Como Almacenan los Documentos Fiscales Digitales los Contadores?


Autor: LCP Victor Hugo Aguayo Becerra

En el entorno actual donde hace ya un par de años, se generalizó por disposición legal el uso de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), como sabemos para operaciones que implican, ingresos, egresos, retenciones, etc., es importante hacer un repaso de las principales disposiciones fiscales aplicables al almacenamiento de este tipo de documentos.

Tenemos además otros documentos digitales que debemos almacenar como son pólizas en formato XML, catálogos de cuentas, balanzas de comprobación, expedientes de comercio exterior, en general prácticamente todo documento que emite o recibe una entidad económica en la actualidad.

Existen algunas deficiencias en el sistema que hoy día nos rige, apoyado en Tecnologías de Información (TI) donde uno de sus ejes son los CFDIs, a pesar del paso del tiempo y de la importancia del tema, hasta hoy no se han resuelto, dejando en una inseguridad jurídica al contribuyente.

Desarrollo

En principio creo importante tener el marco de referencia del tiempo en que debemos conservar la contabilidad en general y en particular los documentos electrónicos, y encontramos desde el punto de vista fiscal, lo siguiente:

Art. 30 Código Fiscal de la Federación (CFF) 3er párrafo “ La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este articulo y la contabilidad, deberá conservarse por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.”

De manera que como mínimo un CFDI que recibes por ejemplo un día del mes de marzo de 2016, deberás conservarlo cuando menos hasta el 31 de marzo del 2022.

Luego vienen otros supuestos señalados en ese artículo 30 del CFF que no comentamos por no ser el tema principal de este documento, pero que en general prolongan el tiempo en que debemos conservar los documentos.

Por otro lado, el artículo 29 del CFF señala: “Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes fiscales por los actos o actividades que realicen…

Los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria” (SAT).

Este mismo artículo 29 en su antepenúltimo párrafo señala: “Los contribuyentes podrán comprobar la autenticidad de los comprobantes fiscales digitales por internet que reciban, consultando en la página de internet del Servicio de Administración Tributaria si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor…”

Es importante aquí destacar la palabra AUTENTICIDAD que de acuerdo al Diccionario de la Lengua Española significa

Autenticar.(De auténtico).

  1. tr. Autorizar o legalizar algo.
  2. tr. Acreditar (‖ dar fe de la verdad de un hecho o documento con autoridad legal).

Falso, sa. (Del lat. falsus).

  1. adj. Engañoso, fingido, simulado, falto de ley, de realidad o de veracidad.
  2. adj. Incierto y contrario a la verdad. Citas falsas. Argumentos falsos. U. t. c. s.
  3. adj. Dicho de una persona: Que falsea o miente.

El último párrafo del art. 29 A del CFF dice:

“Las cantidades que estén amparadas en los comprobantes fiscales que no reúnan algún requisito de los establecidos en esta disposición o en el artículo 29 de este Código, según sea el caso, o cuando los datos contenidos en los mismos se plasmen en forma distinta a lo señalado por las disposiciones fiscales, no podrán deducirse o acreditarse fiscalmente.”

De manera que podrán coincidir con este servidor, que otro elemento fundamental a considerar es el valor probatorio que tiene el documento que vamos a almacenar desde el punto de vista legal en general y fiscal en lo particular.

Es decir si un documento no es auténtico a la luz de las reglas dadas, no será tan relevante su conservación adecuada, lo más grave de esto es, que ese valor probatorio pareciera que puede cambiar con el paso del tiempo, pues estas disposiciones que hemos comentado no implican el tener una certeza jurídica al respecto.

Vamos a un caso que se presenta con frecuencia incluso sin que haya dolo o intención alguna: la cancelación de un CFDI.

Resulta que mi proveedor de bienes o servicios, por error puede cancelar un CFDI de una operación que sí se llevó a cabo y como parte de la misma pudo haber entrega-recepción de mercancía, pago, etc.

No existe mecanismo alguno -en principio- para que el beneficiario de ese CFDI se dé cuenta de este hecho y pueda gestionar alguna acción para remediar la situación; entiendo que esto aunque se ha señalado desde principio del año 2014, la autoridad fiscal a través de buzón tributario está desarrollando una aplicación para que el beneficiario del CFDI se entere cuando menos del hecho.

Sabemos que existen algunas aplicaciones informáticas en el mercado que realizan ese aviso pero esto tampoco nos da ninguna certeza respecto a la autenticidad del documento en el tiempo.

Parece que este punto deberá resolverse en el corto plazo, lo inexplicable es el tiempo que ha pasado hasta hoy y que no sea un reclamo constante y enérgico por parte de los contribuyentes organizados.

Ahora bien, dejando hasta el punto comentado tanto el plazo de conservación, como la autenticidad de los documentos, llegamos al tema del almacenamiento de los documentos digitales, lo cual aborda la resolución miscelánea fiscal vigente en su regla:

Almacenamiento de CFDI

2.7.1.1. Para los efectos de los artículos 28, fracción I, primer párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

Lo establecido en la presente regla no será aplicable a los contribuyentes que utilicen el sistema de registro fiscal que refiere la regla 2.8.1.5.

