Importancia de las Cuentas de Orden (Contabilidad Gubernamental)


Autor: CPC. José Antonio Guerrero Muñoz.

Los funcionarios correspondientes del Sector Público, se han olvidado de un tema muy importante, que son los registros en las cuentas de orden contable, tal vez debido a que se han concentrado en el control presupuestario y éste se lleva en cuentas de orden, solo que únicamente, en lo que se refiere a los presupuestos. Esto debido a que es una necesidad de control, más que una obligación.

“Hacer lo correcto cuando nadie te está mirando” Henry Ford. Empresario. Parafraseando a Henry Ford, yo diría, “Debemos hacer lo correcto, aun cuando no existe sanción”.

Los registros en cuentas de orden contable, también son una obligación de efectuarlos y que en su momento nutre de datos importantes para efecto de las Notas a los Estados Financieros, sin embargo, cuando se consultan estos documentos, en las páginas de internet de los Organismos públicos, nos percatamos de que existe escasa información sobre los derechos y obligaciones, que pudieran afectar las finanzas del ente público.

Es por esto que el presente artículo pretende hacer conciencia de la necesidad de realizar estos registros.

El artículo 2 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, dicta:

Los entes públicos aplicarán la contabilidad gubernamental para facilitar el registro y la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos y gastos y, en general, contribuir a medir la eficacia, economía y eficiencia del gasto e ingresos públicos, la administración de la deuda pública, incluyendo las obligaciones contingentes y el patrimonio del Estado.

El Manual de Contabilidad Gubernamental define:

CUENTAS DE ORDEN CONTABLES: Registran eventos, que, si bien no representan hechos económico-financieros que alteren el patrimonio y por lo tanto los resultados del ente público, informan sobre circunstancias contingentes o eventuales de importancia respecto de éste, que en determinadas condiciones, pueden producir efectos patrimoniales en el mismo.

Así mismo, señala que:

Las cuentas de orden contables señaladas, son las mínimas necesarias, se podrán aperturar otras, de acuerdo con las necesidades de los entes públicos.

A continuación enunciamos algunos conceptos que se traducen en operaciones dentro de la operación de los Organismos.

Valores en Custodia: Representa los bienes y valores que se reciben en custodia del Poder Judicial, como garantía y/o depósito en asuntos judiciales, en tanto se determina, por parte de las instancias competentes el destino de dichos bienes y valores.

El poder Ejecutivo a través de las Secretaría de Finanzas o su equivalente, reciben Billetes de Depósito, con la intención de garantizar el resultado de un proceso judicial; las fianzas de los procesados y que gozan de libertad condicional; en fin todo documento que se debe custodiar en el organismo, por operaciones en las que interviene.

Suscripción de Contratos de Préstamos y Otras Obligaciones de la Deuda Pública Interna y Externa; Representa el valor nominal de la deuda contraída mediante contratos de préstamos y otras obligaciones de la deuda pública interna y externa.

Aquí se debe registrar el total de los créditos recibidos, independientemente de los pagos realizados, o sea del saldo que a la fecha se encuentre registrado en el pasivo. De esta forma se podrá tener la información desde su origen y por el total del compromiso firmado inicialmente o autorizado.

Debemos recordar que por disposición de la Constitución, sólo el gobierno Federal puede endeudarse con el extranjero.

Fianzas y Garantías Recibidas por Deudas a Cobrar; Representa el valor nominal total de las fianzas y garantías recibidas por el Gobierno, por deudas fiscales y no fiscales a cobrar.

Existe una operación, generalmente en los municipios y el estado, los cuales rara vez se registran y son los convenios, derivado del cobro de los Impuestos o de otro tipo de contribuciones; aquí se debe registrar la garantía de pago al convenio; sin embargo, existe otro movimiento que debe hacerse en el registro en las cuentas de Activo, documentos por cobrar, ya que al firmar el convenio se emiten documentos de cobro (pagarés).

Difícilmente se localizan estos registros en la contabilidad de los Municipios.

En el plan de cuentas del CONAC, no se localiza la cuenta de orden en la que se deban registrar las fianzas recibidas, derivadas de la obra pública, ya sea éste por los anticipos o las fianzas de garantía por vicios ocultos, y otro tipo de contratación que hacen los entes públicos, por lo que a falta de una cuenta específica para tal efecto, se propone que se realice en la cuenta Fianzas y Garantías Recibidas, identificando en una sub-cuenta el concepto del tipo de fianza recibida.

Demanda Judicial en Proceso de Resolución Representa el monto por litigios judiciales que pueden derivar una obligación de pago.

Esta cuenta solo especifica la derivación de una obligación de pago, sin embargo en la realidad, también podemos tener demandas en contra de terceros derivados de la falta de cumplimiento de alguna obligación, por lo tanto, es importante que se registre a nivel de subcuentas estas demandas, con la intención de que se informe los posibles beneficios al organismo.

Para mayor claridad y control, los registros deberán ser por concepto, ya sean éstas, Laborales, Mercantiles, Civiles, etc.

Otro concepto, que no contempla el Plan de cuentas es el relacionado con los contratos de Obra Pública, al momento de firmar el documento en el que se establece los derechos y obligaciones sobre todo de los municipios, estos contratos no se registran en Cuentas de Orden.

CONCLUSIÓN

Derivado de la experiencia en el conocimiento del tema de contabilidad gubernamental y últimamente en el de auditoría a organismos, podemos afirmar que la falta de estos registros y por lo tanto de información, se debe al desconocimiento de estas obligaciones, por lo que el personal involucrado debería asesorarse y/o capacitarse o tal vez efectuar un buen análisis de las diversas operaciones que a diario vienen realizando, con la intención de “hacer bien las cosas aun cuando no nos vean”; o en caso de que las autoridades respectivas no emitan una sanción por la falta de cumplimiento de estas obligaciones.

Fuente: CCPG
 
 

Deja un comentario

Suscríbete a ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Suscríbete a ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Suscríbete a ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Comparte con un amigo