Tipos de presupuesto de operaciones y pasos para su elaboración

Conocer qué es un presupuesto es de vital importancia para alcanzar los objetivos monetarios de nuestras empresas, como contadores es esencial que conozcamos su importancia para su implementación dentro de las organizaciones en las que laboramos o asesoramos de manera externa.

¿Qué es un presupuesto?

El presupuesto se puede definir como:

«Un plan de operaciones y recursos (financieros, humanos, producción), que se expresa en valores absolutos (monetarios), con el objetivo de alcanzar ciertos objetivos.” Es decir, se planea el futuro de la empresa y se expresa en términos monetarios.

Para realizar el presupuesto se deben estimar los ingresos y gastos de la entidad en un periodo de tiempo determinado, como por ejemplo un año.

Derivado de lo anterior, podemos considerar que, al hacer un presupuesto para nuestras empresas, realmente estamos planeando el futuro de ellas. De esta manera obtendremos respuestas a preguntas como: ¿Cuánto pensamos vender?, ¿qué se necesita para lograrlo?, ¿cuánto se va a gastar? y por su puesto ¿cuánto vamos a ganar?

Importancia

Elaborar un presupuesto eficaz es fundamental, dado que con este podremos identificar, determinar y gestionar cuales son las áreas fuertes o débiles de empresa. Puesto que, estaremos realizando un comparativo con resultados actuales contra los pronósticos y de esta manera podremos conocer los motivos por los cuales hemos alcanzado o no nuestras metas, para su preparación deberemos considerar factores externos como lo son: índices de la inflación, devaluación y tasas de interés.

Al realizar un presupuesto podremos obtener o conocer:

• La suficiencia de los recursos disponibles para ejecutar alguna actividad.
• La estrategia que nos aporte mayores beneficiosa nuestra empresa.
• Planeación eficaz para los costos de producción.
• La eficiencia en el uso de nuestros recursos.
• Mayores niveles de producción.

Presupuesto Maestro

Dentro del presupuesto su modelo principal es el “presupuesto maestro”, dicho modelo engloba todas áreas de empresa como lo son: ventas, producción, administración y compras. Por esto, este presupuesto comprende todos los gastos y está compuesto por otros dos más pequeños presupuestos:

1. El de operación, y
2. El financiero.

A continuación, presentamos un diagrama para su mayor entendimiento:

También debemos tomar en cuenta lo siguiente:

• El presupuesto maestro debe contener los 4 estados financieros básicos, cuando se realiza continuo se debe agregar una columna al final del periodo presupuestando el nuevo mes.
• Antes de iniciar el presupuesto maestro se debe generar un plan estratégico y objetivos basados en este plan.
• Si el ERP o software contable que se utilice tiene la opción de cargar el presupuesto, esta actividad deberá realizar por contabilidad, para que los reportes de actual contra presupuesto sean generados de manera automática.

Tipos

Hay una variedad de tipos de presupuestos, los cuales se clasifican en base a diferentes criterios, a continuación, por lo general los podemos clasificar en:

• Fijos (estándar): Los presupuestos fijos toman los costos que deberían ser pagados y las cantidades que deberían estrictamente consumirse en función a los ingresos.
• Flexibles: La previsión de ingresos y costos puede cambiar a lo largo del ejercicio presupuestado, por lo que debemos adaptarnos a dichos cambios, para lo cual un presupuesto flexible es muy útil para la planificación de las operaciones industriales.

Pasos para crear un presupuesto

Para la creación del presupuesto se deberán determinar los siguientes datos en orden:

1. Ventas.
2. Compras en función de las ventas.
3. El plan de producción, el cual deberá estar alineado con los niveles de venta.
4. Gastos administrativos y de operación por departamento.
5. Las inversiones necesarias para el cumplimiento del presupuesto de producción.
6. Gastos financieros.
7. Los impuestos que se generarán derivado de tus utilidades presupuestadas.
8. Cálculo del flujo de efectivo.
9. Preparación de estados financieros presupuestados.

Conclusiones

Los presupuestos es una herramienta imprescindible dentro de nuestras organizaciones para alcanzar nuestros objetivos de operación y financieros, es importante que estos objetivos sean alcanzables y realistas. La implementación de los presupuestos es una actividad que requiere esfuerzo y coordinación de todos los niveles y áreas de la Compañía por lo que recomendamos que esta actividad tenga como responsable a personal que cuente con experiencia en el tema.

Con colaboración de: Jorge Alejandro Rayas Leautaud.