Contabilidad Electrónica explicada en 10 Minutos “Lo Basico”

 

C.P.C. Javier Eliott Olmedo Castillo

A partir de este año 2016 llegó la hora de enviar la contabilidad electrónica al SAT, las personas físicas y morales que tengan obligación de llevar contabilidad, deberán hacerlo para este 2016 las personas físicas y morales con ingresos menores a 4 millones de pesos, las personas del sector primario, las personas morales con fines no lucrativos, y aquellas personas que fueron inscritas en el 2014, 2015 y 2016, con excepción de algunos caso de los trabajadores asalariados, personas físicas que laboran como honorarios y aquellos quienes registren sus operaciones en el sistema “Mis Cuentas” del portal del Servicio de Administración Tributaria, por lo que muchos contribuyentes tendrán ésta obligación que había sido diferida.

La obligación de llevar contabilidad

Los recientes cambios en materia de contabilidad y el uso de medios electrónicos para su procesamiento y envío son las novedades que para este 2016 dispuso la autoridad fiscal, caso que se enviará mes a mes la contabilidad a través de la plataforma del SAT. Cabe señalar que la obligación de llevar contabilidad la encontramos de diversas disposiciones fiscales como son la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la Ley del Impuesto al Valor Agregado, y la Ley del Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios; por su parte, el Código Fiscal de la Federación señala lo que debe de entenderse como Contabilidad, y así mismo establece la obligación del envío a través de la mencionada plataforma del SAT, por su parte, el Reglamento del Código Fiscal de la Federación establece los requisitos que debe cumplir la contabilidad y en conjunto con la Resolución Miscelánea Fiscal establecen los detalles que deben cumplirse en el envío de la contabilidad.

Definición de contabilidad

La contabilidad para efectos fiscales se encuentra definida en el artículo 28 Fracción I, del Código Fiscal de la Federación, que básicamente señala que comprenderá toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, habrá que destacar que la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF, 2016) señala como información contable aquella que se produce de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de la información financiera.

Requisitos de la contabilidad

Por su parte para los registros o asientos contables, en cuanto a los requisitos a que se refiere el Código Fiscal de la Federación (CFF) hacen su remisión expresa al Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) y a las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el propio CFF señala que los registros o asientos contables que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos, deberán estar a disposición en el domicilio fiscal del contribuyente, así como deberá de cumplirse con las disposiciones de carácter general que emita el SAT.

Así la contabilidad deberá ser integrada en medios electrónicos y delega facultades para su cumplimiento al RCFF y a la RMF, en cuanto a su envío la Fracción IV del CFF establece que ingresarán de forma mensual la información contable a través de la página del SAT, esta información deberá enviarse mes a mes al SAT.

Personas que no están obligadas llevar contabilidad

No estarán obligados a llevar contabilidad de conformidad con el CFF, el RCFF y el Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (RLISR), la Federación, Estados y Municipios y las entidades de derecho público, así como los sindicatos obreros, con la excepción que si realicen actividades empresariales o realicen actos que no den lugar al pago de derechos caso que si tendrán la obligación de llevar contabilidad.

Donatarias autorizadas no están obligadas a llevar contabilidad

En cuanto a las sociedades y asociaciones civiles autorizadas para recibir donativos deducibles a que se refiere el título III de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) que hubieran percibido ingresos en una cantidad igual o menor a 2 millones de pesos y que sus ingresos no provengan de actos o actividades que sean distintas a los fines para las que fueron autorizadas podrán utilizar la aplicación electrónica “Mis cuentas” disponible a través del portal del SAT, para lo cual deberá utilizar su clave en el RFC y Contraseña. Cabe señalar que la opción de mis cuentas no solo es aplicable para donatarias toda vez que la misma RMF establece la opción para los demás contribuyentes personas físicas y las asociaciones religiosas, por lo que las personas que utilicen esta herramienta de “Mis cuentas” no tendrán la obligación de llevar contabilidad así como tampoco tendrán la obligación de enviar la contabilidad mes a mes a través del portal del SAT.

