Eficiencia Operativa en la empresa en tiempos de contingencia



Ante los tiempos de crisis económica y la creciente competencia para ciertos sectores de la industria, comercio y servicios, la cual se ha visto favorecida por los procesos de globalización y la actualización tecnológica, la eficiencia operativa se ha vuelto una preocupación constante del consejo de administración y la dirección de la empresa familiar, dada la incidencia que los costos y gastos tienen en la determinación de su utilidad operativa.

Independientemente de la estrategia que la empresa familiar tenga, de los segmentos de mercado donde esté posicionada, del sector económico que atienda, la necesidad de ser eficientes es una condición de supervivencia de la empresa familiar.

Para buscar eficiencia operativa de manera consistente, en primer lugar, hay que en conocer la propia empresa. Además de ello, sus dueños deben estar atentos a todos los resultados del negocio y no solo al resultado final. No se debe confundir aumentar la eficiencia con el recorte de gastos, la eficiencia tiene otros objetivos además de generar economía, como son: mejorar la productividad y calidad.

Una empresa familiar puede superar en desempeño a sus rivales solamente sí establece una diferencia que perdure por un largo periodo de tiempo. Para ello, debe proporcionar a sus clientes un mayor valor agregado en la percepción de sus productos y servicios o crear un valor comparable a un precio menor, o ambas cosas. La consecuencia es la aritmética de la rentabilidad superior: al proporcionar un mayor valor, la empresa puede cobrar en promedio precios más altos, pero, en el caso de otras empresas la mayor eficiencia operativa trae como resultado un menor costo promedio por unidad, con lo cual podrá cobrar un precio más bajo y aun así ampliar el margen de ganancia.

La eficiencia significa costos y gastos más bajos y calidad superior. Estas dos palabras están indisolublemente atadas puesto que para tener costos y gastos más bajos se requiere trabajar con alta calidad. El beneficio de la eficiencia operativa es doble, por un lado, se reducen los costos de operación o producción y por el otro, se desarrollan niveles de calidad superior en favor de los clientes internos y externos de la empresa familiar.

¿CÓMO ALCANZAR UNA MEJOR EFICIENCIA OPERATIVA?

La eficiencia se logra cuando somos capaces de realizar actividades similares de una manera mejor que nuestra competencia. La pregunta es: ¿Dónde podemos encontrar oportunidades de mejoramiento de la eficiencia operativa en la empresa? La respuesta, aunque suene algo simple, es en todas partes.

Existen muchos frentes donde se puede ganar en eficiencia, aunque genéricamente podemos mencionar los siguientes:

El conocimiento y la habilidad de los recursos humanos

El punto de partida de toda labor eficiente es conocerla ampliamente y generar destreza para realizarla. Esto significa que sin empleados capacitados y suficientemente entrenados no podemos esperar resultados superiores. Un viejo pensamiento popular dice que “nadie da lo que no tiene”, es decir, sí el colaborador no está suficientemente preparado, la propensión a cometer errores, retrasos, diferencias frente a las especificaciones, falta de calidad y problemas de todo orden, será muy alta.

La innovación tecnológica y los equipos

Los avances tecnológicos son, sin lugar a duda, una de las formas más eficaces de elevar nuestros niveles de eficiencia, porque nos ponen en frente de alternativas para aumentar la productividad y mejorar la oportunidad de los procesos internos de la empresa. La tecnología, además, por sí misma, puede permitir el rediseño y simplicidad de procesos y la obtención de economías de escala.

La materia prima e insumos

Por supuesto, sí utilizamos materia prima o insumos de mala calidad o con especificaciones inadecuadas, con seguridad lo que obtendremos son malos resultados. Por algo se dice popularmente también:” lo barato, sale caro”. Con esto no queremos decir que lo caro por sí solo permita mejorar la eficiencia de la empresa familiar, simplemente que hay economías que son justificables y otras no. También es verdad que no siempre lo mejor o más adecuado es lo más caro.

Los procedimientos y los estándares de alta calidad y eficiencia

Los procesos empresariales, si no están acompañados de adecuados procedimientos, con objetivos claros, los recursos apropiados, la definición de los responsables, la programación de los tiempos de ejecución y los adecuados sistemas de evaluación, no producirán los niveles de costos, gastos y calidad necesarios para elevar la eficiencia de la empresa familiar.

El sistema de evaluación, motivación y reconocimiento

Igual de importantes como los factores anteriormente descritos, son los sistemas de evaluación, motivación y reconocimiento en todas las labores de la empresa. Factores tales como el clima laboral, el sentido de pertenencia, la calidez en la atención y el servicio al cliente, la solución oportuna de los reclamos y un sistema de mejora continua van muy de la mano con los sistemas de evaluación y reconocimiento. Además, puesto que lo que no se mide no mejora, si se quiere mejorar en la eficiencia operativa, es indispensable tener de buenos sistemas de seguimiento a la gestión, mediciones de costos y eficiencia, evaluación de la productividad, del valor agregado y la rentabilidad.

La creatividad e innovación

Todo el tiempo existirán oportunidades de mejorar la eficiencia mediante la innovación en productos y servicios o en la propia empresa. Una empresa no puede casarse con el pasado y dejar de pensar en la innovación. Uno de los elementos que más le agrega valor a una empresa principalmente a las familiares es su capacidad para autocriticarse, autoevaluarse, cambiar y generar innovaciones.

