Plazos para conservación de la Contabilidad y documentación del CFF



Uno de los temas que solemos analizar año con año es el destruir o desechar documentación e información para efectos de liberar espacio en nuestro en nuestros archivos ya sea físicos o virtuales, pero antes de hacerlo primero debemos de analizar lo que nos señala el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación el cual nos indica lo siguiente:

Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación

Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código.

Así como también nos hace mención que aquellas personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

La fracción III del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación nos indica lo siguiente referente sobre en qué medios debemos de conservar la contabilidad: 

III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

La información que forma parte de nuestra contabilidad de conformidad con el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación será la siguiente:

  • Libros, sistemas y registros contables.
  • Papeles de trabajo.
  • Estados de Cuenta.
  • Libros y Registros Sociales
  • Cuentas especiales.
  • Control de inventarios y método de valuación.
  • Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
  • Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
  • Documentación comprobatoria e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales mediante la cual se acrediten los ingresos y deducciones.

De conformidad con el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación la información que forma parte de nuestra contabilidad así como también para aquellas personas que no estén obligadas a llevar contabilidad la documentación relacionada con el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, se debe de conservar por un plazo de cinco años, el cual se empieza a contar a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones relacionadas con ella.

Debemos de tomar en cuenta que tratándose de contabilidad y documentación correspondiente a actos cuyos efectos se prolonguen en el tiempo, el plazo de cinco años comenzará a contar a partir del día en el que se presente la declaración del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos, un claro ejemplo de este supuesto sería la amortización de pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, caso en el cual empieza a contar plazo para efectos del ejercicio en el que surgió la pérdida a partir de que esta se terminó de amortizar, algo similar a lo comentado ocurre tratándose de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio ya que el citado plazo empezará a contarse a partir de la fecha en que quede firme la resolución que les ponga fin.

Es importante mencionar que de conformidad con lo que marca el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, la documentación que se enlista a continuación se deberá de conservar durante el tiempo que subsista la Sociedad:

  • Actas constitutivas de la persona moral.
  • Actas de aumento de capital, estados de cuenta que expidan las instituciones financieras en el caso de que el aumento haya sido en numerario o bien avalúos en el caso de que el aumento haya sido en especie o con motivo de un superávit derivado de revaluación de bienes de activo fijo.

Tratándose de aumentos por capitalización de reservas o dividendos, adicionalmente se deberán de conservar las actas de asamblea en la que consten dichos actos, así como los registros contables correspondientes, en el caso de aumentos por capitalización de pasivos adicionalmente se deberán conservar las actas en las que consten dichos actos, así como el documento en el que se certifique la existencia contable del pasivo y el valor correspondiente del mismo.

  • Actas de disminución del capital y estados de cuenta que expidan las instituciones financieras en el que conste dicha disminución.

Tratándose de las actas en las que se haga constar la disminución de capital mediante liberación concedida a los socios, se deberá conservar las actas de suscripción, de liberación y de cancelación de las acciones según corresponda.

  • Actas de fusión o escisión de sociedades, estados de situación financiera, estado de variaciones en el capital contable y los papeles de trabajo de la determinación de la cuenta de utilidad fiscal neta y de la cuenta de aportación de capital, correspondientes al ejercicio inmediato anterior y posterior a aquel en que se haya realizado la fusión o la escisión.
  • Constancias que se emitan o reciban las personas morales al distribuir dividendos o utilidades y estados de cuenta que expidan las instituciones financieras en los que conste dicha situación.
  • Información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 (Ganancia por enajenación de acciones) y 23 (Costo comprobada de adquisición de acciones en enajenaciones subsecuentes) de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
  • Información y documentación necesaria para implementar acuerdos alcanzados como resultado de los procedimientos de resolución de controversias contenidos en los tratados para evitar la doble tributación.
  • Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales.

No obstante, a lo señalado anteriormente el artículo 67 del Código Fiscal de la Federación indica que, en los siguientes casos, el plazo para que la autoridad ejerza facultades de comprobación se extiende a diez años:

  • No se haya presentado solicitud en el registro federal de contribuyentes.
  • No lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece el Código Fiscal de la Federación.
  • Cuando no se presente declaración del ejercicio estando obligado a ello.
  • Cuando no se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información que respecto al impuesto al valor agregado o impuesto especial sobre producción y servicios se solicite en dicha declaración.

Además de todo lo mencionado en el presente también debemos de tomar en cuenta lo que nos señala el artículo 38 del Código de Comercio que nos establece que se deberá de conservar los comprobantes originales de las operaciones del comerciante en formato impreso o en medios electrónicos por un plazo mínimo de diez años.

Conclusiones

Recomendamos a nuestros lectores antes de destruir o desechar documentación que forme parte de la contabilidad o en el caso de aquellas personas que no estén obligadas a llevar contabilidad la documentación relacionada con el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, analicen a partir de qué fecha dejaron de tener efectos fiscales y de esta manera contar con la documentación e información que en su caso podría ser solicitada por la Autoridad.
 
 

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