Contribuyentes del RIF no están obligados a llevar contabilidad y otros contribuyentes personas físicas

Las personas exceptuadas de llevar la contabilidad en medios electrónicos son aquellas personas que tributan en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), las personas que presten servicios personales independientes, las sociedades y asociaciones civiles autorizadas para recibir donativos deducibles, las asociaciones religiosas que optaron por llevar “Mis cuentas” y las demás personas físicas que optaron por la misma opción.

Documentos que integran la contabilidad

Respecto a la información y documentación que integra la contabilidad tenemos que se trata del catálogo de cuentas utilizado en el periodo, de conformidad a la estructura señalada en el anexo publicado para tal efecto (Anexo 24 apartado A de la RMF); a este se le agregará un campo con el código agrupador. La balanza de comprobación que incluye saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas y cuentas de orden conforme a su publicación (Anexo 24 apartado C). Y las pólizas y los auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel que incluya el nivel de detalle con el que se realizan los registros contables.

Catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas deberá llevarse en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XLM que contenga la estructura contemplado en el Anexo 24 apartado A de la RMF; al mismo se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenido en el apartado B del mismo anexo. El envío del catálogo de cuentas a que se está obligado deberá hacerse al menos al nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, no son cuentas de nivel mayor los conceptos del estado de posición financiera, tales como: activo, activo a corto plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo y capital; así como los conceptos del estado de resultados tales como: ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento y el rubro de cuentas de orden.

Envío del catálogo de cuentas y de la balanza de comprobación

El envío de la información contable deberá realizarse mediante la opción denominada “trámites y servicios “del portal del SAT o mediante el buzón tributario, el catálogo de cuentas se enviará por primera vez cuando se entregue la primer balanza de comprobación y en el caso de su modificación también deberá enviarse a más tardar al vencimiento de la obligación del envío de la balanza de comprobación del mes que se realizó la modificación.

Los archivos relativos a la balanza de comprobación se enviarán tratándose de personas morales a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior, si se trata de personas físicas se enviarán en forma mensual a más tardar los primeros cinco días del segundo mes posterior al mes que corresponde la información contable a enviar, en el caso de contribuyentes que coticen en la bolsa de valores enviarán su información en archivos mensuales por cada trimestre, si se trata de personas morales o físicas dedicadas a actividades del sector primario que hubiera optado por realizar sus pagos provisionales en forma semestral, enviarán su contabilidad en la misma forma.

El catálogo de cuentas se enviará por primera vez cuando se entregue la primera balanza de comprobación, en caso de modificación del catálogo de cuentas que fuera reportado, éste deberá enviarse a más tardar al vencimiento de la obligación del envío de la balanza de comprobación del mes en el que se realizó la modificación.

Infracciones relacionadas con el envío de la contabilidad electrónica

Respecto a las infracciones relacionadas con la obligación del envío de la contabilidad, el Artículo 81 Fracción XLI del Código Fiscal de la Federación, establece como multa la cantidad de $5,000.00 a $15,000.00 por no ingresar la información contable a través de la página de internet del SAT

Opción de “Mis cuentas”

Se aclara en el portal del SAT el cómo ejercer la opción de usar “Mis cuentas” esto es que las personas físicas y las asociaciones religiosas pueden ejercer la opción de utilizar “Mis cuentas” y quedar relevados de enviar la contabilidad mensualmente a través del portal del SAT, para lo cual deberá de presentarse un caso de “aclaración” en el portal del contribuyente, teniendo como fecha límite para la presentación de la opción hasta el 30 de abril de 2016 con efecto a partir del 1º de enero de 2016.

Conclusión

En resumen, deberán enviar la contabilidad a partir del 2015 las personas físicas y morales que hayan tenido ingresos superiores a $4´000,000.00, a partir del ejercicio 2016 las que hubieran tenido ingresos inferiores a $4´000,000.00 durante el 2013, las que realicen actividades primarias y las que se inscriban en el RFC durante el 2014 0 2015, y si se inscriben en el 2016, a partir del primer día del mes siguiente a su inscripción.

Fuente: CCPG