La manera de efectuar la nomina ha cambiado mucho últimamente y podríamos decir que ya no se limita a solo hacer el calculo imprimir y entregar las cantidades remunerando al trabajador por sus servicios otorgados.
Las compañías líderes deciden cuáles componentes de la función de nóminas pueden ser obtenidos mediante “outsourcing” o por medio de un contrato de servicios compartidos, y cuáles se manejan mejor internamente. Estas compañías usan tecnología para automatizar y agilizar las actividades internas de nóminas al mismo tiempo que ofrecen a los empleados opciones de pago más convenientes, seguras y sencillas, con un acceso más rápido a la información. El resultado es un proceso más eficiente uno que cuesta menos, requiere menos tiempo y mano de obra para producirse, que libera al personal del departamento para que pueda concentrarse en actividades más estratégicas.
El objetivo es procesar la nómina con los costos más bajos posibles y con el servicio de más alta calidad para los empleados, dentro de las políticas de la compañía y de las
regulaciones gubernamentales.
Las compañías que aplican las mejores prácticas usan listas de comprobación para asegurarse que este departamento sigue los procedimientos adecuados.
Para lograrlo, se aplican las siguientes mejores prácticas:
Maximizar la eficiencia de la nómina mediante el “outsourcing” o mediante servicios compartidos. Las compañías que procesan su nómina tienen varias opciones: pueden procesar todas las actividades internamente a través de un departamento centralizado o de un centro de servicios compartidos; pueden colocar en “outsourcing” todas las actividades de nómina a través de un despacho especializado en este servicio, o pueden conservar algunas de dichas actividades internamente y recibir “outsourcing” para el resto de ellas.
Integrar los datos de la nómina y de recursos humanos en un solo sistema. Continuamente, las compañías buscan reducir el número de tareas administrativas que requieren de una gran mano de obra intensiva y los costos asociados con ellas. En lugar de mantener sistemas de información independientes para la nómina y los recursos humanos, las compañías que aplican las mejores prácticas usan un sistema central e integrado. Este tipo de sistema usa una sola base de datos de los empleados para soportar todas las funciones de recursos humanos y nóminas. Debido a que los datos de los empleados se ingresan únicamente una vez, el registro de datos redundantes se elimina; con esto se reduce el número de personal para ingresar la información y para asegurar la consistencia de los datos a través de los departamentos.
Eliminar el error humano de los datos de tiempo y asistencia, utilizando herramientas automatizadas. Las compañías que aplican mejores prácticas usan gafetes electrónicos, sistemas para grabaciones de voz interactivas (IVR, por sus siglas en inglés), sistemas biométricos y tecnologías basadas en la web para eliminar las impresiones en papel de los reportes de tiempo y asistencia. Debido a que el personal de nómina no necesita transferir y calcular manualmente los datos que no son automáticos, los reportes de tiempo y asistencia que no están impresos minimizan los registros de datos redundantes, disminuyen el tiempo de procesamiento de la nómina y requieren de menos mano de obra.
Eliminar la opción de pago por medios impresos. Las compañías líderes buscan pagar a sus empleados de manera electrónica para reducir el tiempo de procesamiento de la nómina y sus costos, para aumentar la productividad de los empleados y reducir la emisión de gases de efecto invernadero. Debido a que el pago de los empleados es depositado en una cuenta bancaria a la que el empleado puede acceder, no hay necesidad de un recibo impreso del pago, eliminando el tiempo y gastos asociados con la emisión de los cheques.
El pago electrónico también reduce la posibilidad de cheques perdidos, robados o fraudulentos para la compañía. Una opción para recurrir a esta alternativa es la tarjeta de nómina o la tarjeta de débito.
Establecer barreras contra el fraude en la nómina. A pesar del mayor enfoque en los controles antifraude, el fraude en la nómina es un problema bien conocido para muchas compañías. Estos crímenes pueden ser extremadamente costosos. En particular, el fraude en la nómina puede afectar directamente los márgenes de utilidad de la compañía.
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