Esta regla no incluye ya la referencia a la NOM 151, como sí lo hacían algunas versiones previas de la misma.

La NOM de referencia en efecto, en su apartado de Campo de Aplicación pareciera no hacer referencia a archivos como los CFDIs, sin embargo al ser una norma dentro del sistema jurídico mexicano debemos desde mi punto de vista tomarla en cuenta.

La citada NOM se refiere a procedimientos y protocolos a seguir para el adecuado almacenamiento de mensajes de datos y enfocado incluso a regir la prestación de este tipo de servicios por terceros a quienes el contribuyente puede contratar para estos efectos.

Existen en el mercado empresas que ofrecen entre otros servicios de TI, el almacenamiento de datos atendiendo los lineamientos de la NOM mencionada. Ahora bien cuando un contribuyente no desea contratar a un tercero este tipo de servicios, debe formular sus procedimientos y en general un sistema de control que aplicara a estos archivos electrónicos.

Una práctica común y muy riesgosa es que algunos programas computacionales en su proceso de respaldo, no respaldan de forma automática y conjunta estos CFDIs, lo cual implica el correr un proceso diferente y generalmente más complejo para dejarlos resguardados.

Algunos proveedores de programas computacionales también ofrecen que en sus servidores queden almacenados esos CFDIs, en estos casos se recomienda revisar a detalle el contrato de prestación de servicio para ver las obligaciones que adquiere el proveedor en estas tareas de conservación y administración de este tipo de archivos.

He escuchado de igual manera una postura extrema de todo esto, que habla de que no existe la necesidad de conservar archivo de CFDI alguno, pues finalmente cuando la autoridad fiscal SAT, ejerza sus facultades de comprobación y atendiendo a las disposiciones aplicables, podría en ese momento validar en su base de datos la autenticidad o no de los documentos que el contribuyente podría tener almacenados, de manera que el efecto práctico final sería el mismo que descargar de los servidores del SAT al momento que lo requiera la autoridad los CFDI respectivos y asunto terminado.

Esta postura nos deja en claro la inadecuada situación de que la autoridad fiscal es quien emite, certifica y valida los CFDIs, de manera que de poco podría valer el que el contribuyente conserve o no, presente o no los comprobantes, si al final quien ejerce facultades de comprobación es también quien valida si lo que presentó es o no es auténtico.

Claro está que es una postura como decía en principio muy extrema, sin embargo insistiría en que sí nos permite ver algunas deficiencias del sistema en general en que estamos inmersos ante la obligatoriedad del uso de CFDI.

Otro aspecto que no podemos pasar por alto es la posibilidad de manipulación de los archivos XML que finalmente son los archivos que dan validez legal al CFDI, es decir es un archivo que por su naturaleza es susceptible de alteración voluntaria o involuntaria, de manera que regresamos al punto de establecer un adecuado sistema de control de archivos que garantice que lo que vamos a conservar es lo que en realidad puede sustentar una deducción, un ingreso, el cumplimiento de una obligación, etc.

Por último, la regla miscelánea que citamos habla de tres principales formas para el almacenamiento:

  • Medios Magnéticos (USB, Disquete, Discos duros, unidades de cinta, etc.)
  • Medios Ópticos (CD, DVD, Blu Ray, etc.)
  • Cualquier otra tecnología

Claro está que cualquiera de las opciones que el contribuyente utilice debe garantizar el que cuando se requiera el documento electrónico pueda estar disponible e íntegro.

Algunas alternativas que hoy día se utilizan, aunque en principio podamos entender que estamos en el apartado de “Cualquier otra tecnología” en realidad estamos ante un almacenamiento en medio magnético u óptico.

Por ejemplo el tener nuestra información en la “nube” o en el servidor de una empresa que contrate para este efecto, finalmente estoy almacenando mi información en un disco duro que físicamente está en un lugar que incluso desconozco, claro está que en condiciones de seguridad adecuadas a los riesgos convencionales que normalmente también desconocemos.

De manera que debe cada entidad económica ponderar en su decisión de cómo y dónde almacenar sus documentos electrónicos, el tema de seguridad, disponibilidad y accesibilidad, pues no siempre es necesario tener acceso desde donde sea a archivos como estos.

Conclusión

Entramos hace ya algunas decenas de meses, en un sistema que pretende documentar todas las operaciones con documentos electrónicos y no tenemos la reglamentación adecuada que en términos generales permita la seguridad jurídica mínima que implica que si una entidad económica aplica los procedimientos establecidos en las disposiciones fiscales en este caso, le garantiza el haber documentado adecuadamente una operación.

Me queda claro las ventajas que para la fiscalización implica este sistema, pero me parece que la autoridad fiscal debe buscar el equilibrio entre su beneficio en este ámbito y la seguridad jurídica que requiere toda entidad económica para que pueda no dedicar esfuerzos más allá de los razonables en el cumplimiento de sus obligaciones en este ámbito.

Fuente: CCPG

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