte de carga, etc.
• Viáticos: Los encargados de la comprobación de viáticos recaban los XML`s de hoteles, vuelos, comidas, pagos de cuotas de peaje, transporte terrestre, taxis.
• Contraloría: Recaban los XML`s que tienen que ver con los servicios primordiales para que una empresa continúe con sus actividades diarias; podrían ser los comprobantes de luz, agua, teléfono, internet, renta, telefonía celular.
• Recursos Humanos: Recaban los XML`s que tengan que ver con cursos de capacitación, renta de instalaciones para eventos de la empresa o algún otro pago de servicios de terceros.
• Sistemas: Cuando realizan la compra de equipos de cómputo, impresoras, software o accesorios.
• Otros: Se trata de los XML`s por servicios que podrían tener alguno de los departamentos antes mencionados; Podrían ser papelería o artículos de limpieza.

Cuánto tiempo pierde una empresa por el resguardo de los XML`s

En algunas empresas el descargar los XML`s de los correos electrónicos, no les representa más que unos minutos al día; pero si se considera que cada departamento requiere de ese tiempo al día, se multiplica por los días al mes que realizan esa tarea y por el número de empleados involucrados, se puede conocer el número de horas que la empresa invierte solo por pedir a sus empleados que descarguen los XML`s del correo electrónico.

Actividad que nunca termina

Si bien, podría decirse que el resguardo de XML`s es primordial para la comprobación fiscal; también se debe considerar que esta actividad es desgastante para los empleados que reciben todos los días CFDI`s en los correos corporativos. En la mayoría de las empresas el volumen de XML`s recibidos va en aumento, volviéndose una actividad laboriosa y susceptible de errores.

La obligación de conservar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet llego para quedarse, por lo que los contribuyentes deben buscar una solución para automatizar lo más posible el resguardo de los XML`s y tener completo su archivo virtual.

Solución de fondo

En ContadorMx contamos con un Organizador de XML`s el cual puede conectarse al correo electrónico que recibe los XML`s y PDF`s, descargarlos y ordenarlos de forma automática.

Te permite descargar masivamente los XML`s del SAT para completar el respaldo de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet que no hayan enviado los proveedores.

Cuenta también con un visor de documentos con el que podrás:

• Consultar XML`s y PDF`s
• Acceder a la ruta de resguardo
• Generar PDF de los XML que no tengan la versión impresa y puedes elegir el diseño que mas te guste.
• Genera reportes en Excel con la información que contengan los XML`s.
• Funciona con la versión 3.2 y próximamente con la versión 3.3 (a partir del 1ro de julio de 2017).
• Entre otras funciones…

Si te interesa conocer más de este organizador, te invito a ver la grabación de la presentación de la nueva versión: Solo llena el siguiente formulario para conocer la forma definitiva de optimizar el resguardo de los XML`s y sobre todo minimizar los errores al querer tener un archivo virtual completo:

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