Inventario de activos fijos

En las empresas, el activo fijo, también conocido en las normas de información financiera como “Propiedad, planta y equipo” puede llegar a representar un importe significativo del total de activos, por lo que llevar el control del inventario de activos fijos y administración es indispensable para evitar daños, pérdidas por robos o extravíos, mal uso, entre otras situaciones que pueden perjudicar las ganancias de las empresas.

Uno de los principales objetivos del puesto de Contraloría, es el resguardar los bienes de la empresa, no todas las empresas cuentan con sistemas que permitan la administración de la propiedad planta y equipo, por lo que hemos identificado los principales puntos que deben contener los expedientes y control en Excel de los activos, así como los puntos que consideramos mas importantes que debe contener la política para bienes propiedad de la empresa.

Requerimientos mínimos para la política de resguardo de bienes de la empresa

A continuación, presentamos puntos que consideramos indispensables en las políticas de activos fijo:

• Se debe especificar que es responsabilidad del empleado asegurarse de que cualquier bien, bajo su resguardo, custodia o posesión de la empresa se debe conservar en condiciones satisfactorias,
• bajo ningún motivo o circunstancia se debe abusar, dañar o destruir bienes propiedad de la empresa,
• es responsabilidad de cada empleado de la empresa asegurarse que los bienes en su poder se utilicen únicamente bajo las especificaciones o instrucciones del bien,
• se debe de determinar un monto mínimo de capitalización propiedad, planta y equipo,
• se deben asignar responsables de la toma física de activos de manera periódica.

Requerimientos mínimos del inventario en Excel

A continuación, mencionamos los requerimientos mínimos que consideramos debe contener el Inventario de activos en Excel:

• Código de identificación de cada uno de los activos: los activos deben recibir un código para poder ser identificados de manera sencilla y eficaz.
• Nombre del activo: se menciona la clase de activo y su marca.
• Descripción del Activo: características y especificaciones importantes del activo.
• Ubicación física: es importante señalar en que planta y sección se encuentra el activo.
• Fecha de adquisición: este dato es de utilidad al depreciar el activo y conocer su antigüedad.
• Responsable del activo: empleado que es asignado como responsable de dicho activo.
• Fecha de baja del activo: en que caso de que el activo se haya dado de baja se deberá indicar la fecha, tanto para efectos contables como de control.
• Motivo de baja del activo: es importante describir si la baja se realiza por robo, extravío, obsolescencia, venta, o cualquier otro motivo

Requerimientos del expediente

El contar con expedientes de activos es de suma importancia, para efectos financieros, de control, fiscales, entre otros, por lo que sugerimos contar con los siguientes requerimientos mínimos de las adquisiciones de activo que realicemos:

• Factura de adquisición, pedimento, pago de impuestos, honorarios, instalaciones, adecuaciones, etc. Incurridos en la compra del activo.
• Número d identificación del activo.
• Fotografías del activo fijo.
• Instrucciones de uso y requerimientos técnicos.
• Carta responsiva del empleado a cargo de el activo.
• Cotizaciones, órdenes de compra, correos electrónicos, relacionados con la compra del activo.
• Planos, bitácoras, planes de mantenimiento, entre otros.
• Cualquier otro documento relevante relacionado con el activo.

Conclusión

Tanto para efectos financieros como fiscales es indispensable contar con los inventarios de activos fijos y sus expedientes que le den materialidad y soporte a las cifras presentadas en los estados financieros de las empresas.