En la actualidad, todas las empresas o negocios, deben en forma obligatoria llevar Libros de Contabilidad, para registrar en ellos las operaciones comerciales, ayudados de la glosa de comercio exterior. La obligación de llevar Libros de Contabilidad, está contenida en el artículo 33 del Código de Comercio. (Los expertos en la materia nos pueden dar una explicación más amplia y detallada del sistema y sus requisitos mínimos).

En la práctica, todos los libros se usan (aunque sea en forma computacional), menos el Libro de Correspondencia, que fue reemplazado por los archivos de correspondencia y documentación mercantil.ⁱⁱ

¿Que es la Glosa o Data Stage?

El Data Stage es una carpeta comprimida que contiene diversos archivos en formato .txt que le llega de manera específica a los correos que están dados de alta en el  portal del SAT, siempre y cuando se haya solicitado dicha información a través del formato establecido para ello junto con la Matriz de Seguridad.

La Glosa de Comercio Exterior es una breve explicación de las operaciones registradas.

Cada registro contable, fiscal o aduanero generado en el proceso de cada una de nuestras operaciones puede ser “Glosado” con la información y documentación de cada compañía, para eso necesitamos el archivo txt llamado Data Stage mejor conocido como ‘Glosa’ (que es otro tema e implica la comprensión práctica del mismo). Pero de nada servirá que su compañía reciba el Data Stage, si nosotros no tenemos la capacidad de leerlo y entenderlo para analizar su información para poder tomar las mejores decisiones para su compañía.

Importancia de la «Glosa de comercio exterior»

Trataré de explicar su importancia desde mi propia perspectiva, con mi experiencia personal y profesional.

Si consideramos que, cada pedimento elaborado contiene nuestros registros en cada uno de sus campos que podemos encontrar en el Anexo 22 de las RGCE, algunos son muy claros para nosotros porque podemos identificar esas palabras o números.

Pero hay otros campos que no les prestamos demasiada atención porque no sabemos lo que eso pueda significar, hasta que no lo investigamos por nuestra cuenta, ya que, si esto tampoco sucede, podemos estar dejando pasar por alto información y datos importantes que podrían tener un impacto negativo, bajo o alto según el nivel de riesgo que esa información “no validada” pudiera detonar a corto, mediano o largo plazo.

Creemos que es suficiente con validar los campos “básicos” que cada compañía considere, o sólo aquellos por los que pudiéramos tener una multa o sanción, sin embargo, olvidamos que cada carácter plasmado en ese documento también nos puede generar un impacto económico en nuestra contra.

Sobre todo, para todas esas compañías con cualquier tipo de certificación o programas de fomento al comercio exterior (PROSEC, IMMEX, CIVA, OEA, SECIIT), que deben tener especial cuidado en sus operaciones y que están directamente bajo la mira de la autoridad para ser vigiladas, verificadas y valuadas, siempre buscando el más mínimo de los detalles, un error para poder “castigar” al causante “al delincuente” por algún tipo de error u omisión.

Debemos tener toda la evidencia y probar el cumplimiento de los requisitos mencionados en esas certificaciones o programas.

Cada registro que nuestra compañía realice, ya sea el área contable al dar de alta a cada proveedor y cliente, por cada acto administrativo que el contribuyente realice, etcétera. O el área de planeación y compras, por cada requisición y orden de compra colocada; por cada factura realizada, el registro de pagos y cobros, etcétera.

Cada registro es tan importante que sea preciso y validado antes de ejecutar cualquier operación para evitar malinterpretar la información y mandar un mensaje distinto al siguiente nivel en esta cadena. Así mismo, si un dato importante no es registrado y no se transmite de manera adecuada o simplemente no se transmite, esto repercutirá gravemente a la compañía.

Existen bastantes compañías que, por no llevar sus registros de manera correcta, son sancionadas e incluso “eliminadas del juego” por incumplimiento a La Ley y las normas que nos rigen en la materia.

