La contabilidad es la parte medular de la información financiera de las empresas, de ella depende que los saldos e índices presentados en los reportes y estados financieros reflejen la información real, consistente y comparable de la empresa, y que, permitan a los usuarios o analistas de dicha información la toma de mejores decisiones financieras, económica, fiscales, laborales e incluso sociales con respecto a la misma.
Por ende, es indispensable que la contabilidad registre y refleje la realidad de la empresa, presente consistencia, presente homogeneidad durante el transcurso del tiempo y esté sustentada en bases fiscales, financieras, legales y que además, esté respaldada por la administración de la misma empresa y no sólo esté sujeta a decisiones, juicios e interpretaciones de quien la alimenta o la elabora como el Contador, administrador, analistas, auxiliares o cualquier otro empleado que participe en los registros contables.
El Manual de Contabilidad otorga a la empresa la seguridad de que los registros contables de sus operaciones se realicen en base a lo estipulado y autorizado por la administración de la empresa y/o el gobierno corporativo de la misma. Los directivos, dueños o accionistas deben cerciorarse y tener la seguridad de que la información presentada en los estados financieros que signan y aprueban sigan los parámetros y lineamientos definidos y que, aun con variaciones o cambios de personal, los datos e información siempre serán consistentes, homogéneos y confiables.
¿Qué es el Manual de Contabilidad?
Para la Real Academia de la Lengua Española, un manual es aquel libro que compendia lo más sustancial de una materia.
En el caso del Manual de Contabilidad, este es el compendio o guía que reúne y soporta los registros de la contabilidad de la empresa, y que por lo tanto debe contener por lo menos:
- Conceptos y definiciones de cada cuenta contable de registro.
- Catálogo de cuentas contables que soportaran los registros.
- Descripción de los movimientos operativos de la sociedad y su afectación en cada cuenta contable.
- Procesos de contabilización en cada cuenta contable de los movimientos operativos para su afectación.
- Políticas de registro de cada operación de la empresa, que deben contener por lo menos;
I. El tipo de póliza contable de registro,
II. La condición del registro contable, es decir, los autorizados para registrar ciertos tipos de movimientos, o si se necesita algún tipo de autorización para su registro. - Sustentos legales, fiscales, laborales y financieros vigentes para su registro, así como cualquier otro sustento aplicable.
- Las personas facultadas para su elaboración y revisión.
- Políticas de actualización, revisión y aprobación del mismo.
- Bitácora de modificaciones, con esta, se queda testimonio de aquellos registros contables vigentes en su momento y que tuvieron su soporte legal o financiero.
- Vigencia.
- Firmas de las personas partícipes en su elaboración, revisión y aprobación.
Ventajas del Manual de Contabilidad
Un manual de contabilidad bien elaborado y ejecutado otorga entre otros:
- Seguridad de que los movimientos o registros contables siguieron los parámetros establecidos por la administración de la empresa.
- Seguridad de que los registros contables son acorde a la normatividad financiera y legislación vigente.
- Homogeneidad en los registros contables, aun con la variación de personal.
- Mejora la calidad de la información contable de la empresa.
- Sirve de instrumento de capacitación para el nuevo personal contratado por la sociedad.
- Proporciona conocimiento a la administración de la empresa y al gobierno corporativo de las características y egistros de las cuentas contables.
- Sirve a las áreas de control de interno de la sociedad para la vigilancia del área contable de la misma.
- Apoyo en auditorías internas y externas ya que facilitan el entendimiento de los registros de las operaciones de la empresa.
Actualización del Manual de Contabilidad
La actualización del manual de contabilidad debe hacerse en dos momentos:
- Cuando suceden cambios en la legislación o normatividad aplicable;
a. Cambios en la legislación fiscal, laboral, mercantil, civil o cualquier otra que pudiera repercutir en los registros contables de la empresa.
b. Cambios a las Normas de Información Financiera aplicables a cada rubro de la empresa e incluso cambios en normatividad específica para cada sector de la economía que pudiera aplicarle. - Cuando surgen cambios en las operaciones de la empresa;
a. Cambios en los procesos de la empresa,
b. Cambios en las políticas de registro o de autorización, como habilitación de nuevos centros de costos, creación de nuevas áreas de la compañía.
c. Creación de nuevos productos que pudieran crear o modificar los registros contables.
