Como crear Tablas Dinámicas en Excel – No pierdas tiempo analizando o agrupando información innecesaria

Su hoja de cálculo tiene muchos datos, pero ¿sabe lo que todos esos números significan? Sus datos ¿responden a todas sus preguntas? Los informes de tabla dinámica pueden ayudar a analizar datos numéricos y responder a preguntas al respecto. En cuestión de segundos puede ver quién ha vendido más, y dónde. Vea qué trimestres han sido los más rentables, y qué producto ha sido el más vendido. Haga preguntas y vea las respuestas.

Con los informes de tabla dinámica, puede ver la misma información de maneras distintas con tan solo unos clics. Los datos se ponen en su sitio, contestan a sus preguntas y le dicen lo que significan los datos.

Imagine una hoja de cálculo de Excel con datos de ventas con cientos o miles de filas de datos. El diseño de la hoja de cálculo recoge todos los datos sobre los comerciales de dos países y cuánto han vendido en días concretos. Pero todo eso es demasiado… (enumerado en fila tras fila y dividido en múltiples columnas). ¿Cómo puede obtener información sobre la hoja de cálculo? ¿Cómo puede lograr entender todos estos datos?

¿Quién es el que más ha vendido? ¿Quién ha vendido más por trimestre o por año? ¿Qué país ha vendido más? Podrá responder a todas esas preguntas con los informes de tabla dinámica  (es como encontrar una aguja en un pajar). Un informe de tabla dinámica convierte todos los datos en informes breves y concisos que le dicen exactamente lo que necesita saber.

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Como Preparar los datos de origen

Presentamos recomendaciones para configurar su hoja de cálculo Microsoft® Office Excel® 2007 para un informe Excel 2007 PivotTable®:

• Cada columna debe tener un encabezado. Éstos se utilizan para nombrar los campos del informe del gráfico dinámico (un campo resume múltiples filas de información de los datos de origen).
• Coloque datos similares en cada columna. Por ejemplo, elementos de texto en una columna, números en otra y fechas en otra.
• Elimine las filas o las columnas en blanco.

Nota: Si abre en Excel 2007 una hoja de cálculo Excel creada en una versión anterior a Excel 2007, y crea un informe de tabla dinámica Excel 2007, el área de diseño será la clásica de tabla dinámica en lugar de Excel 2007.

Para evitarlo:

1. Guarde los datos como un archivo Excel 2007.
2. Cierre la hoja de cálculo.
3. Vuelva a abrirla.
4. Cree el informe de tabla dinámica.

Si lo hace antes de crear el informe de tabla dinámica, el área de diseño será Excel 2007.

Cree un informe de tabla dinámica

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.
2. Haga clic en la ficha Insertar. En el grupo Tablas, haga clic en la flecha de Tabla dinámica y, en el menú, haga clic en Tabla dinámica.

Se abre el cuadro de diálogo Crear una tabla dinámica.

3. Seleccionar una tabla o un rango ya está seleccionado para usted. La casilla Tabla/Rango muestra el rango de los datos seleccionados.
4. Nueva hoja de cálculo también está seleccionado como el lugar en el que se colocará el informe (puede hacer clic Hoja de cálculo existente si no desea que el informe se coloque en una nueva hoja de cálculo). Haga clic en Aceptar.

A la izquierda se encuentra el área de diseño lista para el informe de tabla dinámica y, a la derecha se encuentra la Lista del campo de la tabla dinámica. Esta lista muestra los títulos de las columnas de los datos de origen: Cada título es un campo de la lista.

5. En la lista de campos, seleccione las casillas de verificación junto a los campos que desea agregar al informe.

Los campos se agregan automáticamente al informe. Los campos que no son numéricos se agregan a la zona de etiquetas Filas del informe. A medida que agrega más campos no numéricos, Excel los coloca dentro de los campos que ya están en el informe de la tabla dinámica, creando una jerarquía. Los campos numéricos se agregan a la derecha.

• Para eliminar un campo del informe, deseleccione la casilla de verificación junto al nombre del campo de la lista.
• Para eliminar todos los campos de un informe para que pueda volver a empezar, haga clic en la ficha Opciones de la Cinta bajo Herramientas de la tabla dinámica. En el grupo Acciones, haga clic en la flecha del botón Eliminar y, a continuación, seleccione Borrar todo.
• Para eliminar todo el informe, haga clic en la ficha Opciones. En el grupo Acciones, haga clic en la flecha de Seleccionar. Haga clic en Toda la tabla. A continuación, presione SUPR.

Ordenar un campo

• Haga clic con el botón secundario del ratón en una celda del campo que desea ordenar. Seleccione Ordenar y, a continuación, haga clic en una opción. Por ejemplo, haga clic en Ordenar de mayor a menor o Más opciones.

Agrupar un campo

Puede agrupar datos que contienen fechas u horas siguiendo estos pasos. Para agrupar manualmente elementos seleccionados, consulte el tema de Ayuda sobre agrupar en Ver también, más adelante.

1. Haga clic con el botón secundario del ratón en una celda del campo que desea agrupar y, a continuación, haga clic en Grupo. En el cuadro de diálogo Grupos, seleccione una opción y haga clic en Aceptar.
2. Para desagrupar, haga clic en el campo agrupado, clic con el botón derecho del ratón, y seleccione Desagrupar.

Agregar un filtro de informe

Utilice un filtro de informes para centrarse en un subconjunto de datos del informe, a menudo una línea de producto, un periodo de tiempo o una región geográfica.

• En la Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic con el botón secundario en el nombre de un campo y seleccione Agregar un filtro de informe.

Desplazar un informe

Cuando desplaza un informe de tabla dinámica, transpone la vista vertical u horizontal de un campo, desplazando filas al área de columnas o desplazando columnas al área de filas.

• Haga clic con el botón secundario del ratón en el campo que desea desplazar. Seleccione Mover y Mover «nombre del campo» a Columnas, o seleccione Mover «nombre del campo» a Filas.

Mover un informe de tabla dinámica a otro lugar

1. Haga clic en el informe de la tabla dinámica.
2. Haga clic en la ficha Opciones de la Cinta bajo Herramientas de tabla dinámica. En el grupo Acciones, haga clic en Mover tabla dinámica.

Se abre el cuadro de diálogo Mover tabla dinámica.

3. En Seleccione dónde se coloca el informe tabla dinámica; seleccione Nueva hoja de cálculo o, en la casilla Ubicación de Hoja de cálculo existente, escriba la primera celda en el rango de celdas donde desea colocar el informe de la tabla dinámica. A continuación haga clic en Aceptar.

Imprimir un informe de tabla dinámica

Para establecer las opciones de impresión, haga clic en el informe de tabla dinámica. Haga clic en la ficha Opciones de la Cinta de Herramientas de tabla dinámica. En el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de la tabla dinámica, de la ficha Imprimir, seleccione las opciones que desee.

Para acceder al tutorial completo lo puedes hacer desde el siguiente enlace: Tutorial para crear tablas dinámicas en Excel

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