10 consejos básicos para hacer eficiente tu empresa familiar

Una empresa es como una semilla: hay que cuidarla, cultivarla, abonarla, para que con el paso del tiempo brinde frutos a las nuevas generaciones. Una de las prioridades es buscar formas de eficientizar más los procesos y esto debemos hacerlo ya sea con recursos internos o contratados.

En los tiempos actuales las empresas que aún continúan en los diferentes mercados han logrado un grado de eficiencia, pero a su vez, a medida que avanza el desarrollo se introducen más competidores, y si a la vez se suma entre otros factores la situación de crisis que estamos viviendo, se requiere no sólo que debemos ser eficaces, sino también que importa mucho el ser eficiente y mantener una mejora continua. Más aún, podríamos asegurar que, en términos generales, aquellas empresas que no lleguen a ser eficientes sostenidamente en medio de cualquier crisis económica y mundial permanecerán poco tiempo en el mercado.

Para una mejor compresión inicial, me gustaría definir qué es la eficiencia: cualquier mejora realizada en procesos operativos o administrativos que nos permiten hacer una determinada actividad en menos tiempo, con menos recursos y con mejores controles.

Ejemplos de eficiencia operativa serían una mejora en los procesos de cobranza de la empresa familiar, una mejora en su control de inventarios, optimización en el manejo de sus procesos de entrega y recepción de mercancías, disminución en su rotación de personal o reducciones en los tiempos de producción.

Es muy importante que el empresario esté consciente que, si no se logra tener el control de los procesos, muy difícilmente se logrará saber con exactitud dónde y cómo generar las acciones que le permitan ser más eficiente.

Algunas de las áreas administrativas y operativas en las que es aconsejable evaluar son las siguientes:

1.- Manténgase al día con las últimas tendencias

Tanto dentro como fuera de las cosas pueden tener un efecto directo en la eficiencia operativa de la empresa, y los rápidos cambios en las tendencias del mercado son una de las cosas de las que debe tener mucho cuidado. Estar a la cabeza de las últimas tendencias le permite transformar las operaciones y los procesos empresariales en consecuencia para aumentar la productividad y los ingresos.

Conocer y entender el desarrollo relacionado con la industria le proporciona las mejores formas de mejorar. Una empresa o negocio manufacturero puede automatizar sus operaciones de mantenimiento invirtiendo en la mejor solución de software computarizada de gestión de mantenimiento.

Mantenerse al día con las tendencias puede estimular la innovación, puede ayudarle a determinar las mejores formas posibles de mejorar las operaciones, así como reducir los costes de negocio.

2.- Fijar comunicaciones con clientes

La comunicación efectiva con los clientes es un elemento clave no sólo para aumentar la eficiencia operativa del negocio, sino también para aumentar los ingresos. Añadir la opción de chat en vivo en el sitio web de la empresa, estar activo en las plataformas de medios sociales e invertir en la mejor solución de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es una de las mejores maneras de mejorar las comunicaciones con los clientes para mejorar las operaciones y los procesos empresariales.

3.-El manejo del flujo de efectivo

Un buen director o empresario sabe en qué fechas debe pagar a sus proveedores, los vencimientos por un crédito con el banco o sus impuestos al SAT, pero aun así se suele quejar por la escasez de flujo de efectivo. El control de las cuentas, cobros y pagos debe estar en manos de un experto responsable, porque de los temas financieros depende en buena medida la salud de la empresa familiar. Si usted no tiene las capacidades para eso, es mejor contratar a un profesional. No es un tema que hay que dejar solo en manos de nuestra familia o gente de confianza.

4.- Mejorar el ambiente de trabajo

Si las cosas en la empresa no funcionan como quisiera, a veces uno suele buscar errores en los empleados, sin reparar en que la cabeza de la empresa familiar y los miembros de la familia generalmente son los que fallan y no cumplen con los requisitos mínimos de orden y disciplina. Asuma sus responsabilidades, defina mejor los cargos, responsabilidades y funciones de sus colaboradores, incluyendo familiares.

5.- El empoderamiento de los empleados

Como los empleados y los trabajadores operan la mayoría de los procesos de negocio, pueden ayudarle a mejorar y desarrollarse de forma rentable. Involúcrelos en el desarrollo del negocio y conozca sus ideas para crear un lugar de trabajo seguro y productivo.

