Muchas veces cuando uno entra a una tienda de abarrotes ya existe un sistema detrás de la operación. Escanean productos, controlan inventarios, registran ventas y generan tickets automáticamente.

Lo mismo sucede con vendedores de plataformas como Amazon o Mercado Libre, donde la misma plataforma genera información sobre ventas, inventarios, devoluciones, márgenes y comportamiento de clientes.

Los conductores de UBER o DIDI también tienen acceso constantemente a métricas sobre kilómetros recorridos, ingresos, horarios más rentables, comisiones, tiempos muertos y desempeño.

En general, muchísimos negocios y autoempleos generan información interna que después puede utilizarse para tomar decisiones.

Pero cuando llegamos a muchos prestadores de servicios (abogados, contadores, médicos y otros profesionistas), eso muchas veces no sucede.

Facturamos, hacemos el trabajo y cobramos. Pero internamente no generamos información útil para administrar realmente el negocio.

No sabemos cuántas horas se invierten por cliente, cuánto cuestan esas horas, qué actividades consumen más tiempo o qué colaboradores generan más honorarios para la firma.

Tampoco sabemos cuántas horas quedaron sin facturar, qué trabajos siguen pendientes o cuáles clientes son realmente rentables.

Los despachos contables también deben operar como empresas

Debemos empezar a ver nuestros despachos contables como empresas y no únicamente como profesionistas que cumplen obligaciones fiscales.

No basta con llevar contabilidad para el SAT. También necesitamos sistemas que administren internamente la operación de la firma: empleados, clientes, proveedores, procesos y productividad.

Sistemas que generen información útil y no solamente facturas.

KPIs para despachos contables, legales y firmas de servicios

Los indicadores de desempeño (KPIs) en los despachos contables son igual de importantes que en cualquier empresa.

Con esa información podemos medir el desempeño de socios, colaboradores, áreas y clientes. Podemos identificar problemas operativos, cuellos de botella y oportunidades de crecimiento.

Además, muchos conflictos internos dentro de las firmas nacen precisamente por no tener información clara.

¿Quién vende más?
¿Quién factura más horas?
¿Qué socio es más rentable?
¿Cómo deberían distribuirse las utilidades?

Sin información, estas discusiones terminan basándose en percepciones, emociones o política interna.

Con un sistema, la información está ahí. Se puede analizar de manera objetiva para distribuir responsabilidades, utilidades y cargas de trabajo de una forma más justa y transparente.

Cómo un sistema interno ayuda a mejorar la rentabilidad de una firma

La información también permite tomar mejores decisiones: contratar más personal, invertir en equipo, reducir gastos innecesarios, aumentar presupuesto de marketing o detectar clientes que consumen demasiado tiempo en comparación con lo que pagan.

Lamentablemente, muchas veces los propios contadores creemos que estas reglas aplican para todos… menos para nosotros.

Existe la idea de que administrar internamente los despachos contables es algo secundario, cuando en realidad debería ser parte central de la operación.

“En casa del herrero, asador de palo”, dice un dicho muy popular en México.

Y muchas veces describe perfectamente cómo operan los propios despachos contables.

Esto no solamente aplica para contadores

Y como mencioné al principio de este artículo, esto no solamente aplica para los despachos contables. En realidad, aplica para muchísimos profesionistas independientes y negocios de servicios:

• El abogado que puede pasar años litigando un caso. ¿Realmente fue rentable después de considerar todas las horas invertidas?

• El arquitecto que tuvo contratiempos durante una construcción. ¿Conoce el costo real de esos retrasos y ajustes?

• El desarrollador de software que terminó invirtiendo el doble de horas en una aplicación por cambios, errores o mala planeación. ¿El proyecto todavía dejó utilidad?

Y así podríamos seguir con muchos ejemplos más.

El problema no siempre es trabajar mucho

El problema no siempre es trabajar mucho. El problema es trabajar sin información.

Sin métricas. Sin indicadores. Sin control interno.

Muchas veces creemos que administrar significa únicamente facturar y cobrar, cuando en realidad administrar implica medir, analizar y tomar decisiones con información clara.

Por eso vale la pena reflexionar sobre la manera en la que actualmente estás operando.

Si realmente conoces la rentabilidad de tus proyectos, clientes y servicios.

Si tienes información suficiente para crecer de manera ordenada o si únicamente estás resolviendo pendientes todos los días sin entender realmente cómo funciona tu operación.

Sistemas internos para despachos contables y profesionistas independientes

Invertir en un sistema interno ya no debería verse como un lujo exclusivo de las grandes empresas.

Hoy puede convertirse en una herramienta clave para cualquier profesionista o firma que quiera crecer, ordenar su operación y tomar mejores decisiones.

Y en muchos casos, también representa una oportunidad de negocio: desarrollar soluciones para clientes que enfrentan exactamente los mismos problemas internos que probablemente tú también estás viviendo.

Comentario final

En el mundo de los servicios, lo que no se mide, no se puede mejorar… y difícilmente genera utilidades reales. Es momento de ver a tu despacho como la empresa que es. Deja de operar resolviendo el día a día y empieza a gobernar tu negocio con datos, sistemas y métricas claras. Tu rentabilidad y tu paz mental te lo agradecerán.