En una ocasión, mientras revisaba una contabilidad, de una empresa dedicada la manufactura de productos de belleza le hice una pregunta muy simple al auxiliar contable que realizaba los registros contables de la empresa:

¿Me puedes explicar, de manera general, el proceso de producción de la empresa?

Su respuesta fue directa:
No lo conozco.

Seguimos conversando.

— ¿Conoces el producto?
— Creo… que maquillajes.
— ¿Has ido a la planta o al menos has visto fotos del proceso?
— ¿Para qué? Nosotros hacemos contabilidad, no somos ingenieros.

Esta escena, aunque parece anecdótica, es mucho más común de lo que creemos en la práctica contable. Registramos operaciones con base en XML, conciliamos bancos, cuadramos balanzas… pero no entendemos el negocio que hay detrás de los números.

Y aquí surge una pregunta clave:
¿Puede la contabilidad realmente aportar valor si no conoce el modelo de negocio?

Contabilidad sin entendimiento: información que no dice nada

Cuando no conocemos el negocio, inevitablemente aparecen problemas como:

• No sabemos identificar con claridad qué gastos sí corresponden a la operación y cuáles no.
• Diseñamos catálogos de cuentas genéricos que no reflejan la realidad de la empresa.
• Los estados financieros pudieran cumplir, pero no explican.
• La información financiera no sirve para tomar decisiones.
• No detectamos errores, desviaciones o riesgos oportunamente.
• No proponemos mejoras, porque no entendemos qué mejorar.

En estos casos, la contabilidad se limita a registrar, pero no comunica la realidad del negocio. En las NIF se establece que la información financiera no únicamente nos debe dar el pasado si no debe ser base para predecir el comportamiento de la empresa.

La diferencia entre un capturista y un verdadero contador

Existe una gran diferencia entre:

• un capturista,
• un contador,
• un gerente financiero,
• y un director de finanzas.

Esa diferencia no está solo en el conocimiento técnico, sino en el entendimiento del negocio.

Un contador que aporta valor:

• Conoce el producto o servicio de la empresa.
• Entiende, de forma general, el proceso productivo u operativo.
• Ha visitado la planta, el taller o el punto donde realmente se genera el valor.
• Comprende cómo fluye el dinero antes de verlo reflejado en un XML o en un estado de cuenta.

No se trata de ser ingeniero, operador o especialista técnico. Se trata de entender lo suficiente para interpretar correctamente los números. Lo que quiero transmitir es que no sirve de mucho registrar XML y conciliar bancos, si los gastos no se encuentran correctamente segregados, si no hay un presupuesto para comparar actuales vs planeados, no conocemos los resultados por unidades de negocios, etc. La contabilidad no es únicamente para generar una línea de captura del SAT.

La contabilidad como traducción del negocio a números

La contabilidad no debería ser un ejercicio mecánico. Es la traducción del negocio al lenguaje financiero.

Cuando el contador entiende el proceso:

• Diseña catálogos de cuentas que sí generan información útil.
• Construye reportes que explican lo que realmente está pasando.
• Detecta inconsistencias que no saltan a simple vista.
• Prevé situaciones de riesgo y proyecta la situación financiera de la empresa
• Toma decisiones para garantizar la continuidad financiera de la empresa
• Identifica riesgos antes de que se conviertan en problemas.
• Aporta ideas y soluciones con base en datos reales.

Sin ese entendimiento, los estados financieros pueden estar “bien hechos”, pero no representan la realidad del negocio.

Por ejemplo, en el caso concreto de la empresa que producía maquillaje, entre otros articulo de belleza, la caducidad es importante, el inventario reflejaba el valor total de este sin descuento alguno, siendo que un 30% se encontraba caduco o a punto de caducar, esto derivo en un castigo al inventario que no se había reconocido derivado a la falta de conocimiento del departamento de contabilidad del proceso operativo de la empresa. Las decisiones se tomaban con un valor de inventario fuera de la realidad.

Mi recomendación: salir de la oficina

Para generar contabilidad que realmente aporte valor, la recomendación es clara:

• Caminar la planta.
• Hacer preguntas.
• Entender el proceso.
• Conocer los sistemas que ya utiliza la empresa.
• Identificar qué información operativa ya se genera y puede servir para simplificar y mejorar el trabajo contable y financiero.

A nuestros lectores: El mejor contador no es el que solo registra bien, sino el que entiende el negocio y transforma ese entendimiento en información financiera útil. Porque solo así dejamos de ser capturistas… y empezamos a ser verdaderos asesores del negocio.