Como contadores, es común vivir ‘apagando fuegos’. Hace poco conversaba con un colega sobre cómo la operación de un despacho contable suele caer en el ciclo de las urgencias: declaraciones de último minuto y requerimientos atendidos al borde del vencimiento.

¿En dónde creo que está el problema?

El problema, creo yo, es el seguimiento. Aquí una historia en particular de una situación real que tuve en el despacho:

Llega un acto administrativo a un cliente, que ya es una multa por no atender en tiempo un requerimiento de auditoría. La notificación la recibe el representante legal en su teléfono: “tiene un acto administrativo…”. Nos notifica y posteriormente revisamos, y efectivamente estaba el requerimiento de la auditoría y, después, la multa.

Para evitar que el representante legal no nos informara o se le pasara algún correo del SAT, en la firma implementamos un correo para agregarlo en todos nuestros clientes y así recibir notificaciones del SAT. De esta manera debimos habernos dado cuenta del primer requerimiento; sin embargo, no fue así, ya que dicho correo se dejó de revisar.

¿Por qué? Porque no se le dio seguimiento a la instrucción ni a su verificación. Lo anterior costó aproximadamente una multa de 22,000 pesos. Si bien la firma no fue 100% responsable, ya que el representante fue informado, sí contábamos con las herramientas y el proceso para evitarlo.

El riesgo se identificó, se creó el control, se aplicó… pero fallamos en monitorearlo. Y ahí es donde entramos al ciclo de apagar fuegos, porque ya estábamos contra reloj para contestar la auditoría.

Si se hubiera contado con un tablero de KPIs sobre la revisión diaria del correo, correos del SAT pendientes, responsables asignados y fechas de atención, el problema se hubiera evitado. De ahí nuestra conclusión: el seguimiento es clave dentro de la firma. Y esto se puede solucionar desde la implementación de herramientas simples como Google Sheets o aplicaciones diseñadas para el control de actividades y checklists, siempre que exista una disciplina de uso y revisión.

Olvídate de no invertir en la firma o despacho contable

Es necesario invertir en la firma en tecnología y herramientas para el monitoreo. Muchas veces los prestadores de servicios evitamos hacer inversiones más allá del equipo de cómputo y ciertas licencias indispensables; sin embargo, la administración de la firma o del despacho contable es esencial, y las inversiones en ese sentido considero que son indispensables.

No se trata solo de gastar, sino de invertir en control, visibilidad y prevención. Herramientas que te permitan saber, en tiempo real, qué está pendiente, quién es responsable y qué está en riesgo.

Lo anterior garantiza tener control de que las actividades se están cumpliendo y, de esta manera, reducir riesgos como los detallados en la historia anterior. Además, nos posiciona mejor frente a los clientes al ofrecer un servicio más ordenado, profesional y confiable, lo cual se traduce directamente en valor agregado.

Comentario final

Debemos identificar los riesgos de las actividades de nuestros clientes y de nuestra firma o despacho contable, diseñar controles para mitigarlos, así como implementar dichos controles. Sin embargo, también debemos monitorearlos para asegurarnos de que realmente se estén aplicando; de lo contrario, no sirven de nada.

Para iniciar, te recomiendo hacer un listado de tus actividades dentro del despacho e identificar qué riesgos existen. Por ejemplo, al realizar pagos a proveedores a través del portal bancario, uno de los riesgos sería equivocarse de proveedor. Posteriormente, debes definir cómo prevenir que suceda (doble validación, plantillas, autorizaciones) y, por último, monitorear que ese control sí se esté ejecutando en la práctica.

Porque al final del día, el problema no es la falta de procesos… es la falta de seguimiento.