5 puntos a revisar en la Balanza de Comprobación en cierres mensuales



Como parte de nuestro cierre mensual los contadores debemos realizar una revisión a detalle de la balanza de comprobación ya sea de nuestra firma, clientes o de la empresa en la que laboramos, hemos recopilado 5 puntos que te aconsejamos seguir al momento de efectuar la revisión:

Análisis de variaciones

Uno de los puntos más críticos desde mi punto de vista es comparar las balanzas mensuales del ejercicio e identificar variaciones significativas, dichas variaciones deben ser explicadas o en su caso corregidas, uno de los ejemplos mas comunes es que nosotros o nuestro equipo olvide registrar provisiones de gastos, lo cual es sencillo identificar cuando analizamos los saldos de las cuentas contra períodos anteriores.

A continuación, presentamos un ejemplo:

CuentaEnero%Febrero%Variación
Ventas1,000,000100%1,500,000100%500,000
Costo de Ventas600,00060%885,00059%225,000
Energía eléctrica75,0007.5%00%(75,000)
Depreciación de Maquinaria y Equipo50,0005%49,0003%(1,000)

De la tabla anterior analizamos lo siguiente por rubro:

  • Ventas: en el mes de febrero se tiene un incremento en ventas con relación a enero por $500,000, sin embargo, se encuentra justificado ya que en este mes se inició operaciones en una nueva línea de producción, la cual incrementó nuestra capacidad instalada en un 50%.
  • Costo de venta: el costo de venta tiene un incremento de $225,000 en el mes de febrero con relación al mes anterior, sin embargo, considerando el incremento en ventas y el % que representa el costo de ventas del total de las ventas (60% en enero y 59% en febrero), concluimos que dicho incremento es proporcional y razonable con el incremento en ventas.
  • Energía eléctrica: esta cuenta tiene una disminución del 100% en febrero con relación a enero, lo que quiere decir es que dicha provisión no fue registrada, también deberíamos esperar un incremento significativo derivado de la nueva línea de producción que inició operaciones en el mes de febrero.
  • Depreciación de maquinaria y equipo: a pesar de que la variación en esta cuenta no es significativa, el hecho de que en febrero iniciará una nueva línea de producción, que representa un incremento del 50% de nuestra capacidad instalada nos indica que probablemente no se registrará la depreciación correspondiente a la nueva maquinaria.

Como podemos observar en análisis de variaciones es una excelente herramienta para realizar revisiones analíticas y poder identificar errores y tendencias.

Saldos de naturaleza contraria

Es esencial identificar los saldos de las cuentas que se encuentren con naturaleza contraria, verificar el motivo y realizar las correcciones pertinentes. Por ejemplo, es común encontrar saldos de proveedores en rojo, lo cual se puede derivar a la falta de provisión de facturas por pagar.

Antigüedad de saldos

No olvidemos verificar la antigüedad de los saldos de balance, como por ejemplo de Cuentas por Cobrar, Anticipo a proveedores, Inventarios y Cuentas por Pagar, recomendamos identificar los saldos antiguos y realizar acciones como las podrían ser:

    1. registro de reservas de cuentas incobrables y /o de obsolescencia de inventarios
    2. conciliación de saldos con clientes y proveedores
    3. depuración de cuentas

Soporte documental

Asegúrate que los saldos de tu balanza de comprobación se encuentren soportados ya sea por documentos, cálculos, contratos, etc. y que estos se encuentren integrados.

Comunica tus observaciones

Transmite a tu equipo los errores y / u omisiones detectadas en tu revisión y los puntos que deben de verificar de manera previa a la entrega de su cierre.

Conclusiones

Como podemos observar los profesionales de la contabilidad debemos adquirir habilidades analíticas que nos permitan identificar errores, omisiones, fraudes, entre otros, sin necesidad de realizar revisiones profundas en los registros contables de la empresa, lo anterior nos permite ejecutar funciones estratégicas y de análisis que agreguen valor en las empresas en las que laboramos o asesoramos.
 
 

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