Tutorial: Cómo enviar pólizas de Excel a CONTPAQi fácil y rápido

 

El primer programa que utilicé en esta profesión fue CONTPAQ, en su versión CONTPAQw, que solo difiere en la interfaz y en el manejo de la base de datos con respecto a la versión actual, CONTPAQi. Lo usé diariamente, y noté que el programa es eficiente para la captura de datos. Sin embargo, resulta tedioso tener que escribir repetidamente los mismos números o, peor aún, ingresar manualmente muchos datos que ya tenemos organizados en una hoja de Excel, como nuestros ingresos o facturación.

Para este caso, es importante aprovechar la hoja electrónica que ofrece CONTPAQi, ya que su uso puede ahorrarte varios minutos en cada operación. Si sumas ese tiempo, evitarás muchas horas de teclear manualmente cantidades, números de facturas y códigos del catálogo de cuentas, entre otros datos.

Antes que nada, debemos recordar que la hoja electrónica de CONTPAQi funciona como una plantilla de póliza en Excel, que sirve como interfaz para enviar información al programa. Por lo tanto, los datos que queramos importar deben estar organizados de manera similar a como se capturan directamente en CONTPAQi. Para facilitar este proceso, aquí te dejo un pequeño tutorial.

Paso 1: Recomiendo manejar la información a enviar como si fuera cualquier otra póliza dentro del programa. En este ejemplo, vamos a importar una póliza de ingreso con varios depósitos realizados el mismo día, aplicando el IVA trasladado y afectando el IVA por trasladar. La póliza en Excel deberá tener un formato como el siguiente, utilizando los números de cuenta de CONTPAQi, los cuales podemos obtener fácilmente de una balanza de comprobación.

Paso 2: Vamos a CONTPAQi y abrimos en nuestra barra de herramientas la opción reporte/hoja electrónica, que abrirá la siguiente ventana.

Elegimos módulo fiscal nuevo. Una vez abierto el archivo, nos iremos a la pestaña parámetros, y nos cercioraremos de que la empresa que queremos esté activa. Si no lo está, lo podrás hacer con las opciones que a continuación se muestran:

Paso 3: Nos posicionaremos en la pestaña póliza y pegaremos exclusivamente los siguientes datos:

• DATOS DE LA PÓLIZA: Fecha: dd/mm/aaaa, Tipo de póliza: 1 Ingreso, 2 Egreso o 3 Diario, Número de póliza, Concepto.
• CUENTAS Y MOVIMIENTOS: # de Cuenta de catálogo, Cargos y abonos, Referencia o Concepto de la póliza.

Una vez capturados los datos, hacemos clic en el botón enviar a CONTPAQi. Aparecerá una ventana diciendo que el movimiento se procesó de manera correcta, y estará lista para cargar mas información.

Nota: Recomiendo eliminar las filas que utilizamos en la póliza anterior (no sin antes copiar e insertar más abajo).