Registros contables por operaciones en comercios electrónicos (Amazon)



Unos de los principales dolores de cabeza del departamento de contabilidad de las empresas dedicadas al “e-commerce” es la correcta contabilización de los diferentes tipos de transacciones de la plataforma de Amazon.

Derivado de lo anterior decidimos presentar la siguiente guía con los principales conceptos detallados en el estado de cuenta de dicha plataforma:

Principales definiciones y cuentas contables requeridas

A continuación, presentamos las que consideramos las principales definiciones, así como las cuentas contables que requerimos crear en nuestro catálogo de cuentas para el correcto control y registro de las transacciones en el estado de cuenta de Amazon:

  • Amazon: Plataforma de venta en línea que opera bajo venta en consignación.
  • “Fullfilled by Amazon” (FBA): se refiere a cuando el vendedor envía producto a los CEDIS de Amazon y este se hace cargo del envío al cliente y la logística.
  • “Fullfilled by Merchant (FBM)”: se refiere cuando el vendedor envía directamente el producto de sus instalaciones al cliente final.
  • Cuenta Contable “Amazon banco”: esta cuenta contable es la que refleja el saldo de efectivo disponible en la plataforma.
  • Cuenta Contable “Amazon Cliente”: esta cuenta se utilizará para el registro de las ventas en la plataforma.
  • Cuenta Contable “Amazon Proveedor”: esta cuenta se utilizará para el registro de los cargos realizados por Amazon como lo puede ser las comisiones de venta y tarifas de logística. 

¿En qué rubro debemos presentar el efectivo disponible de la plataforma Amazon?

La plataforma de Amazon tiene disponible un estado de cuenta con los diferentes tipos de tipos de transacciones como los son por ejemplo las ventas de producto y los cargos por tarifas de venta, el neto de los “depósitos” menos los “retiros” es igual al saldo disponible monetario que Amazon transferirá a nuestra cuenta bancaria de manera periódica.

Las normas de información financiera definen efectivo como: “la moneda de curso legal en caja y en depósitos bancarios disponibles para la operación de la entidad”

Derivado de lo anterior consideramos que el saldo disponible de efectivo en la plataforma de Amazon forma parte del rubro de “efectivo y equivalentes de efectivo”.

Los principales conceptos que encontramos el detalle del estado de cuenta de Amazon son los siguientes (lista enunciativa no limitativa):

                     Operaciones Estado de Cuenta                                                          Conceptos de Movimiento

(+) Ventas de productos Los movimientos con saldo positivo son ventas de producto al precio de lista, los movimientos negativos se tratan de reembolsos y reembolsos por reintegro.
(+) Impuesto de ventas de productos Los movimientos con saldo positivo son por el Impuesto al Valor Agregado del producto y los movimientos con saldo negativo corresponden a los reembolsos.
(-) Impuesto de retenciones en la plataforma Los movimientos con saldo negativo corresponden al IVA Trasladado Retenido temporalmente por Amazon. Los movimientos con saldo positivo son por el IVA retenido en reembolsos.
(-) Tarifas de venta /FBA /Otros Los movimientos con saldo negativo son comisiones de servicios de Amazon. Los movimientos con saldo positivo corresponden a reembolsos.

Ejemplos de los principales registros contables

Venta de producto: Cuando se realice la venta del producto en la plataforma se deberá registrar la venta contablemente:

Nombre cuenta Debe Haber
Cuentas por cobrar Amazon (Activo) 116,000  
IVA pendiente de trasladar (Pasivo)   16,000
Ventas gravadas a la tasa 16 % Iva (Resultados)   100,000
Sumas Iguales 116,000 116,000

Registro de cobranza: De manera inmediata debemos reconocer la cobranza aun cuando Amazon no haya realizado el deposito del efectivo a nuestra cuenta bancaria:

Nombre cuenta Debe Haber
IVA pendiente de trasladar (Pasivo) 16,000  
Banco Virtual Amazon (Activo) 116,000  
 Cuentas por cobrar Amazon (Activo)   116,000
IVA trasladado (Pasivo)   16,000

Tarifas de venta y Tarifas FBA: Estas tarifas y comisiones serán descontadas en el mes en que ocurren sin embargo el CFDI será enviado hasta el siguiente mes, por lo que deben ser provisionadas:

Nombre cuenta Debe Haber
Comisiones Amazon (Resultados) 50,000  
 IVA Pendiente de Pago al 16% (Activo) 8,000  
Amazon por pagar (Pasivo)   58,000

Pago a Amazon de tarifas de venta y tarifas FBA: De manera inmediata Amazon restringe el efectivo por el cargo de las comisiones y tarifas relacionadas con las ventas por lo que debemos reconocer el momento:

Nombre cuenta Debe Haber
 Amazon por pagar (Pasivo) 58,000  
IVA Acreditable Pagado 16% (Activo) 8,000  
Banco Virtual Amazon (Activo)   58,000
IVA Pendiente de Pago al 16% (Activo)   8,000

Retiro de Fondos de la plataforma: Amazon aproximadamente cada 15 días transferirá el efectivo disponible en la plataforma a nuestra cuenta bancaria como lo puede ser Banamex:

Nombre cuenta Debe Haber
Banamex (Activo) 50,000  
Banco Virtual Amazon (Activo)   50,000

Conclusiones

Como se puede observar en el presente artículo nuestra recomendación es dar un tratamiento al saldo disponible en las plataformas digitales con el de las cuentas bancarias tradicionales como BANAMEX, BBVA, etc. Recomendamos a nuestros lectores analizar cada uno de los cargos presentados por la plataforma y realizar una guía contabilizadora para su correcto registro y conciliación.
 
 

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