En mi experiencia, una de las cosas que más molestan a un cliente, aunque pocas veces lo diga abiertamente, es recibir su declaración a o un día antes del vencimiento o, peor aún, el mismo día… especialmente cuando hay impuestos a pagar.

En estricta teoría, el contador está cumpliendo, en la práctica, el cliente está contra la pared, y muchas veces es cuando se empieza a desgastar la relación cliente – despacho, esa sensación de dejar todo a última hora realmente afecta la percepción del cliente hacia nuestro servicio.

Muchas veces desde la perspectiva del contador se comenta:

“el IVA no es del… debería tenerlo…”, “todos los meses paga… ya debería saberlo”,“su equipo entrega todo a última hora”.

Sin embargo, muchas veces el empresario espera que le proveas de anticipación y asesoría, no nada más la línea de captura y mucho menos el último día de pago. Lo anterior se puede convertir en una oportunidad y no en un problema.

Cumplir con el envío de la declaración no es suficiente

En México, los pagos provisionales suelen vencer el día 17 de cada mes (se tienen días extras en algunos casos). Eso significa que, en muchos despachos, el flujo de trabajo se ve así:

• Se recibe la información los primeros días del mes
• Se captura y procesa entre el día 8 y 15
• Se calcula el impuesto el 16
• Se envía al cliente el 16 o 17

¿El resultado?

• El cliente no tiene tiempo de revisar.
• No puede cuestionar cifras.
• No puede planear su flujo.
• Y en muchos casos, paga sin entender completamente.

Esto no es asesoría, es un cumplimiento reactivo, y aunque duela, muchas veces el cliente puede encontrar errores. Un caso típico son facturas que se debieron cancelar, facturas de proveedores provisionadas de servicios no solicitados o situaciones que podrían requerir de provisiones.

El estándar que deberíamos buscar

Desde la perspectiva del cliente, una declaración debería recibirse cuando menos:

• Entre el día 10 y 12 del mes
• Con tiempo suficiente para:
  • Revisar cifras
  • Entender variaciones
  • Conseguir flujo en caso de pago
  • Hacer ajustes si algo no cuadra

Esto cambia completamente la experiencia del servicio. Pasa de ser presión… a ser control. Tratando de relacionarlo con nuestra vida diaria, en lo personal yo odio cuando uno de mis hijos me pide dinero para un pago urgente un día antes, para mi es realmente molesto, tenga o no tenga el dinero disponible, ahora imagina al cliente que esta pagando recurrentemente por un servicio, opino que tiene el derecho de sentirse molesto.

El verdadero problema no es el SAT

Es fácil culpar a la legislación mexicana por los tiempos ajustados, los cuales son, en mi experiencia trabajando en entornos internacionales, los tiempos y la periodicidad de envió de la declaración en México es bastante agresivo. Sin embargo, en la práctica, el problema casi siempre es otro:

La contabilidad va atrasada y la información llega tarde.

Es muy común ver este escenario:

• Día 5 o 6: llega el estado de cuenta bancario en PDF
• Día 7 a 12: captura contable
• Día 13 a 16: cálculo de impuestos
• Día 17: envío

Desde ese momento, ya no hay margen y la información deja de ser oportuna.

La solución: cambiar la forma de trabajar

Si estamos trabajando de esa manera creo lo siguiente:

“No se trata de correr más. Se trata de trabajar diferente.”

1. Contabilidad durante el mes, no después

El cambio más importante es este: La contabilidad no debería empezar al cierre del mes.

Debería irse construyendo durante el mes:

• Captura continua
• Conciliaciones parciales
• Identificación de diferencias en tiempo real

Así, el cierre no es empezar desde cero, sino ajustar lo ya trabajado.

2. Flujo constante con el cliente

Aquí es donde muchos despachos fallan. El cliente sí tiene información… pero no la comparte a tiempo. Muchas empresas ya llevan controles internos en:

• Excel
• Google Sheets
• Sistemas administrativos

Donde registran diariamente:

• Qué facturas cobraron
• Qué facturas pagaron

Esa información, bien utilizada, es oro, nos ahorrar muchísimo tiempo y desgaste. Dicha información permite:

• Anticipar IVA
• Anticipar ISR
• Detectar problemas antes del cierre

Lo anterior nos permite prepararnos, hacer cuestionamientos al cliente, organizar nuestros tiempos, y sobre todo tener información oportuna que sirva para la toma de decisiones y el cumplimiento fiscal en tiempo.

3. Cierre adelantado

Si el trabajo se hace durante el mes, el cierre cambia por completo. El objetivo debería ser:

• Día 1 a 5: ajustes finales
• No captura masiva
• No resolver dudas de todo el mes

Idealmente, al cierre del mes ya deberías tener entre el 70% y 90% de la contabilidad lista, esto nos da una ventaja sobre nuestros competidores, información oportuna, prevención y una percepción del cliente de que realmente nos preocupa su negocio.

4. Planeación interna del despacho

Esto no sucede por casualidad, o de un día para otro, lo anterior requiere estructura. Un flujo ideal podría verse así:

• Día 28–30: corte preliminar
• Día 3–5: cierre contable
• Día 6–8: cálculo de impuestos
• Día 9: revisión interna
• Día 10–12: envío al cliente

Esto no es teoría, la llamamos organización. Las fechas anteriores se pueden ir mejorando con el paso de los cierres y conocimiento del negocio de nuestros clientes.

5. Cambiar la dinámica con el cliente

Este punto es incómodo, pero necesario. Si el cliente entrega información tarde:

• El proceso se rompe
• Los tiempos se comprimen
• La calidad baja

Por eso es clave establecer:

• Fechas límite internas (antes del SAT)
• Reglas claras de entrega de información
• Consecuencias en caso de incumplimiento

Porque si no:

El cliente termina definiendo tu operación. Se escucha políticamente incorrecto, pero:

“debemos educar al cliente”

Lo anterior nos evitara muchos problemas, la relación se fortalecerá, usualmente el empresario hace mejoras cuando se le piden, ya que es por bien de su negocio y por algún motivo suelen ser mucho más atendidas cuando las hace un tercero fuera de la empresa.

Lo que realmente cambia cuando haces esto bien

Adoptar este modelo no solo mejora tiempos, si no, cambia completamente el servicio que prestamos:

• La información se vuelve oportuna
• Se reducen errores
• El cliente entiende sus números
• Puede planear su flujo
• Tu equipo trabaja con menos presión
• Y tú dejas de ser un “cumplidor” para convertirte en asesor

Lo que hemos analizado en este articulo es beneficio de todos, de contadores, socios, empresarios, equipo de trabajo del cliente, trabajar de manera organizada y holgada nos conviene a todos.

Comentario final

El problema no es que el SAT dé poco tiempo, el problema es cómo usamos ese tiempo. Enviar una declaración el día 17 puede ser correcto, pero difícilmente es un buen servicio.

La diferencia entre un despacho promedio y uno de alto nivel no está en si presenta a tiempo, está en cuándo le entrega la información al cliente y qué puede hacer el cliente con ella.

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