Como se guardan correctamente los XML´s de las Facturas Electrónicas (NOM 151)


Existen diferentes maneras de resguardar un archivo para cumplir con la autoridad de conservar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) o también conocido como archivo XML de las facturas electrónicas.

La forma más común es descargar los XML´s que nos envían los proveedores a nuestro correo electrónico uno por uno y tratar de mantenerlos ordenados en carpetas, completando nuestro expediente descargando masivamente los XML´s del SAT.

El ordenamiento de las carpetas puede variar dependiendo las necesidades del contribuyente o solo por cómo se la haga más fácil. En este artículo se hablará de los obligados a resguardar los XML, manteniéndolos en medios electrónicos y ordenados correctamente; en conjunto con la obligación de ofrecer a la autoridad un medio de consulta en caso de ser necesario.

Obligación de Resguardar los XML´s

El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación menciona que los contribuyentes obligados a llevar una contabilidad tienen que conservar a disposición de las autoridades, la documentación comprobatoria de sus asientos contables; esto incluye los XML´s emitidos y recibidos.

Artículo 30 del CFF. Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código.
…………
Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria.

Y la regla 2.7.1.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal 2017, hace mención de los medios o dispositivos de resguardo; siempre y cuando se conserven en su formato electrónico XML:

  • Medios magnéticos,
  • Medios Ópticos
  • Cualquier otra tecnología

Guardar Facturas Electrónicas para usuarios de “Mis Cuentas”

Los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) son los que utilizan el módulo de “Mis Cuentas” disponible en el SAT, la regla 2.7.1.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal de 2017 establece que los contribuyentes que usan el sistema de registro fiscal antes mencionado quedan relevados de almacenar dichos comprobantes.

Forma correcta de Almacenar los XML´s

A estas alturas todos conocemos que los XML’s se pueden almacenar en una USB o Disco duro de una computadora, la autoridad también permite que se resguarden en la “Nube” los XML´s en servicios como Dropbox o servicios de Contabilidad en Línea; ya que se pueden descargar en cualquier momento.

Pero no se especifica el acomodo de dichos Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, la única forma oficial para el correcto resguardo de los medios electrónicos es la que indica la NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos; esta esta publicada en el Diario Oficial de la Federación el día 30 de marzo de 2017.

Si consultas la NOM151 te encontrarás con información muy técnica, que no es entendible para el contribuyente o el encargado(a) de recabar los XML´s de la empresa.

Ordenar los XML´s con la Norma 151

La forma correcta de resguardar un XML según el SAT es almacenar los CFDI sujetándose estrictamente a lo dispuesto en la Norma Oficial Mexicana No. 151 vigente (NOM-151) y mantengan en todo momento a disposición del SAT los elementos necesarios para su verificación y cotejo.

Tratándose de los XML´s emitidos y recibidos por el contribuyente, la siguiente es la forma correcta de resguardar estos documentos comprobatorios para el SAT:

  • RFC receptor/año/tipo/mes/día (nom151)
  • RFC emisor/año/tipo/mes/día (nom151)

Más formas de guardar un XML

A continuación, les dejo ejemplos de cómo se pueden resguardar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, que aunque no cumplen con la NOM151 son válidas; ya que la regla actualmente es una sugerencia de la autoridad:

  • rfc receptor/año/tipo/mes,
  • rfc emisor/año/tipo/mes,
  • rfc receptor/año/tipo/mes/rfc emisor/día,
  • rfc emisor/año/tipo/mes/rfc receptor/día,
  • rfc receptor/año/tipo/mes/rfc emisor,
  • rfc emisor/año/tipo/mes/rfc receptor,
  • rfc receptor/rfc emisor/año/tipo/mes/día,
  • rfc emisor/rfc receptor/año/tipo/mes/día,
  • nombre receptor/año/tipo/mes/día,
  • nombre emisor/año/tipo/mes/día,
  • nombre receptor/año/tipo/mes,
  • nombre emisor/año/tipo/mes,
  • nombre receptor/año/tipo/mes/nombre emisor/día,
  • nombre emisor/año/tipo/mes/nombre receptor/día,
  • nombre receptor/año/tipo/mes/nombre emisor,
  • nombre emisor/año/tipo/mes/nombre receptor,
  • nombre receptor/nombre emisor/año/tipo/mes/día,
  • nombre emisor/nombre receptor/año/tipo/mes/día,
  • rfc receptor/año/tipo,
  • rfc emisor/año/tipo,
  • año/rfc receptor/mes,
  • año/rfc emisor/mes.

