El estar en la nube no quiere decir que la seguridad de la información de su Despacho Contable estará disminuida, de hecho el utilizar la tecnología de “la nube” es lo más inteligente que un despacho contable puede implementar.
Al día de hoy no es un requisito el respaldar la información contable en la nube, lo que sí es un requisito es contar con la información resguardada durante un periodo determinado de tiempo.
Anteriormente, la información contable se resguardaba en documentos físicos tales como libros de diario, libros de mayor, pólizas contables, declaraciones anuales en papel, pagos provisionales, pólizas de cheque y en un sinfín de documentos impresos.
Si estás en un Despacho Contable que utiliza servidores físicos en su oficina y confía que con sólo cerrar la puerta del lugar donde lo guarda es completamente seguro, podría ser un gran error. Podría llegar cualquier persona con acceso a su oficina o despacho y podría tener acceso a la información de sus clientes, también sí acceden personas que tengan que ver con el servicio mantenimiento de su oficina tendrá que acompañarlos en todo momento.
Recomendaciones para el manejo de la nube en despachos contables
Existen diferentes servicios en la nube que los contadores o despachos contables pueden utilizar tanto para eficientar sus actividades, como para proteger la información de sus clientes.
A continuación les daré algunos de las buenas prácticas que un despacho debe tener para cuidar su información:
Dropbox
Sin duda dropbox es la herramienta preferida de muchas oficinas que manejan información y que desean que se resguarde en tiempo real.
En algunos casos basta con tener la cuenta gratuita para respaldar la información importante (2 gb).
Puedes tener la misma información en diferentes computadoras, esto sirve mucho para los Contadores que tienen una computadora en su oficina y una laptop que utilicen cuando salgan de visita con un cliente o de viaje.
Google Docs
En lo que a tareas contables se refiere, una de las principales labores es hacer cumplir a sus clientes con sus obligaciones fiscales. En este sentido se debe llevar un control muy estricto que permita verificar que se cumplan estas obligaciones ante el SAT, IMSS e Infonavit.
Recomiendo utilizar Google docs a los despachos contables porque maneja documentos colaborativos, esto quiere decir pueden crear un documento que recabe toda la información referente a los pagos provisionales que se han presentado o cuotas con el IMSS que se hayan pagado.
La diferencia que tiene con dropbox es que pueden estar utilizando el mismo documento al mismo tiempo y a cada quien se le puede asignar un permiso específico dentro del documento.
Servidores Virtuales
En el mercado existen servidores virtuales que ayudan a tener prácticamente una computadora siempre prendida y a disposición del usuario.
Utilización de estas máquinas virtuales en los despachos contables es muy recomendable porque pueden instalar el software contable que necesiten y siempre estará disponible para acceder desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
CalcImp
Si tu despacho contable aún realizar las contabilidades y calculo de impuestos de manera manual, deberías de conocer este sistema de cálculo de impuestos en la nube.
No sólo porque el resguardo de la información sea de manera automática, sino por la cantidad de tiempo que te ahorras al no estar capturando póliza por póliza y también ingresando números de cuenta de bancos, clientes, impuestos, etcétera. Para probar este sistema en linea dándote de alta gratuitamente desde aquí
Contabilidad en la Nube de ContadorMx
Este es un desarrollo creado por contadores y para contadores, se trata de un sistema en línea para realizar la contabilidad de cualquier tipo de contribuyente.
Una de las características principales es el manejo de perfiles tanto para los administradores del despacho contable, auxiliares incluso da acceso a los clientes para que puedan ver su situación financiera-contable
Si quieres más información respecto a este sistema puede saber acceder desde aquí
Conclusión
Si ya utilizas alguna de estas opciones ¡Te felicito!, pero si no utilizas ninguna te recomiendo empezar a probarlas. Ya que el día de hoy la contabilidad se maneja de manera electrónica y debes de tener un sistema que te permita trabajar, respaldar, consultar y y sobre todo tener la certeza de qué te información está segura en la Nube.
Nuestra labor es compartir a Contadores Públicos, Despachos y Empresas, nuestra experiencia en el ámbito contable, fiscal, financiero y de seguridad social, con el fin de promover la cultura contable en México.
Esperamos les sea de utilidad la información aquí publicada, puedes enviarnos tu consulta al correo electrónico: contacto@contadormx.net
Dios los siga bendiciendo!!!Muchas gracias x compartir, de gran utilidad.
EXELENTE INFORMACION FISCAL DE ACTUALIDAD
Hola ¡¡¡¡ me parece muy relevante todo el contenido de la información…. gracias por compartirla ¡¡¡¡¡… saludos ¡¡¡
Muchas gracias por visitarnos!
Saludos Maria Angelica