Módulos ERP básicos para PYMES y ejemplo de su interrelación



Una de las principales preocupaciones de las empresas en crecimiento es la de que sistema de información utilizar, el mercado está lleno de soluciones informáticas que permiten controlar las transacciones diarias de las empresas y generar de manera rápida y oportuna información de valor para la toma de decisiones.

No todos los “ERP” son de alto costo y hay soluciones para todos los tamaños de empresas desde PYMES hasta compañías transnacionales, sin embargo, antes de adquirir uno, debemos entender el funcionamiento de este y conocer perfectamente el proceso de negocios de nuestra empresa.

¿Qué es un ERP?

Sus siglas significan en el idioma inglés “Enterprise Resource Planning”, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”, el objetivo de un ERP es integrar las transacciones de una empresa en un solo programa en una base datos centralizada, dichas transacciones pueden ser las referentes a:

  • Producción
  • Ventas
  • Contabilidad
  • Inventarios
  • Logística

Una de las principales características de los “ERP” es que se encuentran integrados por módulos, lo que permite adquirir únicamente los que requerimos para la operación de nuestra entidad.

¿Qué es un módulo dentro de un ERP?

Son las áreas y procesos fundamentales de una empresa, como lo puede ser producción, ventas, administración y finanzas, las cuales dentro de un “ERP” se encuentran interrelacionados entre sí. Las transacciones registradas en un módulo se comparten con otros módulos, lo anterior permite integrar información en una sola base de datos.

Un ejemplo común para entender la interrelación de los módulos es el siguiente:

  1. Uno de nuestros vendedores genera una orden de venta en el módulo de ventas, relacionada con la venta de “porta herramientas de carnaza” el cual es un producto terminado con el código (PT0001), como se muestra a continuación:
SKUNombreCantidadPrecio UnitarioValor del pedido (pesos)
PT0001Portaherramienta de carnaza10030030,000
  1. EL producto terminado PT0001 a su vez está conformado de 3 materias primas, información que se encuentra en el módulo de producción:
SKUNombreCantidadUnidad
0001Carnaza100Metros
0002Herraje1,000Piezas
0003 500Piezas

Con dicha información el “ERP” es capaz de verificar las existencias de materia prima dentro del “módulo de inventarios” y en caso de no haberlas comunicarse con el “módulo de compras” y solicitar la generación de las órdenes de compras necesarias para iniciar la producción de la orden de venta mencionada en el punto 1.

  1. Una vez que se tienen los materiales necesarios el módulo de producción, controla los materiales utilizados, mano de obra directa y los gastos de fabricación involucrados en la fabricación de dicha orden.
  2. Por último, dichas transacciones son utilizadas para generar los asientos contables con los cuales se procesarán los estados financieros en el “módulo de contabilidad”, es decir, cuando se genere el ingreso de dicha compra de materia prima, el pago a proveedor o la venta del producto terminado, el ERP refleja los movimientos financieros necesarios (compra, venta y saldo de inventarios).

Como podemos observar, la información de los módulos de ventas, producción, inventarios y contabilidad es compartida generando un proceso rápido y satisfactorio para la producción de la orden de venta.

¿Es necesario adquirir todos los módulos que ofrece el sistema?

No, como lo mencionamos anteriormente, es una de las principales ventajas de adquirir un “ERP”, podemos adquirir únicamente los módulos que requerimos, por ejemplo, si prestamos servicios profesionales no sería necesario adquirir el “módulo de producción”, lo cual abarata los costos de la implementación del sistema.

¿Qué recomendaciones se pueden seguir a previas a la implementación de un “ERP”?

  • Conocer perfectamente nuestro proceso de negocios, desde la prospección de clientes hasta la entrega del producto, así como garantías y/o compromisos posteriores a la entrega de nuestros bienes o servicios.
  • Verificar que nuestra información financiera actual sea correcta, ya que se utilizara para la carga de saldos iniciales.
  • Tener un presupuesto para la adquisición de licencias e implementación del “ERP”.
  • Tener un plan de comunicación efectivo con nuestros colaboradores previo a la implementación del “ERP”.
  • Tener demostraciones con los proveedores de los sistemas para verificar que cumplan con nuestras necesidades.

Conclusiones

La implementación de un “ERP” no necesariamente tiene que se un dolor de cabeza para nuestras empresas, si realizamos una planeación adecuada y tenemos un conocimiento perfecto de nuestro proceso de negocios, entre otras recomendaciones, podemos llevar a cabo una implementación sencilla y en tiempo.

Es importante considerar que habrá que alinear dos factores: Gente y Proceso, si bien el ERP viene con una configuración estándar de operación alineada a las mejores prácticas, el modelo operativo de la compañía podrá requerir ajustes ya sea segregando funciones o redefiniendo procesos.

Antes de iniciar un proceso de migración de ERP es indispensable considerar un proceso previo de búsqueda y selección a fin de garantizar que el sistema a implementar cumplirá con las necesidades operativas y técnicas de la compañía.
 
 

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