Nuevamente reitero la importancia de tener a todo el personal involucrado con el manejo de esta información sensible, que sea totalmente capacitado y entrenado para analizar cada operación y asegurarse de que la ejecución de las actividades se realice de manera acertada para el puesto que lo requiere con el objetivo claro de tener los resultados esperados y muchas veces mejorados por esta capacidad de análisis, de comprensión y transmisión de comunicaciones adecuadas.

A veces damos por hecho que “todas las operaciones son iguales” y que las características “a grandes rasgos” son las mismas, creemos que “siempre está bien, porque siempre se ha hecho así”, pero muchas veces no lo cuestionamos ya sea porque creemos que no estamos al nivel para hacerlo o porque tenemos miedo de estar equivocados o peor aún, decimos “no me pagan para eso”. El asunto es que, si la primera vez que observamos alguna discrepancia no nos cuestionamos a nosotros mismos, cuando venga otra discrepancia la dejaremos pasar. Y este comportamiento se repetirá omitiendo y generando nuevos errores en “el sistema”.

Debemos aceptar que cada sistema tiene sus particularidades y por lo tanto las operaciones no serán iguales, es por ello que debemos tener especial cuidado, debemos tener esa “curiosidad” de revisar todo, de observar el panorama completo y poder determinar que es “una nueva operación” por el simple hecho de que no puede realizarse la misma operación dos veces en el mismo tiempo o fecha. Por lo tanto, como mínimo la fecha y el folio deben ser distintas, eso solo como lo mínimo.

Análisis de la información de la Glosa o Data Stage

A todo este proceso de revisión, análisis y validación de datos lo conocemos con el concepto de “Glosar”, glosar el pedimento o glosar documentos, esa lectura de un lenguaje específico, de claves, números, códigos y su correcta transcripción, eso es la Glosa.

En consecuencia, debemos capacitarnos en conocer ese idioma y poder darle el uso debido, para inicialmente determinar en dónde se encuentra la compañía en términos comerciales y contables. Una vez haciendo esto, tendremos la capacidad de analizar los datos y detectar alguna falla o error en la información si la hubiera, y posteriormente tomar las acciones correspondientes para corregir la situación y evitar cualquier riesgo potencial para la compañía.

No olvidemos la importancia que tiene el compartir esta información, debemos ser muy cautelosos con a quien o quienes le damos acceso a la misma asumiendo que la otra persona no le entiende o que “no hará nada malo” con dicha información. En ese caso, no se la entreguemos o solo entregar parcialmente y específicamente aquella información requerida para el objetivo. Podemos crear carpetas restringidas, archivos protegidos e incluso con un due date para ser eliminados “de la base” o repositorio.

Lo mismo sucede con los documentos impresos, y por la misma razón mi recomendación en este tema específicamente será realizar la destrucción de la misma y obtener el certificado de dicho acto, de esta manera podemos tener un mejor control de nuestros registros.

Descarga la solicitud del DataStage (editable)

Te invitamos a conocer más sobre las regulaciones y herramientas como la glosa de comercio exterior que puedan automatizar y optimizar tu trabajo. Dejamos de regalo el presente documento para su descarga, solo llena el siguiente formulario para obtenerlo:

Conclusión y recomendaciones

Debe ser por nosotros mismos que tenemos que auto educarnos en el proceso y aprender para así reinventarnos cada día y ser mejores en lo que hacemos, de estar seguros de que las operaciones que ejecutamos están en cumplimiento con los ordenamientos aplicables y no tendremos el riesgo o la incertidumbre de que, si la autoridad detecta antes que nosotros esos errores, las consecuencias pueden ser bastante catastróficas.

Solo la autoridad y las partes involucradas en cada eslabón de la cadena, de manera muy exclusiva, debe contar con la información de la glosa de comercio exterior, pero no sin antes de haber firmado/celebrado un convenio de confidencialidad para el uso y manejo de la información.