¿Porque es importante la gestión de inventarios?



En la estructura de cualquier tipo y tamaño de organización el inventario no sólo representa la columna vertebral de las operaciones, sean estas de sólo comercializar, fabricar o incluso en la prestación de servicios. La eficiencia en la gestión de inventarios, factor clave para la continuidad de la empresa.

Si a ello le sumamos los tiempos actuales donde el capital y flujo de trabajo se contrae cada vez más, resulta ser un factor clave para la continuidad de la empresa, la eficiencia y eficacia en la gestión de los inventarios y la operación de los almacenes, entendiendo estos como el espacio donde se da el proceso físico de administrar, controlar patrimonialmente y asegurar el debido cuidado y nivel de existencias, ya sean de materia prima, material de empaque y consumibles, refacciones y producto terminado, aspectos fundamentales en el éxito con el servicio al cliente, pero también en el logro de un mejor flujo de efectivo y un mayor nivel de rentabilidad; 2 objetivos siempre a la cabeza en la meta de las empresas y empresarios.

Y en esta nada fácil tarea qué interrogantes tendrán que atender y resolver los directivos y mandos medios en nuestras organizaciones:

  • ¿Cómo debe ser la Cadena de Suministros para administrar eficientemente los inventarios?
  • ¿Quién y cómo debe tomar las decisiones de inversión en el inventario?
  • ¿Cómo puede aumentar la rotación del inventario para asegurar el mejor servicio al cliente posible, y la rentabilidad de la empresa?

El inventario representa el principal activo circulante para determinar la liquidez y desempeño operativo; el exceso de inventario y la inexactitud de sus registros pueden generar grandes daños a las finanzas de la empresa y al desempeño ante su mercado o potenciales clientes. Además, para lograr nivel eficaz en los sistemas de planeación y control de producción y distribución es necesario establecer y mantener niveles suficientes de confiabilidad en los registros de inventarios, no se pueden tomar decisiones basadas en datos que no están debidamente conciliados, soportados y gestionados.

En los almacenes se deposita uno de los principales activos de la empresa y su operación requiere de la suficiente coordinación y eficacia que combina los sistemas, procesos, técnicas, herramientas, seguridad y recurso humano para su adecuado manejo y salvaguarda.

Existen herramientas clave para la correcta determinación de los niveles de inventario que le permitan a la empresa prever antes que reaccionar, basta mencionar el enfoque que al tema de la eficiencia en la gestión de inventarios, como factor clave para la continuidad de la empresa, aportan las siguientes enseguida comentadas:

  1. Pronóstico o forecast de ventas, producción compras y niveles de inventarios, mismos que deberán llevarse a cabo de manera anual, y que partiendo de datos históricos o tendencias, más las proyecciones y metas del siguiente año, permitan conocer primeramente en unidades, lo que se pretende a nivel de código, sku o número de parte:
    1.1. Vender en términos de producto terminado
    1.2. Comprar para comercializar
    1.3. Producir para comercializar
    1.4. Comprar de materia prima e insumos para producir.
    1.5. Los niveles de stock adecuados de materia prima, insumos o consumibles, refacciones para maquinaria o equipo y producto terminado para su venta que satisfagan el servicio al cliente y cumplan con las necesidades internas de consumo.
  2. Presupuesto maestro o presupuesto financiero en valores monetarios, a nivel de código, sku o número de parte, partiendo del pronóstico que en unidades se haya realizado de acuerdo al punto primero para cada una de las clasificaciones de materiales que requiera la empresa. Y asignado valores monetarios a las unidades a fin de conocer precios de ventas estimados, precios de compra de insumos y materiales, costos de producción, costos de ventas y valor de inventarios.

Ya que entre las ventajas de implantar y explotar adecuadamente un sistema de control de inventarios, este te será de gran utilidad para realizar compras mejor planeadas, manteniendo niveles de inventario adecuados y que te permitan ser eficiente en la operación, evitando riesgos como la caducidad y obsolescencia de materias primas, y que tu producto llegue a tu cliente final con la vida anaquel suficiente para asegurar la venta en las mejores condiciones de calidad, precio y rentabilidad.

Lo cual además se convertirá en factor para evitar riesgos, con los consiguientes costos y gastos en el manejo de niveles sobrados o excesivos de inventarios tales como, renta de mayor espacio físico, prima de seguros más alta por el valor del inventario, mayor número de personal, uso de más equipo como racks y montacargas, y una mayor inversión en términos de capital de trabajo, incluso con un costo financiero.

Al final deberemos de trabajar en generar un proceso de mejora continua en el almacén, y en el control contable de los inventarios, que considere entre otros aspectos:

  1. Un eficiente Sistema de Administración de Inventarios
  2. Métodos y Técnicas de Reposición
  3. Métodos y Técnicas de Lotificación
  4. Clasificación ABC
  5. Productividad en los Almacenes
  6. Sistemas de Localización
  7. Control Físico y Contable del Inventario
  8. Conciliación sistemática y por procedimiento de los módulos de almacenes del sistema o software, contra los saldos contables en la cuenta de inventarios.

 
 

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