Revisión de la estructura del catálogo de cuentas de la Contabilidad Electrónica (Excel)



El envío del catálogo de cuentas en la contabilidad electrónica, es uno de los principales requisitos para el cumplir con el SAT dicha obligación. Es por ello que los contribuyentes que tengan que enviar la información contable, se cercioren de conocer las implicaciones fiscales y requisitos del catálogo de cuentas.

De conformidad con el artículo 33 apartado A del Reglamento al Código Fiscal de la Federación establece como parte de la contabilidad al catálogo de cuentas.

Artículo 33.- Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:

A. Los documentos e información que integran la contabilidad son:

I. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos;”

De acuerdo con el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal para 2019 define el catálogo de cuentas como:

“A. CATÁLOGO DE CUENTAS El catálogo de cuentas es el documento en el que se detalla de forma ordenada todos los números (claves) y nombres de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, aplicables en la contabilidad de un ente económico, y contendrá los siguientes datos:”

A su vez la regla 2.8.1.6 en su fracción de la resolución miscelánea fiscal para 2020 establece como se debe de enviar el catálogo de cuentas y como se debe de codificar para su envió.

2.8.1.6.           Para los efectos de los artículos 28, fracción III del CFF y 33, apartado B, fracciones I, III, IV y V, y 34 de su Reglamento, los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable a través del Portal del SAT, excepto los contribuyentes que registren sus operaciones a través de la aplicación electrónica “Mis cuentas” en el Portal del SAT, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contenga lo siguiente:

I. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, conforme a la estructura señalada en el Anexo 24 y Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT; a éste se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenido en el Anexo 24 apartado A, inciso a).

            Los contribuyentes deberán asociar en su catálogo de cuentas los valores de la subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT, asociando para estos efectos, el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta del catálogo del contribuyente.

            El catálogo de cuentas será el archivo que se tomará como base para asociar el número de la cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel y obtener la descripción en la balanza de comprobación, por lo que los contribuyentes deberán cerciorarse de que el número de cuenta asignado, corresponda tanto en el catálogo de cuentas como en la balanza de comprobación en un período determinado.

            Los conceptos del estado de posición financiera, tales como: activo, activo a corto plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital; los conceptos del estado de resultados tales como: ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento, así como el rubro cuentas de orden, no se consideran cuentas de nivel mayor ni subcuentas de primer nivel.”

Por la anterior el catálogo de cuentas se debe de enviar por lo menos a cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel, a excepción de los contribuyentes que manejan exclusivamente cuentas de mayor.

El código agrupador se debe de codificar de acuerdo a la naturaleza y preponderancia de la cuenta.

Por lo anterior debemos de revisar cómo se ha enviado el catálogo de cuentas al SAT, para esta revisión nos podemos apoyar con Excel para poder revisar que todas las cuentas de mayor tengan al menos una subcuenta de primer nivel.

1.- Seleccione todas las celdas que tienen el nombre de sus cuentas.

De clic en el MENÚ inicio y localice la opción de FORMATO CONDICIONAL y de clic sobre este.

3.- De clic en la opción de NUEVA REGLA + UTILICE UNA FÓRMULA QUE DETERMINE LAS CELDAS PARA APLICAR FORMATO, y de clic sobre esta y capture la fórmula que se muestra a continuación.

=SI(EXTRAE(B2,5,8)=»-000-000″,1,0)

La fórmula anterior dependerá de la estructura que tenga cada una de sus cuentas, en este caso tendrá que cambiar la fórmula para obtener los resultados correctos.

4.- De clic en el botón de FORMATO y en la ficha de RELLENO elija el color con el que desee se resalten las cuentas de mayor.

5.- De clic en el botón de ACEPTAR + ACEPTAR y se resaltará en su hoja de Excel únicamente las cuentas de mayor.

Si no se envía el catálogo de cuentas como lo establecen las disposiciones fiscales, podemos ser acreedores a una multa.


 
 

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