Si tienes años redactando correos para tus clientes o compañeros de trabajo o si estás comenzando a responderlos o emitirlos, esta información puede resultarte útil. Estos consejos te ayudarán a tener una mejor comunicación con el receptor del correo.
1. Sé conciso. No hagas tu mensaje más largo de lo necesario. Leer un correo electrónico cuesta más trabajo que leer una carta en papel. Los mensajes de correo electrónico muy largos pueden volverse complicados de entender.
2. Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que recibiste y prevé las posibles preguntas que pudieran surgir a raíz de tu respuesta al mismo. Por ejemplo: si alguien te pregunta sobre las formas de pago que acepta tu compañía, puedes también incluir los métodos de envío y tiempos de entrega de tu mercancía. El receptor de tu mensaje seguramente te lo agradecerá.
3. Ten cuidado con tu ortografía y utiliza correctamente las reglas gramaticales y de puntuación, como si estuvieras escribiendo un memorándum o una carta en papel.
4. No escribas tu mensaje en mayúsculas sostenidas. Además de que se ve mal, en Internet eso significa GRITAR.
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5. Evita poner fondos u otros elementos decorativos innecesarios, ya que tu mensaje perderá formalidad (sobre todo en tu ámbito profesional). Además, al agregar decoración, aumentas el número de bytes a transmitir y esto puede ser un problema para personas con conexiones a Internet lentas.
6. Escribe un saludo o bienvenida cada vez que comiences un nuevo asunto o mensaje. Pero si intercambias varias veces el mismo e-mail con la misma persona sobre el mismo asunto (por ejemplo, una reunión, día y hora) no es necesario que saludes nuevamente. Es como cuando llevas una conversación continua: no vas a decir «hola» cada que comienzas a hablar.
7. Cuando intercambies un mismo mensaje varias veces a manera de una conversación, asegúrate de incluir toda la serie de mensajes anteriores que se ha ido acumulando en el mismo. Esto facilita que todos los involucrados sigan la conversación. Resulta particularmente útil para todos los que reciben muchos mensajes al día.
8. Evita las frases motivacionales, únicamente lograrás distraer a tu lector del propósito principal de tu mensaje.
9. Asegúrate de que debajo de tu firma aparezcan todos los datos necesarios para que el receptor te identifique y se pueda poner en contacto contigo. Esto puede incluir: el nombre de tu compañía, tu puesto, tu teléfono, tu dirección postal, tu página web y cualquier otra información pertinente.
10. Revisa tu mensaje antes de hacer clic en «Enviar». Te aseguro que muchas veces evitarás posibles errores que te pueden hacer ver mal frente al receptor de tu correo.
Fuente: ccpdesonora.org
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