En mi experiencia profesional he tenido la oportunidad de laborar en diversas firmas de contadores, así como en empresas de distintos giros. Sin embargo, hay una experiencia en particular que siempre viene a mi mente cuando reviso información financiera (Estados financieros): una empresa de la industria metalmecánica dedica a la industria del papel en la que todo cuadraba como reloj.

El corporativo de dicha empresa se encontraba en Suecia y tenía filiales en todo el mundo, como Cánada, EEUU, México, Brasil e Inglaterra.

En esa organización no existían diferencias, saldos inconsistentes, ni ajustes de último momento. Cada cifra tenía un sustento claro y una lógica contable bien definida, todos los rubros estaban conciliados. Desde mi punto de vista, esto era resultado de políticas contables sólidas, guías contabilizadoras bien estructuradas y checklists de cierre contable estrictos que debían cumplirse sin excepción.

Es importante mencionar que en el presente articulo hablare de puntos enunciativos mas no limitativos, sin embargo, que considero como mínimos en todas las empresas.

La inexistencia de justificación para saldos en rojo en la información financiera

Dentro de un cierre contable adecuado no existe justificación técnica ni contable para presentar saldos en rojo. La presencia de saldos negativos en cuentas cuya naturaleza no lo permite es un indicio de errores en el registro contable, falta de conciliaciones, aplicaciones incorrectas o ausencia de controles. Estos saldos distorsionan la lectura de los estados financieros y deben corregirse antes de considerar cerrado un periodo.

Cuentas por cobrar y reconocimiento de ingresos

En cuentas por cobrar, la revisión de la antigüedad de saldos es indispensable para identificar cuentas vencidas, saldos improcedentes o riesgos de incobrabilidad. No es procedente mantener saldos registrados como público en general, por lo que cualquier importe bajo este concepto debe corregirse, lo anterior debido a que es muy poco probable que se otorguen días de crédito al público en general.

Es necesario conciliar los CFDI emitidos vigentes contra los cargos registrados en cuentas por cobrar, identificar facturas canceladas que continúan provisionadas y revisar notas de crédito emitidas que no hayan sido aplicadas. Los anticipos de clientes deben cancelarse contra ventas cuando el ingreso ya sea exigible, asegurando que el reconocimiento del ingreso se realice conforme a los términos de venta y al principio del devengado.

Cuentas por pagar y proveedores

La revisión de cuentas por pagar debe enfocarse en la antigüedad de saldos, la identificación de facturas canceladas que permanezcan registradas y la correcta aplicación de notas de crédito recibidas. La conciliación entre cuentas por pagar y CFDI recibidos vigentes es un control básico del cierre contable.

Un área de riesgo frecuente es el manejo de anticipos a agentes aduanales. En muchos casos estos anticipos carecen de control adecuado y permanecen como saldos abiertos durante periodos prolongados, al igual que cuentas por pagar relacionadas con facturas de navieras, fletes, seguros y otros servicios logísticos que no se concilian oportunamente.

Inventarios y costo de lo vendido

El cierre contable debe incluir la revisión de la antigüedad de inventarios y la evaluación de su obsolescencia. Es necesario identificar inventarios de lento movimiento, dañados u obsoletos y determinar si requieren ajustes contables.

Los inventarios contables deben conciliarse contra el sistema o ERP utilizado por la empresa. El costo de lo vendido debe corresponder únicamente a mercancía efectivamente vendida y encontrarse correctamente asociado con los ingresos reconocidos, evitando distorsiones en los resultados del periodo.

Activo fijo, amortizaciones y depreciaciones

Debe verificarse que las depreciaciones y amortizaciones hayan sido aplicadas correctamente conforme a la vida útil, tasas y fechas de inicio correspondientes. La omisión de estos cargos o su aplicación incorrecta genera una sobrevaluación de activos y una subestimación de gastos.

Financiamientos, intereses y capital contable

Los intereses derivados de créditos bancarios y de financiamientos con socios o accionistas deben reconocerse de forma correcta y conciliarse contra contratos y estados de cuenta. El capital contable no debe verse afectado si no existen movimientos reales, como aportaciones, reembolsos o capitalizaciones de deuda debidamente formalizadas. Cualquier afectación sin sustento representa un riesgo contable y fiscal relevante.

Nómina, provisiones e impuestos

El cierre contable debe asegurar que la nómina del periodo esté correctamente reconocida, incluyendo sueldos, prestaciones y cargas sociales. Asimismo, deben reconocerse provisiones por seguridad social, impuestos locales sobre nómina y otras obligaciones laborales.

También es indispensable que existan provisiones adecuadas por renta, honorarios, servicios e impuestos a la utilidad, manteniendo consistencia con contratos, historiales y periodos anteriores.

Impuestos y conciliación fiscal contable

Durante el cierre contable debe revisarse la correcta determinación de impuestos trasladados y acreditables, así como la razonabilidad de los saldos fiscales. Una conciliación fiscal contable preliminar permite identificar diferencias relevantes y reducir riesgos antes del cierre anual.

Moneda extranjera y efectos cambiarios

En operaciones en moneda extranjera, los saldos deben revaluarse al tipo de cambio correspondiente, reconociendo adecuadamente la utilidad o pérdida cambiaria. El tipo de cambio utilizado y la fecha de valuación deben ser consistentes con la normatividad aplicable.

Checklists de regalo como herramienta de control

En Tax ID hemos encontrado que una de las formas más efectivas de asegurar cierres contables consistentes es el uso de checklists de cierre contable. Estos permiten estandarizar revisiones, reducir errores recurrentes y asegurar que ningún punto crítico quede sin analizar.

Como apoyo práctico, se comparte un ejemplo sencillo de checklist de cierre contable, el cual puede adaptarse a la operación, tamaño y complejidad de cada empresa. Su objetivo es servir como base mínima para fortalecer el control interno y elevar la calidad de la información financiera.

Comentario final

El cierre contable no es un proceso mecánico ni justificable con excepciones informales. La existencia de saldos en rojo, cuentas con naturaleza contraria o cifras sin sustento refleja fallas de control que deben corregirse oportunamente. Contar con procesos claros, políticas contables sólidas y checklists de cierre contable fortalece la confiabilidad de los estados financieros, reduce riesgos fiscales y mejora la toma de decisiones.

Te invitamos a que redactes tus políticas contables, elabores tus guías contabilizadoras, entre otras herramientas para generar estados financieros de calidad.