Se debe establecer dentro del manual de contabilidad el personal de la empresa facultado para realizar las modificaciones o actualización, así como aquel facultado para revisarlo y aprobarlo.
Una vez aprobadas las actualizaciones al manual, se debe dar conocimiento a todo el personal que interviene en los procesos y registros contables de la empresa para que estos ejecuten los cambios que les competen.
Se debe llevar una bitácora de cambios sobre las actualizaciones al manual, ya que se debe dejar un registro histórico que sirva de sustento para identificar los momentos de cambios en las políticas contables de la empresa.
Aplicación y Seguimiento del Manual de Contabilidad
Cada empleado o personal facultado para realizar y autorizar registros contables en la empresa debe conocer el Manual de Contabilidad y signar su conocimiento y entendimiento con la finalidad de dar ejecución al mismo, y realizar los registros conforme a los lineamientos establecidos en este, e inclusive proponer cambios o mejoras al mismo.
La empresa debe contar con personal que vigile que lo establecido en dicho manual se esté aplicando, actualizando y renovando conforme a las políticas establecidas en el mismo, realizar anotaciones y apuntes sobre errores y faltas, así como dar conocimiento de su incumplimiento para realizar las correcciones necesarias. También se deberán elaborar canales de retroalimentación entre los usuarios de dicho manual en el que propongan mejoras o correcciones al mismo. De nada sirve tener un manual de contabilidad que no se ejecute.
La vigilancia y seguimiento podrá hacerse por personal del área contable de la empresa cuando este no cuente aún con áreas de control interno o auditoría interna.
Autorización y vigencia del Manual de Contabilidad
Para su validez el Manual de Contabilidad debe ser autorizado y aprobado por el Consejo de Administración de la Sociedad, el Administrador General único o el Consejo de accionistas, o el empresario en el caso de ser persona física ya que, estos son los niveles jerárquicos superiores o de más alto rango dentro de la empresa, aunado a que éstos son los principales responsables de la información financiera de la sociedad ante terceros. Sin su aprobación el manual de contabilidad carece de importancia y no tendría objeto, ya que su elaboración quedaría a juicio del personal de menor jerarquía.
Previo a la presentación del manual a los mencionados en el párrafo anterior, este debe ser revisado y aprobado por director, gerente o responsable del área contable o financiera correspondiente, mismo que asegure que el manual cumple con el contenido que mencione anteriormente.
La vigencia del manual de contabilidad debe ser mínimo de un año. Lapso en el cual, durante la ejecución del mismo, se deben analizar los cambios en las operaciones de la empresa o, en la legislación y la normatividad financiera aplicable para así agregar los nuevos lineamientos contables, fiscales y financieros o, en su caso eliminar aquellos que sean obsoletos.
Conclusión
El manual de contabilidad, aunque no es obligatorio para la mayoría de las empresas. Es una herramienta muy útil para el área contable y financiera de las mismas, brinda seguridad de que la información financiera que se arroja es confiable y con soporte legal, fiscal y corporativo.
Facilita el entendimiento de la contabilidad a los usuarios y analistas de la información financiera y contable de la empresa, minimiza errores de registro y ahorra tiempo de capacitación al personal del área.
Se debe valorar su uso y elaboración por las ventajas y beneficios que proporciona, evita errores de juicio e interpretación de los movimientos operativos de la empresa y su respectivo registro contable, ahorra tiempo en la corrección de errores en los mismos, minimiza el riesgo de sanciones económicas y administrativas por errores en la información financiera presentada o declarada, y lo más importante, mejora la calidad de la información financiera que la empresa presenta a terceros.
Autor: LCP y LD Esteban de Jesús Padilla Pérez
