En la era de la Inteligencia Artificial considero que los primeros roles en desaparecer o que ya están desapareciendo son los repetitivos y mecánicos, por lo que es importante que un auxiliar contable no sea capturista nada más si no también ejecute un análisis de la información.

Si eres auxiliar contable, tu trabajo no es solo “capturar” o “cuadrar”. Tu trabajo es cuidar la calidad de la información que va a servir para tomar decisiones financieras, cumplir obligaciones fiscales y, muchas veces, enfrentar revisiones de autoridades.

Un error pequeño en contabilidad casi nunca se queda pequeño: se amplifica en impuestos, flujo de efectivo, decisiones incorrectas y retrabajos innecesarios para todo el equipo.

Antes de enviar información a tu encargado, hay ciertos errores que no puedes permitirte cometer:

Bancos no conciliados o “cuadrados a la fuerza” por parte del auxiliar contable

El banco siempre debe estar conciliado.

El saldo contable de bancos debe ser exactamente el mismo que el saldo del estado de cuenta bancario al cierre del mes. No “parecido”, no “más o menos”, en caso de diferencias deben estar conciliadas.

Eso implica:

• Reconocer todos los depósitos y retiros.
• Incluir comisiones bancarias, intereses, seguros, cargos automáticos, devoluciones y ajustes.
• Entender cada movimiento. Si no sabes qué es, pregunta.

Nunca, bajo ninguna circunstancia:

• Mandes movimientos a cuentas de anticipo si no estas seguros que corresponde anticipos.
• Mandes movimientos a “no deducibles”.
• Mandes movimientos a cuentas genéricas solo para que el banco cuadre.

Cuadrar bancos sin entenderlos no es contabilidad, es esconder errores. Y esos errores terminan saliendo… casi siempre en el peor momento.

Balanza con saldos en rojo o de naturaleza contraria

No hay nada más frustrante que revisar una balanza con saldos en rojo donde no deberían existir.

Ejemplos comunes:

• Clientes en rojo: normalmente significa ingresos facturados no provisionados o errores en aplicación de cobros.
• Proveedores en rojo: gastos no provisionados o pagos mal aplicados.
• Bancos en rojo: depósitos no reconocidos o egresos mal registrados.

Estos errores no solo son contables. Tienen impacto:

• Financiero (estados financieros incorrectos).
• Fiscal (ISR, IVA, deducciones mal calculadas).
• Operativo (decisiones basadas en información falsa).

Si ves un saldo en rojo, no lo ignores. Revísalo y pregunta. No está mal preguntar; está mal mandar información incorrecta.

Balanza descuadrada: eso no se entrega

Una balanza que no cuadra no se entrega.

Si la balanza no cuadra, algo está mal, y puede ser:

• Movimientos en cuentas de cuadre.
• El periodo anterior sigue abierto.
• Alguna cuenta mal configurada.
• Errores de integración o importación.
• Pólizas incompletas.

Tu responsabilidad es detectar el problema, no necesariamente resolverlo solo. Si necesitas apoyo, pídelo. Pero nunca normalices entregar una balanza descuadrada “para avanzar”.

Cerrar un mes mal es sembrar problemas para los siguientes meses.

Gastos mal clasificados en cuentas genéricas

La contabilidad debe decirnos en qué se está gastando el dinero.
Si todo termina en “gastos en general” o “mantenimiento”, la contabilidad deja de servir.

Clasificar correctamente permite:

• Analizar costos.
• Identificar gastos relevantes.
• Tomar decisiones.
• Explicar números al cliente.

Por ejemplo:

• Honorarios personas físicas no dice nada por sí solo.
• Separar honorarios legales, contables, migratorios, tecnológicos, etc., sí genera información útil.

La clasificación correcta no es un lujo, es parte esencial del trabajo contable.

Automatización sin revisión (el error silencioso)

La automatización es una gran herramienta… si se revisa.

Errores muy comunes:

• En enero se compra despensa en Walmart y queda configurado.
• En marzo se compra una computadora y un monitor en Walmart… y se manda a despensa.
• En Amazon, la primera compra define la cuenta contable y todas las siguientes se van ahí, aunque sean cosas totalmente distintas.

La automatización no piensa, solo repite. Y aun así, uno de los pretextos más comunes que se escuchan en contabilidad es: “yo sé que está mal, pero así lo hace el sistema” o “así está configurado”.

El sistema no es el responsable. La configuración no es una justificación. Si al sistema lo alimentamos con basura, va a procesar basura y nos entregara basura.

Cuando algo está mal y se deja pasar solo porque “el sistema así lo manda”, el error no desaparece: se replica, mes tras mes, póliza tras póliza. La automatización únicamente ejecuta reglas; si la regla es incorrecta, el resultado también lo será.

Esto no es un problema exclusivo del auxiliar contable. Lo he visto en todos los niveles: auxiliar contable, seniors, supervisores e incluso gerencias. Y precisamente por eso es tan peligroso, porque se normaliza.

La respuesta correcta nunca es resignarse, sino corregir:

• Revisar la configuración.
• Ajustar reglas contables.
• Cambiar cuentas de destino.
• Documentar el criterio correcto.

Un buen profesional no obedece ciegamente al sistema: lo cuestiona, lo corrige y lo mejora.

Tu trabajo es revisar y corregir, es aquí donde puedes generar valor y comenzar a crecer en la profesión, debes aprovechar que posiblemente seas de las últimas generaciones que estén involucras de manera manual en el registro de operaciones, y que entenderás las entrañas de la contabilidad.

Papeles de trabajo sin títulos, fechas o contexto

Un papel de trabajo sin título es un archivo inútil.

Todo reporte, Excel o estado financiero debe indicar claramente:

• Nombre del cliente.
• Qué es el archivo.
• Periodo.
• Moneda.

Que esté en Excel no significa que pueda estar mal escrito. La forma también comunica profesionalismo.

Anticipos inflados y nunca conciliados

Las cuentas de anticipos deben revisarse en cada cierre.

Si no se aplican:

• Se inflan activos.
• Se distorsiona la información financiera.
• Se pierden gastos deducibles.

Un anticipo no es una cuenta “comodín”. Es una cuenta temporal que debe conciliarse y aplicarse.

Gastos no deducibles mal tratados (y sin preguntar)

No todo lo que “no tiene factura” es automáticamente no deducible.

Antes de mandarlo ahí:

• Revisa si es un pago al extranjero (Facebook, Google, ChatGPT, plataformas digitales).
• Verifica si aún están a tiempo de solicitar factura.
• Analiza si requiere tratamiento fiscal especial.

Es clave informar al cliente:

• Qué se está clasificando como no deducible.
• Por qué.
• Cuál es el impacto fiscal.

La contabilidad también comunica. No solo registra.

Comentario final

Ser auxiliar contable no es un rol menor, eres la primera línea de control de la información financiera y fiscal.

Un buen auxiliar contable:

• Detecta errores.
• Pregunta.
• No “cuadra” a la fuerza.
• Entiende el impacto de lo que hace.

No tengas miedo de levantar la mano. No tengas miedo de decir “esto no me cuadra”. Eso no te hace menos capaz, te hace más profesional.

La calidad de tu trabajo se nota… incluso cuando nadie te lo dice.