Sistema de Costos Estándar y beneficios como herramienta de gestión



En los tiempos actuales donde la globalización de los mercados ha generado una competencia voraz para generar clientes, pero sobre todo para mantener esa cartera y generar un nivel de rentabilidad del negocio adecuada o por lo menos aceptable, es imperativo que cualquier tipo o tamaño de empresa o negocio genere y mantenga un adecuado control de sus costos, llámense de servicios, de producción e incluso los menos elaborados como lo son los de comercialización.

Para ello existe una valiosa herramienta llamada “Costo Estándar o Costo predeterminado”, que en palabras simples y llanas no es otra cosa que conocer antes de comenzar un proceso cual es el costo de producción, servicio o comercialización que debo de esperar u obtener basado tanto en la experiencia como el conocimiento pleno de mis procesos productivos.

Entre los muchos beneficios del sistema de Costeo Estándar se encuentran los siguientes, siendo estos de manera enunciativa, más no limitativa:

  • Conocer de manera anticipada y sobre bases técnicas la viabilidad sobre fabricar o no determinado producto, o la generación de la prestación de un servicio, la comercialización de un bien o producto, en fin cualquiera que sea la actividad es susceptible de costearse.
  • Generar un estado de resultados al máximo nivel de detalle, por canal de distribución, familia de productos e inclusive por código o SKU que nos permita buscar el punto de equilibrio de la empresa o sector de negocio (canal) dentro de la empresa.
  • Planear la cadena de suministros y los niveles de inventarios sobre datos reales basados en un presupuesto integral de ventas-producción-compras.
  • Generar una cultura de eficacia y optimización en todos los costos y gastos de la compañía ya que es una herramienta única de control de la gestión, “lo que no se mide no se puede controlar, lo que no se controla no se puede mejorar”.
  • Mantener un estricto control de los recursos humanos, materiales y financieros que se utilizan en los procesos productivos, midiendo de manera puntual la eficiencia de su utilización y generando indicadores altamente valiosos para la toma de decisiones.
  • Generar indicadores de eficiencia y productividad de maquinaria, rendimientos de materias primas y secundarias, utilización de maquinaria y capacidad instalada y todos los indicadores que se quieran tener con el fin de evaluar la rentabilidad de una línea de producción, un proceso, una planta, segmento de negocio, en si al nivel de detalle que se quiera obtener.
  • Conocer de manera anticipada los efectos en resultados por la sub utilización de la capacidad instalada.
  • Evaluar la conveniencia o no de los cambios en los programas de producción.
  • Conocer el costo real de fabricar o no una corrida especial, o corridas largas que permitan un mejor aprovechamiento de la capacidad fabril y reducir las colas y puntas y procesos de arranque.
  • Generar información para proyectos de inversión para ampliar la capacidad de producción (CAPEX).
  • Validar la conveniencia o no de automatizar un proceso.
  • Generar información de manera anticipada (Forecast) sobre la rentabilidad de un producto o servicio, línea de fabricación, negocio o canal de distribución al máximo nivel de detalle.

Para la generación, implementación y mantenimiento de un sistema de Costeo Estándar habrá que hacer una serie de consideraciones que nos ayuden a tomar la mejor decisión en cuanto al grado de complejidad que este debe o no tener, no debemos perder de vista que la principal atribución que este sistema debe poseer es que sea acorde a las necesidades y requerimientos de nuestra empresa, y que su explotación y mantenimiento como sistema de generación de información debe ser de tal manera que no represente un caos o proceso administrativo complicado o caótico, o que requiera de un ejército de personas para su adecuado funcionamiento.

Nuestro sistema de Costeo Estándar puede estar operando lo mismo desde un robusto sistema de “Planificación de Recursos Empresariales” (ERP por sus siglas en Inglés), o una base de datos debidamente estructurada en una hoja de cálculo (Excel), todo depende de las variables existentes respecto al  número de procesos, variedad de productos o servicios, tamaño de nuestra empresa, volumen de operaciones, nivel de detalle de la información que se espera obtener, etc.

Dentro de los objetivos de cualquier organización siempre están aquellos que tiene que ver con la optimización de recursos, y es precisamente ahí donde este sistema de Costeo Estándar o pre determinado tiene su mayor fortaleza y virtud como herramienta de Gestión, ya que para la determinación de lo que será nuestro costo estándar por producto o servicio,  y  su implementación en el modelo que se haya elegido (Sistema ERP o Excel), se trabaja en la revisión de los datos históricos de los componentes del costo, que son materia prima, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación, para en conjunto con lo que se espera vender, comprar para producir, producir y mantener niveles de inventario adecuados.

El sistema de Costeo Estándar considera, dentro de otros factores, que La eficacia apunta directamente al “qué” queremos conseguir, la eficiencia se encuentra vinculada al cómo. La eficiencia dispone y aprovecha adecuadamente los recursos y reduce el costo necesario para conseguir el objetivo deseado.

A diferencia de un sistema de costos históricos donde simplemente nos dedicamos a informar que sucedió, el sistema de Costeo Estándar se convierte en una meta alcanzable de lo que “Me debe de Costar fabricar un producto, prestar un servicio o comercializar bienes o servicios”

La siguiente gráfica nos muestra de una forma más “visual” cuáles son las grandes diferencias, las virtudes y los paradigmas, entre un sistema de Costos Históricos, con fines meramente de cumplimiento contable-fiscal, y un sistema de Costeo Estándar o pre determinado como herramienta de control y evaluación de la gestión.

En conclusión El sistema de “Costeo Estándar” es una herramienta única cuya utilización nos dará un detalle de información jamás esperado, como ejemplo un estado de resultados a nivel de producto, línea de producción, planta, canal de distribución, segmento de negocio, cliente, vendedor,  etc.,  y con el cual la empresa tomará mejores decisiones, basadas estas en información veraz, confiable y oportuna, características que hacen que los estados financieros sean realmente de la utilidad esperada.
 
 

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