En este artículo mostraremos como aprovechar la información que contiene el XML, llámese de ingresos, egresos, nómina o pagos. Considerando que antes de la aparición de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o CFDI, los comprobantes fiscales solo los encontraban en su representación impresa y no era posible obtener ningún tipo de información, a menos que la facturación se elaborará con apoyo de un software administrativo.
¿Quien no la recuerda?
Desde la entrada del CFDI 3.2 y 3.3, se pueden obtener muchos datos ya sea para determinar impuestos, reportes de ventas, reporte de gastos o validar la información de forma rápida al exportarla a Excel.
Pero en esta ocasión hablaremos de cómo aprovechar su información para optimizar los procesos de contabilidad de un CFDI de ingresos, egresos, nómina o pagos.
Elementos útiles de un CFDI para la contabilidad
Antes de empezar, mostrare cuales son los elementos útiles de un CFDI que nos ayudaran al momento de contabilizar una póliza.
1.- Registro Federal de Contribuyentes RFC del emisor
Sonara lógico, pero con este elemento puedes enviar a la cuenta de clientes o proveedores los movimientos que se generen con este elemento del CFDI.
2.- Tipo de comprobante
Al tratarse de un CFDI de ingresos, pero diferente RFC del contribuyente se entiende que el CFDI es un gasto, caso contrario sucede cuando el CFDI es de ingreso y el RFC pertenece al propio contribuyente.
3.- Uso del CFDI
Aunque no es obligatorio por el momento el poner el uso correcto en el CFDI, se puede considerar para determinar contablemente si se trata de un gasto, inversión o compra de mercancía.
4.- Serie y folio de la factura
Este dato se considera para dar referencia al movimiento contable, incluso servirá para determinar las cuentas por pagar y por cobrar.
5.- Fecha y hora de expedición
Uno de los elementos más importantes del CFDI es la fecha de expedición, ya que ese dato se considera para definir el periodo de contabilización del comprobante.
6.- UUDI o folio fiscal
Considerando que el UUID no se puede repetir, se debe de considerar como un dato de identificación infalible. Al utilizar correctamente este elemento del XML, el contribuyente se cerciorará de estar contabilizando una sola vez el CFDI.
7.- Registro Federal de Contribuyentes RFC del receptor
Se relaciona con el elemento número 1, ya que de igual forma sirve para conocer si dicho comprobante de ingresos se contabilizara como una venta o afectara como gasto, compra o inversión.
8.- Conceptos facturados
Otro de los elementos con información valiosa, son los conceptos añadidos al XML. Este elemento cuenta con datos, importes y claves que se deben aprovechar sobre todo en las pólizas contables.
9.- Total del CFDI
Con la entrada del CFDI con versión 3.3, el PAC se encarga de validar las operaciones aritméticas antes de timbrar cualquier CFDI. Esto sirve para estar seguros de a qué cantidad se tiene que llegar en la contabilización de un CFDI.
10.- Forma de pago
A diferencia del uso del CFDI (elemento 3), el elegir la forma de pago correcta es obligatoria. Eso hace que contablemente se considere este dato como verídico, por lo tanto, la forma de pago es un dato que se refleja en las pólizas a enviar en la contabilidad electrónica.
11.- Método de pago
Al igual que la forma de pago, el reflejar un método de pago en un CFDI, se considera como verídico. Al tener un CFDI la clave Pago en Una sola Exhibición PUE, se entiende que esta pagado, caso contrario con la clave Pago en Parcialidades o Diferido PPD. Por lo tanto, contablemente se entiende que este CFDI esta pagado o en proceso de pago, afectando el tomarlo en cuenta para ISR y causación en el IVA (según el tipo de contribuyente).
¿Cómo aprovechar los elementos del XML en la contabilidad?
La respuesta es simple, utilizar herramientas o servicios que ya consideren estos elementos o la mayoría de ellos para la elaboración de las pólizas contables.
Como contadores públicos tenemos poca experiencia en programación o adecuaciones de sistemas contables, pero lo que si podemos hacer es exigir a los desarrolladores la inclusión de estos elementos en las pólizas contables.
Sistema de Contabilidad e Impuestos en línea
Te invito a probar uno de los mejores sistemas de contabilidad en línea que distribuimos en ContadorMx, ya que no solo aprovecha la mayoría de los elementos del CFDI, sino que te da información en tiempo real de la situación del contribuyente.
Toma en cuenta todos los tipos de CFDI´s para realizar una pre contabilización, pudiendo seleccionarlos todos a la vez para aplicar fechas de contabilización, formas de pago e incluso concepto del movimiento en los casos de los CFDI’s de proveedores.
También contabiliza los CFDI emitidos de nómina para su deducción y determinación de ISR retenido a pagar de forma mensual.
La finalidad principal del sistema es contabilizar todos los XML´s emitidos y recibidos, descargándolos directamente del SAT. Una vez procesados los CFDI del contribuyente, la determinación de impuestos, DIOT, Contabilidad Electrónica, depreciación de activos y declaración anual viene por default.
Pruébalo sin compromiso dando clic en el siguiente enlace para registrarte a su versión gratuita, la cual es muy recomendable, aunque cuentes con una solución contable.
XML a Contpaqi
Uno de los programas más utilizados para llevar la Contabilidad por las PYMES es Contpaqi Contabilidad, que de entrada ya cuenta con un módulo para considerar los datos en los XML´s, pero los usuarios del propio programa nos han hecho saber que no considera algunos de los elementos antes mencionados.
Para tomar en cuenta la mayoría de los elementos del CFDI, el programa XML a Contpaqi ha evolucionado junto con el propio CFDI 3.3, para aprovechar casi todos los elementos e incluso asignarles cuentas específicas a cada movimiento.
Si bien es un programa para los Contadores que acostumbran a utilizar Excel, va más allá de solo considerar los elementos del CFDI, si quieres probar el programa, solicítalo llenando el siguiente formulario.
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Si aún no cuentas con alguna herramienta para validar, descargar, contabilizar o simplemente para obtener algún reporte con la información de los XML´s, visita la sección de Utilidades de ContadorMx.
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