El benchmarking

 Una de las mejores maneras de elevar la eficiencia es ser capaces de producir, con un costo más bajo que el mercado, las actividades o los servicios internos de la empresa, sin pérdida de calidad. Los costos y gastos se generan al realizar las labores internas y las ventajas surgen al realizar algunas de ellas más eficientemente que la competencia. Las actividades o los servicios internos bien ejecutados son entonces elementos básicos de una ventaja competitiva. La ventaja o desventaja global resulta de todas las labores internas de la empresa familiar.

La búsqueda de las mejores prácticas, la obtención de estándares de desempeño superiores y la evaluación de la propia gestión son el fundamento del benchmarking, el cual se convierte en una poderosa ayuda para la obtención de niveles de eficiencia operativa superiores. 

La subcontratación

Cada vez más se utiliza más a nivel mundial la contratación de servicios externos como una importante fuente de reducción de gastos y costos, ya que permite: simplificación de la infraestructura, economía en inversiones, acceso a mejores tecnologías y capacidad de procesamiento, para dedicar los esfuerzos de la empresa en los temas fundamentales y estratégicos de su negocio. Muy seguramente la comparación del costo, el tiempo, la inversión y la calidad de algunos de sus procesos internos frente al mismo proceso ejecutado por una empresa externa, le generará oportunidades de mejoramiento en su eficiencia operativa.

Monitoreo de los indicadores financieros y operativos

Cuando se inicia una empresa, su fundador suele preocuparse más por cómo estará listo el producto o servicio que por el retorno de la inversión o por si hay suficiente mercado y éste puede pagar por lo que hacemos. Las estimaciones de ingresos y ventas pueden ser muy básicas, pero ayudan a establecer una ruta de lo que se debe hacer para que el producto o servicio llegue al cliente de manera más eficiente posible y los márgenes de utilidad marginal y neta que se espera obtener de la venta.

La eficiencia operativa es indispensable pero no suficiente

Es necesario un mejoramiento constante de la eficiencia operativa para lograr una rentabilidad superior y una ventaja competitiva. Sin embargo, no es generalmente suficiente. Pocas empresas familiares han competido con éxito a largo plazo basadas únicamente en la eficiencia. Mantenerse adelante de la competencia es cada vez más difícil, la razón obvia es la rápida difusión de las mejores prácticas. Para permanecer se requiere diferenciarse y tener una mejora aportación de valor para los clientes.

Si la eficiencia operativa significa desempeñar actividades similares de una manera mejor que los competidores, en contraste, el posicionamiento estratégico significa desempeñar actividades diferentes o desempeñar actividades similares de una manera diferente. La estrategia competitiva consiste en hacer algo único o muy diferente. Significa elegir deliberadamente un conjunto de actividades para brindar una mezcla única de valor, como señala el gurú Michael Porter y los distingue de la manera siguiente:

Eficiencia operativa

  • a) Desempeño de actividades similares a las de la competencia
  • b) Mejoramiento de los métodos de trabajo y productividad
  • c) Cambios de personal
  • d) Gerencia de la calidad total
  • e) Reducción de costos y gastos
  • f) Mejora continua
  • g) Outsourcing
  • h) La consultoría externa
  • j) Adopción de nuevas tecnologías

Posicionamiento estratégico

  1. Superación de la competencia estableciendo una diferenciación a largo plazo
  2. Importancia concedida a los clientes
  3. Mezcla exclusiva de valor
  4. Innovación competitiva
  5. Mayor valor agregado a los productos y servicios ofrecidos
  6. Desarrollo de acciones diferentes a la competencia o similares, pero en forma diferente
  7. Procesos con esencia de exclusividad para clientes exclusivos
  8. Acople adecuado a la ventaja competitiva sostenible
  9. Visión correcta de la competencia
  10. Cultura organizacional (Abstracción, Disciplina, Decisión y Posicionamiento

Analizadas las diferencias, se sugiere que la empresa familiar debe enfocarse en las estrategias que aporten mayor valor agregado y ventajas competitivas, sin descuidar, como corresponde sus acciones operativas para mejorar su desempeño y eficiencia de forma integral.

Mientras más benchmarking hacen las empresas familiares, más se parecen. A medida que los competidores se imitan unos a otros, se convierte en una carrera por senderos idénticos en los que nadie puede ganar. La competencia basada solamente en la eficiencia conduce finalmente a una guerra continua de reducción precios que sólo pueden detenerse al limitar la competencia por precio y que terminan por afectar a la propia empresa familiar y a sus dueños inclusive a sus clientes y terceros interesados.

Todas las empresas familiares deberían enfocarse en la búsqueda de la eficiencia, pero algunas aún no entienden lo que significa ser eficientes. Muchos empresarios confunden eficiencia simplemente con “alcanzar la meta de ventas”.

La eficiencia operativa es una agenda para la mejora continua en todas las partes y procesos de la empresa familiar, incluye cambios continuos y mayor flexibilidad para lograr las mejores prácticas de trabajo al menor costo, sin perder la calidad.

 
 

   

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