Con los cambios informáticos en materia de contabilidad electrónica por parte del SAT es indispensable contar con una guía contabilizadora para homologar los criterios de las distintas personas involucradas en los registros contables, antes de comenzar a elaborar la guía es indispensable conocer el postulado básico CONSISTENCIAS de la NIF A-2 Postulados básicos.

Esta NIF en su párrafo 61 establece que ante la existencia de operaciones similares en una entidad, debe corresponder un mismo tratamiento contable, el cual debe de permanecer a través del tiempo, en tanto no cambie la esencia económica de las operaciones, pero en nuestra opinión para la guía debemos de combinar la parte contable y fiscal al mismo tiempo.

Ejemplo de Guía Contabilizadora

Por ejemplo veamos un caso tan simple como es cuando un empleado paga el servicio de transporte terrestre de pasajeros con su tarjeta de crédito, que pasaría si en la guía solo consideramos la parte contable.

No. Cta.	Cuenta	Naturaleza	Rubro	Clasificación
1010-000-000	Caja	Deudora	Balance	Efectivo y equivalente de efectivo

Se carga por: –        Por las aportaciones de los socios no depositadas en bancos –        Por la creación del fondo fijo –        Por el aumento al fondo fijo –        Por la creación del fondo variable –        Por movimientos al fondo variable –        El efectivo no depositado en bancos

Se abona por: –        Por la disminución del fondo fijo –        Por la cancelación del fondo fijo –        Por los movimientos al fondo variable –        Por los reembolsos a los empleados por gastos realizados por cuenta de la empresa. –        Por el efectivo depositado en bancos

Observaciones
Fiscales	Es la responsiva del responsable del fondo fijo y variable, para soportar la operación. Plazo para conservar la documentación para efectos fiscales (artículo 30 CFF)
Marco normativo	NIF B-6 Estado de posición financiera NIF C-1 Efectivo y equivalente de efectivo
Controles	Se recomienda efectuar el arqueo de caja por lo menos una vez al mes, como medio de control interno, para evitar malos manejos del efectivo. Así mismo es recomendable establecer una política para la utilización del efectivo de la caja chica, en la cual se establezca la utilización y prohibiciones en su manejo, por ejemplo: Se prohíbe utilizar el fondo de caja para cambio de cheques personales, está prohibido pagar la nómina con dinero del fondo fijo.

Aspectos fiscales de la Guía Contabilizadora

Como se puede apreciar en esta ejemplo solo se comenta los movimientos al cargo y abono de la cuenta, pero qué pasa con la parte fiscal.

Y he aquí el problema ¿Qué pasaría si el responsable de la caja chica reembolsa este comprobante?, para poder contestar la pregunta debemos de revisar los requisitos de las deducciones.

“Artículo 27 LISR. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos:

III. Estar amparadas con un comprobante fiscal y que los pagos cuyo monto exceda de $2,000.00 se efectúen mediante transferencia electrónica de fondos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente en instituciones que componen el sistema financiero y las entidades que para tal efecto autorice el Banco de México; cheque nominativo de la cuenta del contribuyente, tarjeta de crédito, de débito, de servicios, o los denominados monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria.

Tratándose de la adquisición de combustibles para vehículos marítimos, aéreos y terrestres, el pago deberá efectuarse en la forma señalada en el párrafo anterior, aun cuando la contraprestación de dichas adquisiciones no excedan de $2,000.00.

Las autoridades fiscales podrán liberar de la obligación de pagar las erogaciones a través de los medios establecidos en el primer párrafo de esta fracción, cuando las mismas se efectúen en poblaciones o en zonas rurales, sin servicios financieros.

Los pagos que se efectúen mediante cheque nominativo, deberán contener la clave en el registro federal de contribuyentes de quien lo expide, así como en el anverso del mismo la expresión «para abono en cuenta del beneficiario».

En el requisito anterior se puede observar que para que sea deducible una operación cuyo monto exceda de $2,000.00 debe de ser pagado por el contribuyente, en el caso de nuestro ejemplo el pago lo realizó un trabajador de la empresa, es decir un tercero, y que pasa con los gastos por cuenta de terceros.

“Artículo 41 RLISR. Cuando el contribuyente efectúe erogaciones a través de un tercero, excepto tratándose de contribuciones, viáticos o gastos de viaje, deberá expedir cheques nominativos a favor de éste o mediante traspasos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente en instituciones de crédito o casas de bolsa a la cuenta abierta a nombre del tercero, y cuando dicho tercero realice pagos por cuenta del contribuyente, éstos deberán estar amparados con comprobante fiscal a nombre del contribuyente.”

El artículo 41 del reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece que para reembolsar el dinero al tercero tiene que ser por medio de un cheque nominativo o transferencia bancaria a la cuenta abierta a nombre del tercero, y por último tenemos que ver la regla 2.7.1.13 de la resolución miscelánea fiscal para 2020.

 

De acuerdo a lo anterior una política que se debe de establecer para el reembolso de la caja chica es que los CFDI hubieran sido pagados en efectivo de lo contrario no podrá reembolsar al trabajador por medio de la caja chica, en este caso se deberá solicitar el banco y la cuenta bancaria del trabajador para realizar el traspaso por el importe exacto y a su vez avisar al encargado de la nómina para que le timbre en el nodo de otros pagos con la clave 999 el importe reembolsado para evitarle discrepancia fiscal al trabajador.

Discrepancia fiscal

Las personas físicas podrán ser objeto del procedimiento de discrepancia fiscal cuando se compruebe que el monto de las erogaciones en un año de calendario sea superior a los ingresos declarados por el contribuyente, o bien a los que le hubiere correspondido declarar.

Fundamento: Artículo 91 primer párrafo LISR.

 

Para tal efecto, también se considerarán erogaciones efectuadas por cualquier persona física, las consistentes en gastos, adquisiciones de bienes y depósitos en cuentas bancarias, en inversiones financieras o tarjetas de crédito.

Fundamento: Artículo 91 segundo párrafo LISR.

 

Las erogaciones referidas en el párrafo anterior se presumirán ingresos, cuando se trate de personas físicas que no estén inscritas en el Registro Federal de Contribuyentes, o bien, que estándolo, no presenten las declaraciones a las que están obligadas, o que aun presentándolas, declaren ingresos menores a las erogaciones referidas. Tratándose de contribuyentes que tributen en el Capítulo I del Título IV de la presente Ley y que no estén obligados a presentar declaración anual, se considerarán como ingresos declarados los manifestados por los sujetos que efectúen la retención.

Fundamento: Artículo 91 tercer párrafo LISR.

No se tomarán en consideración los depósitos que el contribuyente efectúe en cuentas que no sean propias, que califiquen como erogaciones en los términos de este artículo, cuando se demuestre que dicho depósito se hizo como pago por la adquisición de bienes o de servicios, o como contraprestación para el otorgamiento del uso o goce temporal de bienes o para realizar inversiones financieras ni los traspasos entre cuentas del contribuyente o a cuentas de su cónyuge, de sus ascendientes o descendientes, en línea recta en primer grado

Fundamento: Artículo 91 cuarto párrafo LISR.

Conclusión

Como se puede apreciar en lo antes expuesto la guía contabilizadora debe de involucrar la parte fiscal para evitar partidas no deducibles a la empresa y dolores de cabeza en una revisión fiscal.