El Manejo de las Hojas de Calculo Excel y Riesgos que conllevan

Uno como Contador Publico y como cualquier otro profesionista o no profesionista hemos tenido la satisfacción de manejar una hoja de cálculo de Excel para poder llevar ya sea registro, calcular, graficar y en general para obtener los resultados que nos arrojen sin tener que tallar lápiz (como antes).

En esta articulo nos muestran cuales son los riesgos latentes para los que manejan las hojas de calculo, es para que analicen cuales son cada uno de los controles para el manejo de esas hojas de calculo para las siguientes actividades y al final un listado de los posibles riesgos del manejo de esta poderosa herramienta:

1. Inventario de las hojas de cálculo.
2. Evaluación de sus usos y complejidad.
3. Determinación del nivel de control necesario.
4. Evaluación de los controles existentes actuales.
5. Desarrollo de los planes de acción para remediar las deficiencias de control.

1. Inventario de las hojas de cálculo
El levantamiento de un inventario es crítico para delimitar el universo de las hojas de cálculo a evaluar. El inventario debe incluir:
• Nombre de la hoja de cálculo.
• Breve descripción y los rubros financieros calculados.
• Departamento responsable de la hoja de cálculo y lista de sus usuarios.
• Frecuencia e importancia de los cambios en las mismas.

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2. Evaluar el uso y complejidad de las hojas de cálculo
Esto implica determinar las categorías de uso de las hojas de cálculo como operativa, analítica y financiera, así como su nivel de complejidad como baja, moderada y alta. (Véase punto IV anterior).

3. Determinar el nivel necesario de controles para las hojas de cálculo
La adecuada combinación de controles mitiga el riesgo errores, tales como:
a) Solicitudes de cambios, pruebas y aprobaciones de cambios por personas independientes.
b) Uso de versiones actualizadas de cada hoja de cálculo identificada por su nombre y estructura de directorios.
c) Accesos con derechos para crear, leer, actualizar y borrar, así como el uso de contraseñas de acceso.
d) Control de captura de datos que asegure totalidad y exactitud.
e) Seguridad e integridad de los datos, que asegure su salvaguarda y actualización, protegiendo las celdas para prevenir cambios inadvertidos y archivando en directorios protegidos.
f) Conservar documentación adecuada y actualizada de los objetivos y funciones específicas de cada hoja de cálculo.
g) Definir un ciclo de vida estándar de las hojas de cálculo complejas, que consideren las fases de diseño, construcción, pruebas y mantenimiento.
h) Respaldo regular de las hojas de cálculo.
i) Mantenimiento de archivos históricos para consulta.
j) Inspección lógica por una persona distinta al usuario o su desarrollador.
k) Segregación de funciones/roles y procedimientos respecto a responsabilidades, propiedad, autorización y usos.
l) Revisiones analíticas para detectar errores. 

El nivel de control se establece en función del uso y complejidad, y al nivel de confianza requerido sobre la información contenida. Incluso las hojas de cálculo de baja complejidad e importancia, generalmente, requieren de los controles de los incisos (a) a (e) anteriores.

4. Evaluar los controles existentes en cada hoja de cálculo
La evaluación de los controles en las hojas de cálculo se realiza comparando los controles existentes con los “necesarios”, según su uso y complejidad. Cualquier falla se debe identificar como asunto a remediar.

Las hojas de cálculo que apoyan a los informes financieros se consideran procesos manuales sujetos a probarse. Algunos ejemplos de pruebas para las hojas de cálculo son:

• Mantener dos copias de una hoja de cálculo con cambios a ambas realizados por diferentes personas, comparando los resultados.
• Proteger celdas para restringir su acceso y probar sus contraseñas.
• Uso de nombres convencionales para identificar la versión de la hoja de cálculo.

5.  Desarrollo de planes de remediación de las deficiencias de control
Un plan de remediación se desarrolla por cada falla de control identificada para disminuir a un nivel aceptable el riesgo de error de acuerdo con su uso y complejidad. Se recomienda priorizar la remediación de las fallas de control. Los elementos clave del plan de remediación incluyen:

• Asignación de las responsabilidades de remediación.
• Fechas de remediación requeridas.
• Priorización de esfuerzos de remediación.

En la medida que crezca la importancia del uso y complejidad de la información contenida en la hoja de cálculo, así como de la confiabilidad requerida, será necesario ponderar la conveniencia de migrar los cálculos generados a un sistema formal.

Las hojas de cálculo son sencillas de usar y de costo bajo. Sin embargo, se ha descuidado el riesgo de los errores cuando estas herramientas apoyan cifras y revelaciones de los estados financieros. Al respecto es importante identificar las fallas de control que pueden originar errores significativos y, en su caso, implementar los controles apropiados. Sin embargo, es necesario evaluar la conveniencia de migrar a un sistema o aplicación formal que contenga los controles adecuados integrados.

Riesgos inherentes de las hojas de cálculo
El riesgo y la magnitud de las dificultades en las hojas de cálculo considera:
• Complejidad de cálculos.
• Propósito y uso.
• Número de usuarios.
• Tipo de accesos potenciales, lógica y errores en la interfaz.
• Tamaño.
• Comprensión y documentación de los requerimientos del desarrollador.
• Usos de los resultados obtenidos.
• Frecuencia y oportunidad de los cambios y modificaciones.
• Desarrollo, desarrollador, entrenamiento y pruebas antes de su uso.
• La facilidad para hacer cambios en las hojas de cálculo y la carencia de controles incrementan su riesgo inherente a los errores como:

• Error de captura.
• Error de lógica (fórmulas inapropiadas).
• Errores de interfaz (importación y exportación de y a otros sistemas).
• Otros errores (como rangos inadecuados en las celdas, errores en los vínculos con otras hojas de cálculo, etc.)

Fuente: PWC

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