Llevar contabilidad es la siguiente etapa del ciclo del contribuyente. La contabilidad proporciona información acerca de la posición financiera de la empresa o del negocio de un contribuyente, como su grado de liquidez y la rentabilidad o utilidad que está generando. El registrar la contabilidad es una obligación de carácter fiscal; su origen se remonta al Decreto del 30 de abril de 1959 en el que se establece la revisión, investigación y vigilancia el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes; entre ellas, la contabilidad.
El Decreto introduce la presentación y entrega a la autoridad hacendaria de los registros y asientos contables (dictamen) para efectos fiscales, con carácter obligatorio para contribuyentes con ingresos superiores a 10,000 millones de pesos y optativo para los demás casos. En este sentido, se autorizaba a los contadores públicos a formular dictámenes sobre los estados financieros de los contribuyentes y llevar el registro y control.
El contador público debía estar registrado ante las autoridades fiscales. Este registro lo obtenían únicamente las personas de nacionalidad mexicana con título de contador público registrado en la Secretaría de Educación Pública, que fuesen miembros de un colegio de contadores reconocido por esa Secretaría.
La documentación contable y complementaria al dictamen, entregada originalmente en papel, fue sustituida por medios magnéticos a fines de la década de 1980; a partir de 2002 dicho soporte contable es enviado en línea a la administración tributaria.
El efecto que ha producido el uso de la tecnología en las relaciones comerciales y el intercambio de bienes y servicios han impuesto a las empresas mayores exigencias para aumentar sus niveles de servicios y la calidad de sus productos, así como para el manejo de sus recursos financieros y humanos, enfocados a posicionarse y sostenerse en el mercado comercial.
Establecer mejores controles financieros que proporcionen una proyección de crecimiento en un mercado cada vez más competitivo se tradujo al uso de registros contables en medios electrónicos, por lo que en cierta parte, la contabilidad electrónica nace de las propias necesidades del contribuyente, como solución para hacer eficiente su negocio, crecer y tomar decisiones financieras acertadas y oportunas.
La demanda para disponer de estrategias de soluciones tecnológicas a los negocios para la administración y control de sus operaciones propició a su vez el surgimiento de consorcios dedicados a la ingeniería de sistemas informáticos, que han desarrollado software, y programas para el registro de la contabilidad y la administración de los recursos financieros, tanto para empresas grandes como para pequeños emprendedores, situación que favoreció la regulación en las disposiciones fiscales sobre el uso de la contabilidad electrónica al definir los parámetros y criterios tecnológicos para realizarla y el reconocimiento de los sistemas contables como elementos de prueba del cumplimiento de las obligaciones fiscales.
A través del tiempo, la normatividad fiscal ha reconocido el uso de los sistemas electrónicos como medios que facilitan el registro de los datos contables del contribuyente, pero al inicio de su regulación se establecía sólo como una opción para el contribuyente.
Como parte de los cambios que incluyó la Reforma Fiscal de 2014, con relación a la modernización del cumplimiento de las obligaciones fiscales se consideró establecer un esquema innovador y práctico, que retomara los beneficios y experiencias de la utilización de medios electrónicos y estándares tecnológicos abiertos para implantar, respecto a la obligación de los contribuyentes de llevar contabilidad: que ésta sea electrónica y que la misma se genere en tres tipos de reportes electrónicos a entregar a la autoridad fiscal.
La iniciativa del Decreto de la Reforma Fiscal 2014 planteó la necesidad de “definir condiciones para que los contribuyentes cumplan con elementos mínimos y características específicas y uniformes, además de que la autoridad fiscal cuente con una contabilidad estructurada”.
Con el fin de concretar los objetivos previstos en la Reforma Fiscal, en el SAT se iniciaron las acciones y trabajos para evolucionar la forma en que se realizan las acciones de revisión fiscal (auditoría), basándose en el uso de tecnologías de la información y de telecomunicaciones, aprovechando experiencias de modelos que cuentan ya con un grado avanzado de madurez, como la factura electrónica, que otorga la posibilidad de integrar dentro de los procesos contables y administrativos de as empresas, concretamente a la contabilidad llevada en medios electrónicos, la generación automatizada de reportes de dicha contabilidad que permitan su envió a la autoridad fiscal de manera electrónica y su uso y explotación de la misma, de forma automatizada y bajo estándares abiertos de uso internacional, como sucede en el caso de la factura electrónica, y evitar actos de molestia a los particulares (visitas domiciliarias o revisiones de gabinete).
A partir de 2014 las disposiciones fiscales establecen el registro de la contabilidad en medios electrónicos.
Las actividades para cumplir esta tarea se enfocaron en distintas líneas; entre ellas, el cambio y la modificación al marco normativo específico de la obligación, la elaboración de nuevas reglas de carácter general que posibilitaran legalmente el envío de la contabilidad, así como definir de manera clara qué información se requería de la contabilidad del contribuyente. Todo esto aprovechando también las ventajas que ofrece otra de las figuras de servicio que nacen con la Reforma Fiscal de 2014, a saber, el Buzón Tributario7; herramienta tecnológica que permite la comunicación segura en el intercambio de documentos y mensajes electrónicos entre los contribuyentes y la autoridad fiscal, con la ventaja de poder hacer uso de otras herramientas complementarias como la Firma Electrónica para garantiza el carácter vinculatorio legal de dicha comunicación en los casos que aplique.
A partir de 2014, se estableció la obligación de registrar la información contable en medios electrónicos. Aunque una importante cantidad de contribuyentes llevan desde hacía tiempo su contabilidad en sistemas y estaban familiarizados con el uso de la tecnología, no estaban aún preparados para presentar sus archivos contables bajo parámetros uniformes y homologados, ni para transformar esos registros en formatos estandarizados de carácter digital, condiciones requeridas para su presentación al SAT; por ello el cumplimiento de la obligación se pospuso al ejercicio de 2015, sólo para algunos contribuyentes con mayor capacidad administrativa, y para 2016 el resto.
