Este artículo nace de una de las preguntas que más recibimos en ContadorMX, y también, de conversaciones cotidianas con colegas y clientes en TaxID.

Esta duda no es exclusiva de estudiantes o recién egresados, es común escucharla también entre profesionistas con varios años de experiencia que, después de trabajar en despachos o empresas, deciden independizarse y no saben por dónde empezar.

¿Cómo iniciar correctamente la estructura de una firma de contadores?

Firma de contadores: persona física o persona moral

Una de las primeras decisiones al iniciar una firma de contadores es definir si conviene operar como persona física o constituir una sociedad. No existe una respuesta única; ambas opciones pueden ser correctas dependiendo del momento profesional y del tipo de clientes que se quieran atender.

En México existe actualmente el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) para personas físicas, con tasas de ISR que van del 1 % al 2.5 % sobre lo efectivamente cobrado. Este régimen incluye a profesionistas que prestan servicios independientes, como contadores, fiscalistas, auditores y asesores empresariales.

Cuando se cumplen los requisitos del régimen, no se tienen empleados, la cartera de clientes apenas está comenzando y no existen socios, RESICO suele ser una muy buena opción: permite reducir de manera importante la carga fiscal y administrativa, y ese ahorro puede destinarse a cosas que realmente hacen crecer el despacho: tecnología, capacitación, procesos y, más adelante, personal.

Con el tiempo, sin embargo, la realidad cambia. Conforme se buscan clientes más grandes o más formales, la estructura como persona física empieza a quedarse corta, no tanto por un tema fiscal, sino por percepción, continuidad y capacidad operativa.

Sociedades: una evolución natural

Muchos contadores optan por constituir una sociedad civil cuando el despacho empieza a tomar forma. Cuando estas sociedades tributan en el Título II de la Ley del ISR, permiten ciertos esquemas que, bien utilizados, pueden ser eficientes, como el pago y deducción de anticipos de utilidad a socios mediante asimilados a salarios, la tributación con base en flujo y una PTU con un tope menor al de las sociedades mercantiles.

Desde la experiencia que hemos tenido en TaxID, la sociedad civil suele ser una buena etapa intermedia para firmas en crecimiento. No obstante, también tiene puntos que deben analizarse con cuidado, ya que en la mayoría de los casos no es una figura de responsabilidad limitada, lo que implica riesgos patrimoniales si no se planea correctamente desde el inicio.

Las sociedades mercantiles, por otro lado, implican mayores costos de constitución y operación, pero ofrecen una estructura más robusta, mayor formalidad y una mejor percepción ante clientes de mayor tamaño o con procesos más estrictos de alta de proveedores.

Entonces, ¿qué conviene más?

Si lo que se busca es iniciar de manera sencilla, con bajos costos y máxima eficiencia fiscal, operar como persona física puede ser una excelente alternativa. No hay gastos de constitución, los honorarios contables suelen ser más bajos y la carga administrativa es menor.

Cuando ya existen socios, se busca atender clientes de mayor perfil o se quiere construir algo que vaya más allá del trabajo individual, una sociedad —civil o mercantil— suele ser una opción más adecuada, aun cuando los costos sean más altos.

Escalabilidad: el verdadero reto de una firma de contadores

Uno de los retos más grandes en cualquier despacho contable es la escalabilidad. A diferencia de otros negocios, el nuestro depende en gran medida del tiempo y del trabajo humano, lo que naturalmente pone un límite al crecimiento.

Aun así, gran parte de la contabilidad y de los impuestos se basa en tareas repetitivas y procesos que pueden estandarizarse o automatizarse. Hoy existen softwares contables, herramientas de control de horas y soluciones basadas en inteligencia artificial que permiten liberar tiempo operativo y enfocarse en análisis y toma de decisiones.

En nuestra experiencia en TaxID, invertir en tecnología desde etapas tempranas ha sido clave. No solo para crecer, sino para entender qué clientes son rentables, cuánto tiempo se les dedica y cuándo es momento de decir que no. Aprender a rechazar clientes o dejar ir aquellos que no aportan valor es parte natural del crecimiento de una firma de contadores.

Imagen, continuidad y confianza

Aunque no siempre se reconoce, la imagen que proyecta una firma de contadores influye en la confianza del cliente. Para muchos, no es lo mismo contratar a un contador independiente que a una firma de contadores con estructura, equipo y procesos definidos.

Cuando un cliente trabaja con una firma de contadores, entiende que el servicio no depende de una sola persona. Sabe que, aunque el socio no esté involucrado en todas las tareas del día a día, existe una estructura que garantiza continuidad. Este punto es fundamental para poder delegar, crecer y evitar que todo dependa del socio fundador.

Recomendación general

Desde una perspectiva práctica, suele tener sentido iniciar como profesionista independiente, aprovechar los beneficios fiscales y administrativos disponibles y reinvertir esos recursos en estructura y tecnología. Más adelante, cuando el despacho lo permita, migrar a una sociedad suele ser el paso natural para escalar de forma ordenada.

Comentario final

En lo personal, inicié como persona física con actividad empresarial. A los pocos meses decidí constituir una sociedad civil al asociarme con un especialista en impuestos y devoluciones de IVA.

Con el tiempo, he comprobado que la constitución de una empresa, bien planeada desde el inicio, es una de las mejores herramientas para delimitar responsabilidades, establecer reglas claras entre socios y profesionalizar la operación. Además, haberlo hecho en TaxID nos permitió presentarnos de una manera más sólida ante clientes de perfil medio y alto con los que ya habíamos trabajado, facilitando procesos comerciales y el alta como proveedores.