Como saber si un negocio necesita un sistema de costos, para evitar la subvaluación

Autor: CP Sabas Manuel Rivas Tejeda

“Un cliente puede tener su automóvil del color que desee, siempre y cuando desee que sea negro”, esto decía Henry Ford cuando comenzó a fabricar automóviles, situación que dista mucho de la realidad de hoy, en un mundo globalizado y ante una voraz competencia para generar clientes, pero sobre todo para mantener esa cartera y generar un nivel de rentabilidad del negocio adecuada o por lo menos aceptable.

Pero y como saber primero, si mi negocio o actividad está generando la utilidad que debiera en base al giro o mercado en el que se encuentra, en segundo lugar si estoy realmente obteniendo el margen de mis ventas menos mis costos como utilidad bruta, o si tengo costos registrados como gastos que estén provocando una sub valuación de mis inventarios o vice versa, y en tercer lugar como voy a lograr tener un nivel de costos y gastos competitivos si no cuento con una herramienta que me permita definir y medir para después controlar y por último mejorar mis erogaciones principalmente de operación.

“La eficacia apunta directamente al “qué” queremos conseguir, la eficiencia se encuentra vinculada al cómo. La eficiencia dispone y aprovecha adecuadamente los recursos y reduce el costo necesario para conseguir el objetivo deseado”.
Guillermo Ballenato

Es imperativo que cualquier tipo o tamaño de empresa o negocio genere y mantenga un adecuado control de sus costos, llámense de servicios, de producción e incluso los menos elaborados como lo son los de comercialización.

Bajo estas premisas podríamos comenzar a definir qué tipo de costeo y sistema de costos es el más adecuado para nuestra empresa o negocio, apoyándonos además en una serie de cuestionamientos muy valiosos para tomar las mejores decisiones al respecto, como lo son por citar algunos:

• ¿Mi empresa está generando las utilidades adecuadas de acuerdo a la actividad que realiza?
• ¿Si tengo varios productos o procesos todos son realmente tan rentables como lo considero?
• ¿Cuáles son los canales de distribución, segmentos de negocio o incluso clientes más rentables de mi negocio?

La siguiente disyuntiva sería, ¿y qué método de costos es el adecuado y que me permita prever antes que reaccionar a lo ya pasado? Existen dos métodos de costos aceptados contable y financieramente hablando, los costos históricos y los costos predeterminados, ¿ para qué sirven y en qué momento se determinan?

• Costo predeterminado estimado o estándar (controlable). Es aquel que se conoce de manera anticipada a que se comience la elaboración de un producto o la prestación de un servicio, su determinación se hace sobre el pleno conocimiento de los procesos, con bases técnicas, y corresponde por lo regular a una meta alcanzable fijada mediante el análisis previo y por periodos comparables de la capacidad instalada, el comportamiento de los materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación en que se incurrirá durante el o los procesos, y los recursos fabriles o productivos y/o de prestación del servicio.
• A diferencia del costeo histórico, donde simplemente registramos hechos pasados y generamos estadística, el costo predeterminado o estándar, debe ser una meta alcanzable de acuerdo a la capacidad instalada, rendimiento de materiales y condiciones operativas en un ambiente controlado de operación y gestión.

La siguiente grafica nos muestra de una forma más “visual” cuáles son las grandes diferencias, las virtudes y los paradigmas, entre un sistema de Costos Históricos, con fines meramente de cumplimiento contable-fiscal, y un sistema de Costeo Estándar o pre determinado como herramienta de control y evaluación de la gestión.

En conclusión, lo realmente importante es que la administración del negocio tenga el pleno convencimiento de la necesidad de contar con un sistema de costos suficiente y adecuado para cada tipo de empresa, tamaño, y en función a la diversidad de bienes o servicios que se producen o comercializan, ya que lo mismo podrá estar este sistema de costos montado en un robusto sistema ERP que en cédulas en Excel creadas exprofeso para ello.

No perdiendo de vista lo antes expuesto de que este sistema de costos nos servirá entre otras muchas cosas como una herramienta única cuya utilización nos dará un detalle de información jamás esperado, como ejemplo un estado de resultados a nivel de producto, línea de producción, planta, canal de distribución, segmento de negocio, cliente, etc., y con el cual la empresa tomará mejores decisiones, basadas estas en información veraz, confiable y oportuna, características que hacen que los estados financieros sean realmente de la utilidad esperada.

Fuente: CCPG