5 mejores prácticas para el Cierre Contable en su implementación

El cierre contable desde nuestra opinión es uno de los principales procesos para generar información financiera y administrativa que genere valor para la toma oportuna y correcta de decisiones, el fin de este artículo es optimizar los tiempos de su elaboración y disminuir el margen de error mediante su implementación

Por lo que nos hemos dado a la tarea de recopilar 5 de las mejores prácticas relacionadas con el cierre contable, las cuales mencionamos a continuación:

1.- Políticas contables y su implementación

Las políticas contables se pueden definir como la recopilación de principios, bases de estimación y mejores practicas adoptadas por una entidad para la elaboración y presentación de sus estados financieros.

“El objetivo de las políticas contables es asegurar la armonización y mantener un nivel mínimo de control en el registro y presentación de información financiera.”

Contar con políticas contables nos garantizan cumplir principalmente con 4 postulados básicos mencionados en la NIF A-2, los cuales mencionamos a continuación:

• Devengación contable: “los efectos de las transacciones económicas que lleva a cabo una entidad con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos deben reconocerse deben reconocerse contablemente en su totalidad, en el momento en el que ocurren”.
• Periodo contable: los efectos de las transacciones económicas mencionados en el postulado anterior “deben identificarse con un periodo convencionalmente determinado, a fin de conocer en forma periódica la situación financiera y el resultado de las operaciones de la entidad”
• Asociación de costos y gastos con ingresos: “Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generan en el mismo periodo contable, independientemente de la fecha que en que se realicen”.
• Consistencia: “Ante la existencia de operaciones similares en una entidad, debe corresponder un mismo tratamiento contable”

Ejemplo de política contable

Para un mayor entendimiento podrás descargar en formato Word el ejemplo de una política contable para el rubro de “Activos fijos”.

2.- Implementación de “guías contabilizadoras”

La guía contabilizadora es un documento que nos muestra de manera sistemática la manera en que las cuentas contables deben ser afectada, describiendo como mínimo los siguientes puntos:

• Número de cuenta
• Nombre de la cuenta
• Motivos por lo que se “carga y se abona” la cuenta contable

A continuación, te mostramos un ejemplo:

3.- Conciliación de cuentas

Durante el proceso de cierre debemos asegurarnos de que la totalidad de las cuentas de balance se encuentren conciliadas y soportados documentalmente para garantizar la integridad, existencia, exactitud, valuación y propiedad de dichas cuentas contables.

A continuación, presentamos algunos ejemplos de lo anterior:

Nombre de Cuenta Contable	Soporte
Bancos	Conciliaciones bancarias, Estados de cuenta
Cuentas por cobrar	Antigüedad de saldos por cobrar, papel de trabajo del cálculo de la reserva de cuentas incobrables

4.- Reconocer la totalidad de provisiones

La falta de reconocimiento de provisiones contables suele tener consecuencias graves ya que el flujo de efectivo de la empresa puede ser utilizado para cubrir pasivos no urgentes o para la inversión de activos no prioritarios, así como los resultados del ejercicio de una entidad se pueden ver afectados de manera significativa e instantánea sin haberlo informado de oportunamente a socios o accionistas, inversionistas o a cualquier tercero interesado.

La NIF C-9 “Provisiones, Contingencias y Compromisos” establece que las Provisiones se distinguen del resto de los pasivos por la existencia de incertidumbre acerca del momento o de la cuantía de los desembolsos futuros necesarios para proceder a su liquidación. Sin embargo, lo anterior no quiere decir que dichas provisiones no deban ser registradas si no todo lo contrario deben ser estimadas y reveladas para una correcta toma de decisiones.

A continuación, mencionamos algunos ejemplos de provisiones contables:

• Provisión de garantías
• provisión de devoluciones
• provisión de honorarios
• provisiones de impuestos a la utilidad por pagar

5.- Eliminar sistemas No integrados

Se deben evitar y eliminar en medida de lo posible los sistemas No Integrados, ya que pueden generar problemas de comunicación entre sistemas y diferencias, así como una cierta dependencia a los desarrolladores de las interfaces entre sistemas.

Conclusiones

La implementación de las mejores prácticas para el cierre contable disminuye los márgenes de error, y asegura veracidad de la información financiera, así como de los reportes administrativos. En nuestra experiencia la información financiera que generan muchas empresas en México carece de la aplicación de postulados básicos de las Normas de Información Financiera.