PROCESO DE EVALUACIÓN DE UN ERP
Autor: Benito Barragán Rangel

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas y más.

Solo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Esta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa.

No podemos hablar de ERP si solo se integra una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

1. Optimización de los procesos empresariales.
2. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Una vez definido el ERP así como sus objetivos, ahora debemos hacer la práctica de que la empresa se haga las siguientes preguntas:

• ¿La empresa está dispuesta a invertir en un sistema ERP?
• ¿La empresa está dispuesta a cambiar procesos de trabajo para hacerla mas eficiente?
• ¿Se va a comprometer la dirección o consejo de administración a tomar medidas en base (no totalmente pero si tomar en cuenta) a la información del ERP?
• ¿La empresa está dispuesta a comprometer tiempo para la implementación del sistema?

Si la respuesta es un sí contundente, creo que la empresa está preparada a comprometer recursos, tiempo y procesos de trabajo para adquirir un nuevo sistema ERP o tener uno por primera vez, y si en algunas de estas preguntas hay dudas, es mejor no cambiar o estrenar un ERP.

Una vez respondidas las preguntas anteriores, podemos seguir con el proceso de evaluación de un ERP, para lo cual debemos tener en cuenta dos aspectos:

1. El sistema ERP a elegir.
2. La empresa consultora que llevará el proceso de implantación.

El sistema ERP a elegir

Existen un sinnúmero de ERP que pueden ser elegidos, desde los mas conocidos (SAP, Oracle) hasta los menos conocidos, incluso, desarrollos a la medida convertidos por sus características a un ERP. En esta fase, la empresa interesada deberá elegir el tipo de ERP que se adapte a sus necesidades, para lo cual deberá tomar en cuenta aspectos como los siguientes:

1. Necesidades de información (para clientes, directivos y operativos)
Se recomienda una serie de reportes que se utilizan antes de la implantación del ERP, no importa que este reporte resulte de tu viejo software o que sea un reporte que se realice en forma manual, lo importante es tener claras las necesidades actuales de información. Si no se toma en cuenta este punto, la empresa corre el riesgo de arrancar sin información clave para el buen funcionamiento, ocasionando desilusión entre los operarios del nuevo ERP.

Si hay varios reportes que se utilizan regularmente, recomiendo que los enlistes según el grado de utilidad que tengan, y te cerciores de que el nuevo sistema contará con estos reportes.

Con el nuevo sistema ya no se realizarán ciertos procesos, por lo tanto, algunos reportes de los que hablamos ya no serán necesarios: la empresa deberá cerciorarse de esta situación. También, debe evaluarse la forma en que se obtendrá la información, es decir, la información requerida se obtendrá mediante reportes, vistas, consultas o algún otro medio.

Asimismo, en este punto, la dirección de la empresa, así como todos los usuarios de información, deberán definir qué otros informes requieran que el software actual no les proporcione. Cualquier información que requieran del ERP debe tener una finalidad clara y objetiva, en otras palabras, pedir lo que realmente se necesita.

2. Facilidad de operación del nuevo software
Al momento de realizar este documento, tuve la oportunidad de preguntar a algunos desarrolladores de software ERP, y en la mayoría de los casos, su demostración versaba solo sobre lo que el sistema podía hacer, pero no analizaban el trabajo que iba a costar la operación del sistema. De aquí, una recomendación particular: revisa bien con casos prácticos reales el trabajo que le costará a tu personal adaptarse a su sistema ERP.

Toma en cuenta que, mientras más difícil de operar sea el sistema, la curva de aprendizaje puede ser mayor, y por ende, mayor costo.

3. Presupuesto para la adquisición del sistema
La empresa debe tener claridad sobre el presupuesto disponible, tanto para la adquisición del ERP como para la contratación de la empresa consultora que realizará la implementación. Interrumpir el proceso por falta de recursos puede resultar muy costoso, similar a dejar una construcción a la mitad.

En el mercado existen soluciones que van desde $250,000 pesos hasta millones de dólares, por lo que es indispensable realizar un análisis costo-beneficio. En algunos casos, un sistema menos robusto pero más económico puede ser suficiente, sin que la diferencia en funcionalidades justifique un mayor costo. Por ello, se recomienda no elegir únicamente por la marca, sino por la funcionalidad real que ofrece.

4. ERP vertical o adaptado
Actualmente existen soluciones especializadas por industria (hospitales, hoteles, empresas químicas, etc.) y otras de carácter más general. Se recomienda evaluar primero los ERP especializados, ya que sus consultores suelen tener mayor experiencia en el sector. No obstante, también es conveniente considerar soluciones generales que puedan adaptarse a las necesidades de la empresa.

La empresa consultora que llevará el proceso de implantación
Es fundamental conocer el equipo de trabajo y los perfiles profesionales de quienes participarán en la implementación. Asimismo, se recomienda verificar el prestigio y experiencia de la empresa consultora.

También es clave delimitar el alcance de responsabilidades, tanto de la consultora como de la empresa, en caso de que surjan problemas durante la implementación. Aunque la consultora tiene un papel central, una autocrítica interna sobre procesos y personal puede ser determinante para resolver inconvenientes.

Además del costo del sistema, deben considerarse los gastos asociados a la implementación.

Conclusión
La adquisición e implementación de un ERP no es necesariamente compleja, pero sí requiere tiempo, recursos y planeación. No siempre la opción más costosa es la mejor; existen soluciones para distintos presupuestos y necesidades. Es importante verificar la compatibilidad del sistema (con apoyo de un especialista) y considerar el soporte posterior a la implementación. Existen múltiples fuentes de información sobre ERP en Internet, por lo que es recomendable consultarlas para profundizar en el tema.

Finalmente, no descartes soluciones que puedan integrarse de forma gradual mediante módulos, ya que pueden ser una alternativa eficiente para tu empresa.

Fuentes:

CCPG
ucla.edu.ve
erp.com.mx

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