En tiempos donde la rentabilidad y el flujo de efectivo se han convertido en oxígeno puro para los negocios, escuchamos con frecuencia la preocupación constante en la alta dirección por contar con indicadores financieros y de desempeño que proporcionen de manera más inmediata que los ya conocidos como lo son las “razones financieras”, información precisa, veraz y oportuna para primero contar con datos sobre donde debe de estar el enfoque de nuestras decisiones y segundo poder comparar los resultados esperados contra los logrados.

Para que en caso necesario se pueda ir ajustando la ruta hacia la meta de una mayor rentabilidad y un mejor flujo de efectivo, por mencionar sólo un par de estos indicadores y de los cuales se puede hacer una proyección llamada Forecast (pronóstico), que se puede ir actualizando de manera semestral, trimestral, mensual e incluso semanal aplicando la técnica del Forecasting o Rolling Forecast.

De acuerdo con especialistas y la evolución de las empresas en diversos sectores económicos, existen ciertos tipos de indicadores de desempeño y rentabilidad que toda empresa debe monitorear de manera permanente para identificar oportunidades de optimización y que estén alineados al logro de los objetivos de la organización.

En este artículo nos enfocaremos sólo en 3 de factores convertidos en INDICADORES ALTAMENTE PRÁCTICOS que representan un efecto importante en las organizaciones que producen, fabrican, manufacturan o ensamblan, y a su vez comercializan dichos productos, considerando que para este tipo de Organizaciones el inventario se convierte en la espina dorsal de la rentabilidad y su efecto es determinante y directo en la generación de un flujo de efectivo positivo, y su análisis a su vez en la identificación de actividades que NO APORTAN VALOR AGREGADO AL CLIENTE FINAL Y SÓLO SE CONSTITUYEN EN COSTOS Y GASTOS DE INEFICIENCIA OPERATIVA.

En lo que respecta al manejo eficiente y productivo de los almacenes recordemos que:

1. Debe ser un Lugar planificado para custodiar, proteger y controlar mercancías de una empresa.
2. Eleva el costo del producto final sin agregarle valor.
3. Se debe mantener el mínimo de:
   – Existencias.
   – Riesgo de faltantes.
   – Costo posible de operación.

La correcta planeación y ejecución de los almacenes e  inventarios implican la participación activa de distintas áreas de la organización, como ventas, logística, finanzas, compras, producción, planeación y contabilidad.

Afecta directamente la competitividad de la compañía, y sus estados financieros porque impacta en el servicio al cliente, los costos de producción, las utilidades y la liquidez del capital de trabajo.

Producción en exceso

Las organizaciones deben tener seguridad que el plan de producción está acorde con la demanda de productos o servicios. En el caso de empresas que producen en gran cantidad o gran volumen, la dirección debe prestar atención a sobreproducción frecuente y que no esté justificada por el negocio. Este es el primer punto que debemos revisar y evitar que estos productos en exceso queden estacionados en inventario que representa efectivo congelado dentro de la organización y restricciones en el uso eficiente del capital de trabajo

Antigüedad de artículos o productos en Inventario

Cuando una empresa tiene mayor cantidad de artículos en inventario a las estrictamente necesarias, de manera directa aumenta el costo de almacenamiento, supervisión con gente, costo por supervisión con recursos tecnológico, seguros contra pérdida de inventarios y podemos seguir listando una serie de costos implícitos en la gestión de inventario. Ahora, pensemos en productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales con una antigüedad considerable que puedan generar riesgos de obsolescencia, caducidad, producto fuera de temporada, etc.

Flujo o movimiento de materiales para producción hasta convertirse en artículos para su entrega al cliente final.

Es importante tomar en cuenta el flujo o movimiento de los artículos desde la recepción de la materia prima en la planta hasta la entrega del producto terminado al cliente. El flujo o periodo de realización del ciclo de compra-producción-venta-cobranza debe ser el óptimo para evitar el tener que estar absorbiendo costos financieros que afecten los márgenes de utilidad neta.

Dentro de las técnicas y metodologías con las que se pueden GENERAR INDICADORES FINANCIEROS PRÁCTICOS Y EFICIENTES, se puede hacer una combinación de la contabilidad financiera con la contabilidad administrativa, contrastadas con herramientas como los Forecast o pronósticos y los presupuestos financieros, para medir entre otros:

• Ventas en unidades esperadas y logradas
• Precios unitarios de venta
• Mezcla de productos a vender
• Costo unitario estimado o estándar por unidad a vender contra el logrado
• Utilidad bruta por producto, familia de productos, segmento de mercado, canal de distribución, sucursal, cliente o incluso vendedor.
• Gastos de operación o gastos generales por producto, familia de productos, segmento de mercado, canal de distribución, sucursal, cliente o incluso vendedor.
• Niveles adecuados de compras-producción-inventario basados en una proyección sustentada en pronósticos y disminuyendo en lo posible los costos y gastos derivados de los “colchones para cubrir la falta de asertividad  al pronosticar y la ineficiencia operativa”
• Flujo de efectivo proyectado basados en un forecast y presupuesto de ventas-compras-producción y ciclo de realización de los ingresos.

CONCLUSIÓN

Cada organización debe trabajar desde lo que hace y cómo lo hace en términos de eficiencia operativa, deben cuantificar el impacto y su relevancia de sus costos, gastos y flujos con el propósito de implementar acciones con la tendencia de reducirlos gradualmente a un nivel de eficiencia competitiva, y vigilar de manera permanente que se cumpla con los INDICADORES FINANCIEROS DE OPERACIÓN Y GESTIÓN.