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Software contable y administrativo: Aspectos claves en su implementación



En todas las organizaciones sea cual sea su tamaño, o la actividad a la que se dediquen, es indispensable contar con herramientas tecnológicas prácticas, funcionales, pero sobre todo acordes a lo que se tiene y lo que se busca obtener en términos de lograr un adecuado control de todos los procesos de ventas, producción, compras, inventarios y por supuesto contables y de reportes de gestión.

Partiendo de este principio básico comenzamos a entender la importancia de identificar, cuál es ese software llámese modular o ERP (Enterprise Resource Planning) por sus siglas en Inglés “Planificación de Recursos Empresariales”, y que se refiere al tipo de software que usan las organizaciones para administrar las actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el abastecimiento, la administración de proyectos, el cumplimiento y la gestión de riesgos y las operaciones de la cadena de suministro.

Software que sea cual sea su marca, o estructura de funcionamiento, permita a mi organización controlar, clasificar y presentar la información de los procesos operativos, administrativos y de gestión que me ayude a no sólo crear un adecuado entorno de control interno, sino además a generar información valiosa, oportuna y confiable sobre la eficacia y eficiencia real de todos estos procesos, y su efecto en los estados financieros que deben ser acordes a los objetivos de la empresa y cumplir con esa función tan básica, pero a la vez tan estratégica llamada “toma de decisiones”.

Actualmente existen en el mercado varias opciones de sistemas contables y administrativos con los que  podemos cubrir esos tan importantes aspectos como lo son el de controlar, medir y mejorar el flujo de efectivo, los costos de producción, los niveles y rotación de inventarios, por mencionar algunos de los claves, y en general todos los enfoques operativos y contables que nos permitan conocer la salud financiera real de la organización.

Aspectos tan básicos como la clasificación correcta de los costos y gastos, el uso adecuado de las cuentas colectivas y sus respectivos módulos de clientes, almacén, activos fijos y proveedores, junto con la aplicación de las NIF en nuestras organizaciones, son el principio para generar información financiera y operativa de calidad y con valor para la toma de mejores decisiones, que al final se traducen en nuestros niveles de eficiencia, productividad, rentabilidad e incluso de flujo de efectivo favorable.

En una gran mayoría de las  organizaciones el sistema administrativo y contable está sub utilizado y el enfoque y uso mayor del mismo es hacia cumplir sólo con las obligaciones fiscales, dejando de lado que estos sistemas están hechos para darle un soporte robusto a la generación de información sobre las operaciones del negocio y el efecto financiero de las mismas, por ejemplo en todo lo relativo  al costo de producción y ventas que en muchas de las organizaciones llega a representar hasta el 80% del total de la deducción contable y fiscal.

Si ponemos en  contexto la importancia de decidir cuál es el software ideal para mi empresa o negocio, ya sea modular o ERP, habría que señalar, sólo por mencionar algunas, las siguientes disyuntivas para las que habría que aprovechar y explotar al máximo las características básicas de estos software, por ejemplo para conocer los costos unitarios o de cada servicio prestado, para conocer y luego decidir respecto a:

  • ¿Cuáles son nuestros productos o servicios más rentables?
  • ¿Cómo afectan los precios promedio de venta, los descuentos y las devoluciones?
  • ¿Cómo lograr cubrir mi punto de equilibrio?
  • ¿Dónde estamos en términos de competitividad?
  • ¿Mi organización es sólo eficaz pero no eficiente?
  • ¿Cómo puedo lograr un flujo de efectivo siempre positivo?
  • ¿Cuáles son mis clientes más morosos y que me generan un mayor gasto de administrarlos?
  • ¿En qué rubros financieros de mi organización están los mayores riesgos?
  • ¿Cuáles son mis sucursales, clientes e incluso vendedores más rentables?
  • ¿Cómo impacta en mi capital de trabajo un mal manejo de los activos fijos y la rotación de inventarios?

Recordemos que no existe un mal software, el tema central  tiene que ver con cuál es el software adecuado partiendo de la capacidad de mi empresa para controlar, generar, validar y explotar la información.

“Cualquier software por más limitado o robusto que sea está creado para procesar información, no para transformarla, si mi operación genera mala o deficiente información, esa misma será la que procese el software y determinará la poca calidad de la información contenida en reportes e informes con la que muy probablemente también tomó malas decisiones”.

En resumen lo realmente importante es que la administración de cada organización tenga el pleno convencimiento de la necesidad de contar con un sistema o software suficiente y adecuado para su tipo de empresa y tamaño, y en función a la complejidad operativa y diversidad de bienes que se producen y/o comercializan, o servicios que se prestan.

No perdiendo de vista lo antes expuesto de que este software deberá ser debidamente aprovechado, que su proceso de parametrización debe ser un trabajo en equipo entre la empresa que lo adquiere y el vendedor del software, ya que la empresa que compra el software no conoce tan a detalle la funcionalidad del mismo, pero también quien vende o implementa el software no cuenta con el debido nivel de conocimiento de las operaciones de la organización, situación que es clave ya que si bien los software están hechos bajo la lógica de las mejores prácticas de negocio, no todos los negocios o empresas están dispuestos o en condiciones de aplicar dichas prácticas, por lo que el software por si mismo no vendrá a resolver esa carencia.

¿Y qué sistema administrativo y contable podríamos considerar que es el adecuado y que me permita operar de manera eficaz con información valiosa, confiable y relevante al menor costo posible de implementación y operación del software?

En mi experiencia de más de 20 años en empresas de producción, logística y servicios, y habiendo sido participe como líder de proyecto de 4 implementaciones de sistemas ERP de distintas marcas, la historia siempre se repite, pareciera que el cliente que adquiere el software y la empresa  que implementa el software tienen visiones muy distintas de una misma herramienta, incluso expectativas, alcances y entregables muy diferentes,  pareciendo inclusive que cliente y proveedor del software hablan idiomas completamente distintos y que no existe un traductor de por medio.

“Si en las organizaciones no se tiene primero la cultura del control, medición y reporte,  generando primeramente un modelo de costos y control de operaciones, no habrá software por más robusto que este sea, que logre por si solo los resultados operativos, financieros y de control de gestión que en términos de productividad y rentabilidad se esperan”
 
 

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