Cómo se integra la contabilidad?
Los archivos electrónicos de la contabilidad del contribuyente deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria.
La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales que acredite los ingresos y deducciones.
La contabilidad tiene como finalidad disminuir la carga exhaustiva en los procesos de revisión y dedicar mayor tiempo a la identificación y correlación de los documentos que comprueban los gastos e ingresos que manifiesta el contribuyente en sus declaraciones. El registro de los asientos contables debe realizarse atendiendo dos criterios: el aspecto analítico cualitativo, porque debe permitir la identificar cada operación con la documentación comprobatoria.
Por lo anterior, el SAT estableció tres documentos básicos que contendrían la información mínima necesaria que tiene que enviar el contribuyente. Estos documentos se integraron por el Catálogo de cuentas con código agrupador, la Balanza de comprobación y las Pólizas del periodo y sus auxiliares de cuenta y folios fiscales. Con la entrega de estos tres documentos, el contribuyente cumple con su obligación fiscal, sin necesidad de enviar todos sus registros contables.
Para la definición de contenidos y la estructura de los documentos, el SAT elaboró una propuesta que se construyó reconociendo los diversos marcos contables que aplicó ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que está obligado aplicar por alguna disposición legal o normativa como, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad United States Generally Accepted Accounting Principles (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente , a efecto de mantener congruencia con lo establecido en ellas, ya que su uso e interpretación tienen carácter universal y son aceptadas de manera generalizada.
En este sentido, los documentos que integran la contabilidad solicitada por el SAT, se sometieron a la validación de agrupaciones académicas y de expertos en el ámbito de la contaduría pública organizada para que retroalimentaran las propuestas desde una perspectiva de aplicación de técnica contable.
De manera paralela, principalmente el Catálogo de cuentas, fue sometido a una retroalimentación constante por diferentes sectores de contribuyentes con distintas actividades económicas, desde el sector primario, las industrias de transformación, las de servicios y hasta las grandes multinacionales mexicanas y extranjeras, primero para verificar que las cuentas establecidas se ajustaran a la contabilidad de los distintos tipos de contribuyentes y segundo para ir integrando al Catálogo de cuentas las cuentas necesarias que permitieran ir conformando un Catálogo universal y de uso compartido para cualquier tipo de contribuyente, sin importar su actividad económica.
Después de un largo proceso de análisis y retroalimentación con un gran número de contribuyentes y agrupaciones, se tuvo como resultado un Catálogo de cuentas universal y definitivo, con el cual se inició la siguiente etapa con el propósito de realizar la producción de los tres documentos que integran la contabilidad en formatos estandarizados bajo una estructura y lenguaje de programación de fácil uso, como son los estándares XSD y XML.
La construcción de los documentos que soportan la obligación de cumplir con la presentación de la contabilidad partió de tareas conjuntas y consensadas con grupos y sectores de contribuyentes, lo que favoreció la simplificación de conceptos y estableció la viabilidad operativa y tecnológica del cumplimiento de la obligación.
El principio fundamental en estos trabajos conjuntos fue siempre no modificar la forma en que llevan la contabilidad por parte de los contribuyentes. En este sentido, la autoridad previó que la obligación de presentar la contabilidad sólo se cumple con el Catálogo de cuentas, la Balanza de comprobación y Pólizas (eventualmente), en las que el contribuyente extrae de sus sistemas contables y la traduce a archivos digitales con las características precisas para su envío al SAT.
Ventajas de la contabilidad electrónica
En la contabilidad, los archivos electrónicos serán un insumo de información para la administración tributaria que darán pauta para monitorear y verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de manera preventiva y para la autocorrección o ajuste de la información del contribuyente.
La entrada en vigor de la contabilidad electrónica es un paso más del proceso de transformación del cumplimiento tributario en la modalidad en línea. El propósito es definir los métodos y los estándares para la entrega de información contable, con lo que se busca simplificar y facilitar el cumplimiento.
La modernización de los registros contables en sistemas electrónicos no representa un inconveniente para el contribuyente; más bien es un beneficio, ya que al uniformar y generalizar el uso de los sistemas para el registro de la contabilidad sólo, tiene que adecuar su información a los parámetros y criterios del SAT en los sistemas que ya utiliza; de esta manera, puede cumplir con sus obligaciones fiscales correctamente.
La contabilidad electrónica del contribuyente esta cimentada en mecanismos de concertación y participación de grupos y sectores de contribuyentes con representación en las diversas, actividades de la economía nacional, lo que beneficio el establecimiento de estándares uniformes y homologados permitiendo el cumplimiento de la obligación operativa y tecnológica.
El uso de la contabilidad electrónica representa ahorros en la generación, almacenamiento y administración de documentos, elimina recursos destinados al empleo del papel y hace más eficiente el manejo de archivos digitales electrónicos.
El manejo de archivos electrónicos permite un mejor control de los documentos y una mayor confidencialidad de la información, e integra las expectativas de productividad y competitividad; al mismo tiempo, facilita el cumplimiento tributario acorde a las disposiciones fiscales y los criterios asumidos por el SAT, es decir, conlleva a un correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales y control de los datos son tratados bajo los más altos niveles de seguridad digital.
Nuestra labor es compartir a Contadores Públicos, Despachos y Empresas, nuestra experiencia en el ámbito contable, fiscal, financiero y de seguridad social, con el fin de promover la cultura contable en México.
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