¿Quieres ordenar correctamente tus XML’s?

Al día de hoy existen pocas opciones que realicen la organización de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet de manera integral. En ContadorMx nos damos a la tarea de buscar, probar y sugerir a los desarrolladores programas capaces de satisfacer las necesidades de los Contadores y empresas.

En materia de resguardo, validación y consulta de los XML´s no es la excepción. Ofrecemos un programa capaz de realizar lo anterior de una forma sencilla y sin complicaciones.

Se trata del Organizador de XML’s el cual puede:

  • Descargar Masivamente los XML´s
  • Validarlos
  • Organizarlos de diferentes formas (incluye la NOM151)
  • Descarga los XML y PDF de correos electrónicos corporativos, Gmail, Hotmail, Yahoo!.
  • Cuenta con un NUEVO visor de comprobantes.
  • Genera reportes en Excel de cualquier consulta que realices.

Si te interesa conocer más sobre este producto, puedes llenar el siguiente formulario y te haremos llegar informacion junto con un video, donde se explica como trabaja este programa :

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Esta entrada tiene 3 comentarios

  1. RAUL TINOCO GUTIERREZ

    QUE CURIOSO EN UNA REVISION ME DICE LA AUDITORA QUIERO LAS DECLARACIONES ORIGINALES Y COPIA FIELES DE TUS DECLARACIONES Y TODA LAS POLIZAS INHERENTES… Y LE CONTESTO Y SI TE TRAIGO EL CPU DE MI COMPU Y LAS USB DE TODO LOS MOVIMIENTOS Y LA GRABACION DE TODAS LAS DECLARACIONES, POR QUE ALGUNAS POLIZAS ESTAN MALTRATADAS Y .. X, Y LE DIJO Y ESO DE PEDIRME LAS DECLARACIONES ORIGINALES SI YA SON TODAS IGUALES , POR QUE CUANDO PAGAS YA NO LES PONEN NINGUN SELLO O SI SE PAGAN INTERNET NO VAN A TENER NINGUNO ……O COMO LAS DISTINGUES…..O LAS ORIGINALES TE LAS IMPRIMO A COLORES O QUE…..NO LE HUBIERE DICHO ESO……NI TE DOY PLAZO Y LAS QUIERO PARA EL LUNES SIN FALTA…LE DIGO PERO POR QUE NO ME DAS PLAZO..POR QUE NO QUIERO…SAS???????

  2. Carlos

    Me parece muy acertada esta información, sin embargo en la regla referida no se hace mención a la NOM-151, sólo menciona los medios en los que se pueden guardar los XML y en el artículo incluyes esta frase:
    «La forma correcta de resguardar un XML según el SAT…»
    Por lo menos yo no he visto alguna regla o artículo que establezca esta forma de almacenamiento como la preferida por el SAT, por lo que te pido de favor que me puedas indicar que artículo o regla hace mención a lo tratado.
    Cabe aclarar que en mi opinión personal me parece una buena forma de almacenar los CFDI, aunque les agregaria el folio del CFDI.
    Saludos

    1. ContadorMx

      Hola Carlos

      El SAT lo menciona en las reuniones que hace con desarrolladores, la NOM-151 es la única que hace referencia al almacenamiento de los documentos digitales.

      Seguiremos investigando mas sobre el tema.

      Saludos y gracias por tu comentario.