En el ámbito contable y fiscal, es crucial que las empresas mantengan registros contables precisos y cumplan con los requisitos necesarios para hacer deducibles ciertos gastos. Estos registros no solo reflejan la actividad económica de la organización, sino que también deben cumplir con las regulaciones establecidas por el Código Fiscal de la Federación (CFF) y su reglamento. Analizaremos las normativas y requisitos específicos para asegurar que los asientos contables se registren correctamente, y destaca las sanciones asociadas a la falta de cumplimiento.

Dentro de los requisitos de las deducciones, se encuentra que estén debidamente registradas en contabilidad.
El artículo 33 apartado B del Reglamento del Código Fiscal de la Federación, establece los requisitos de las pólizas, y a su vez el anexo técnico de contabilidad establece los datos adicionales que deben de llevar las pólizas.

Respecto a los datos adicionales tenemos los siguientes:

En el caso de que se cuente con el CFDI se incorporan a la póliza los siguientes requisitos.

ANEXO 24

1. UUID del CFDI: Clave del UUID (folio fiscal) del Comprobante Fiscal Digital por Internet que soporte la transacción.

2. RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado.

3. Monto Total: Es el monto total del Comprobante Fiscal Digital por Internet que soporte la transacción (incluyendo el IVA en su caso).

4. Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo al catálogo de monedas.

5. Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción.

En el caso de que se con cheque, se deben de seguir los siguientes requisitos.

ANEXO 24

1. Número de cheque: Número del cheque que ampara la transacción.

2. Banco Emisor Nacional: Es el banco que emitió el cheque y tiene residencia en el país, de acuerdo al catálogo de bancos.

3. Banco Emisor Extranjero: Es el banco que emitió el cheque y no tiene residencia en el país.

4. Cuenta Origen: Es el número de cuenta bancaria del origen de los recursos del cheque.

5. Fecha: Fecha del cheque.

6. Beneficiario: Es el nombre o contribuyente beneficiario del cheque emitido.

7. RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado.

8. Monto: Es el monto del cheque emitido.

9. Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo al catálogo de monedas.

10. Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción.

Multas y sanciones por incumplimiento en registros contables

Dentro de las multas respecto a los registros contables, tenemos las siguientes.

No llevar los libros o registros especiales exigidos por las leyes fiscales, incumplir con las obligaciones de valuación de inventarios, o no aplicar el procedimiento de control de inventarios establecido por las disposiciones fiscales.
Multa
De $430.00 a $9,760.00Fundamento: Artículo 83 fracción II CFF

No hacer los asientos correspondientes a las operaciones efectuadas; hacerlos incompletos, inexactos, con identificación incorrecta de su objeto o fuera de los plazos respectivos, así como registrar gastos inexistentes.
Fundamento: Artículo 83 fracción IV CFF

Multa
$290.00 a $5,330.00 y de un 55% a 75% en el caso de registrar gastos inexistentes.
Fundamento: Artículo 84 fracción III CFF

No identificar en la contabilidad las operaciones con partes relacionadas, en términos de lo dispuesto por los artículos 76, fracción IX y 110, fracción XI de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Fundamento: Artículo 83 fracción XV CFF

Multa
$2,260.00 a $6,780.00
Fundamento: Artículo 84 fracción XIII CFF

Artículo 111 CFF.- Se impondrá sanción de tres meses a tres años de prisión, a quien:
VIII. Asiente con información falsa o de manera inadecuada las operaciones o transacciones contables, fiscales o sociales, o que cuente con documentación falsa relacionada con dichos asientos.
No se formulará querella, si quien encontrándose en los supuestos anteriores subsana la omisión o el ilícito antes de que la autoridad fiscal lo descubra o medie requerimiento, orden de visita o cualquier otra gestión notificada por la misma, tendiente a la comprobación del cumplimiento de las disposiciones fiscales.

Comentario final

Mantener una contabilidad adecuada y en cumplimiento con las disposiciones fiscales no solo evita sanciones, sino que fortalece la transparencia y confiabilidad de los registros de la empresa. La observancia de estos requisitos, como el uso adecuado de CFDI, identificación de transacciones con terceros y los detalles en el pago de cheques, es esencial para reducir riesgos fiscales y asegurar la deducción de gastos. La asesoría de expertos en contabilidad fiscal resulta valiosa para asegurar la correcta aplicación de estas normativas en la contabilidad empresarial.