Muchos despachos contables no logran superar los primeros años de operación. Las causas no siempre están relacionadas con el conocimiento técnico, sino con decisiones estratégicas, estructurales y financieras que se toman, o se dejan de tomar desde el inicio.

Tax ID inició operaciones de manera formal en mayo de 2017, por lo que estamos próximos a cumplir 10 años operando. A partir de esta experiencia, he decidido abordar en este artículo algunas circunstancias que, desde mi punto de vista, pueden llevar a la desaparición de los despachos contables.

Antes de Tax ID, ya había participado en la constitución de un despacho de servicios de auditoría al salir de KPMG. Ese despacho existió aproximadamente dos años. Hoy, con la distancia que da el tiempo, puedo identificar varios errores y visiones equivocadas que tuve alrededor de 2010, pero que también fueron clave para volver a intentarlo en 2017 con una perspectiva distinta.

Los errores estratégicos que pueden desaparecer en despachos contables

Uno de los principales riesgos es la concentración del negocio. Vivir de uno o dos clientes, por más importantes que sean y aunque tengan altos niveles de facturación, es vivir en la cuerda floja. En cualquier momento esos clientes pueden irse y, si no se cuenta con flujos suficientes para sostener la operación, el despacho prácticamente desaparece de forma inmediata.

Otro riesgo importante es depender de un solo nicho de negocio. Un ejemplo claro fue lo que ocurrió con la auditoría durante el sexenio de Felipe Calderón. De un día para otro se legisló la no obligatoriedad del dictamen fiscal, lo que provocó el cierre de muchos despachos contables enfocados exclusivamente en dictaminar estados financieros y que no lograron reinventarse con la suficiente rapidez.

También es común el esquema de “todos somos socios en partes iguales”. En mi experiencia, este modelo suele generar problemas rápidamente. Siempre habrá un socio más enfocado en ventas, otro con un perfil más técnico, otro que sobregasta o que no tiene la misma visión financiera.

Estas diferencias, si no se regulan, terminan generando conflictos casi inmediatos. Por ello, considero indispensable establecer reglas claras en la distribución de dividendos o beneficios económicos, de forma que la relación entre socios sea lo más justa posible y no se desgaste con el tiempo.

Nos guste o no, las firmas de servicios contables son empresas que buscan maximizar sus beneficios económicos. En el momento en que se contrata personal y se busca consolidar una estructura, los socios dejan de ser contadores independientes y se convierten en empresarios. Desde esta óptica, es un error no manejar un despacho como una empresa.

Planeación financiera y estructura: pilares para la continuidad de un despacho contable

Un despacho debe contar con procesos claros, capacitación constante, infraestructura adecuada y una política de reinversión. Exprimir la firma mes a mes, no generar reservas y no contar con recursos para los tiempos de vacas flacas puede llevar al cierre o a tener que prescindir de personal. La planeación financiera es tan necesaria en un despacho contable como en cualquier otra empresa. La firma no debe vivir al día ni ser vaciada antes del 31 de diciembre de cada ejercicio; esta es una de las áreas donde más cuidado se debe tener.

Otro punto crítico es la dependencia de un solo socio. ¿Qué sucede si la firma depende operativa o comercialmente de una sola persona? Esa persona puede enfermar, renunciar o incluso fallecer, y la existencia del despacho puede verse seriamente comprometida. Una de las principales ventajas de los despachos contables frente a un contador independiente debería ser la continuidad: no depender de una sola persona, sino de una estructura de profesionales. Si alguien sale de vacaciones no debería pasar nada; si alguien renuncia, debe existir quien lo reemplace; si un socio falta, la firma debe seguir operando y generando ingresos.

Hace un par de meses, en una plática, escuché a un director de una firma decir cuánto odiaba la administración y que lo único importante era vender. Desde mi punto de vista, es un consejo peligroso. Los ingresos son indispensables, pero administrarlos correctamente es lo que garantiza la continuidad. De nada sirve vender y vender si no existe una estructura administrativa y operativa sólida; tarde o temprano el desgaste llega y el riesgo de cierre se vuelve real.

Comentario final

En lo personal, considero que la generación de ingresos, la operación y la administración deben tener la misma importancia dentro de una firma. Solo así se puede garantizar la continuidad y la capacidad de superar retos económicos, disminuciones en ingresos o cambios legislativos externos. No hay que poner todos los huevos en la misma canasta; esta frase clásica sigue siendo de vital importancia para la continuidad de una firma contable en México.

Invito a los profesionales de la contabilidad, finanzas e impuestos a trabajar en equipo para fortalecer la continuidad de nuestras firmas en un entorno de constantes cambios, mayor cumplimiento y creciente regulación.