Nunca pierda la oportunidad de hacerles saber que son valiosos para el negocio y sus opiniones siempre son bienvenidas. Por ejemplo, si un mecánico le recomienda un mantenimiento productivo total para una herramienta de negocio específica en lugar de un mantenimiento preventivo, debería apreciar la sugerencia y preguntar por las razones por las que puede ser mejor por el bien de esa herramienta de negocio. Invertir en los mejores es ante todo, primero, lo más justo que se puede hacer; segundo, la mejor forma de aprender; y tercero, la única forma de mantener la mira fija en la excelencia.

6.-Programa de capacitación

Uno debe darse la oportunidad de sumar conocimientos o experiencias de terceros invirtiendo tiempo y recursos en un programa continuo de capacitación. Si uno no tiene las suficientes cualidades para resolver algunos problemas es mejor contratar a alguien que sí la tenga. Se aprende preguntando, investigando, consultando con asesores o con empresarios con mayor oficio.

7.- Medir el rendimiento y monitorearlo

Cuando se inicia una empresa, uno suele preocuparse más por cómo estará listo el producto o servicio que por el retorno de la inversión o por si hay suficiente mercado y éste puede pagar por lo que hacemos. Las estimaciones de ingresos y ventas pueden ser muy básicas, pero ayudan a establecer una ruta de lo que se debe hacer para que el producto llegue al cliente y los márgenes de utilidad marginal y neta que esperamos obtener de la venta.

Mantenga un ojo en el desempeño general del negocio hacia las metas y objetivos del negocio. De esta manera, usted podrá destacar las áreas que deben mejorarse y también podrá implementar las soluciones adecuadas para aumentar la eficiencia.

Comunique claramente las expectativas a los empleados y recuérdeles los plazos y las tareas para animarlos a completar las tareas asignadas en un momento dado. Además, genere informes mensuales de rendimiento para que los empleados sepan qué tan bien se están desempeñando en las tareas asignadas y cómo pueden mejorar para mejorar la productividad.

8.-Establecer límites para la empresa y la familia

Cuando se habla de empresas familiares, algunas personas tienden a creer que un buen ejemplo es una tienda o un restaurante donde atienden por turnos los padres y los hijos, cuando en realidad las empresas familiares no tienen un techo predeterminado para su expansión. Si una empresa familiar no crece es porque no ha logrado separar los asuntos propios de la empresa de los que ocurren en el ambiente más doméstico. La familia debe encontrar el espacio para definir claramente sus objetivos.

9.- Eliminar tareas improductivas

Deshacerse de las tareas de la empresa que están consumiendo mucho dinero del negocio, pero ofreciendo menos a cambio es una gran manera de aumentar la eficiencia operativa de la empresa familiar. Al hacerlo, usted podrá utilizar el dinero y los recursos humanos y activos de la empresa en cosas productivas no sólo para aumentar la productividad, sino también para aumentar los ingresos y minimizar los costos y gastos y por consecuencia aumentar su utilidad operativa.

10.- implementar un proceso de mejora continua

Para comenzar en los negocios o transformar uno que ya está en funcionamiento no es necesario tener mucho capital o una “gran” idea, porque es probable que éstos nunca lleguen.

Tener una empresa familiar no significa que no se pueda mejorar continuamente y modificar en su forma de operar, dirigir o administrar. Lo muy importante es estar despierto y no caer en la ceguera de taller para estar monitoreando lo que está ocurriendo en el día a día de la empresa y de su entorno. Hay muchas formas de ser más eficientes, pero esto lo dejaremos a cada empresa en particular. Es muy relevante para la dirección el saber en qué dirección va la empresa y particularmente la eficiencia debe ser uno de esos parámetros críticos y estratégicos para lograr y mantener el éxito del negocio y del patrimonio de la familia.

La recomendación final para lograr la eficiencia en su empresa familiar es: “No haga cosas que no sabe.” Esto no quiere decir que no sea posible hacer mejoras propias, sino más bien es importante consultar a los profesionales o expertos del área en donde se pretende hacer los cambios.