9 funciones que todo administrador de XML debería tener (CFDI emitidos y recibidos)


Los XML emitidos y recibidos existe mucha información para ser aprovechada por el contribuyente, ya sea para consulta de importes de ventas, gastos, adquisición de activos e incluso para detectar errores en su elaboración.

En este artículo se mostrarán cuáles son estos datos que se pueden extraer de los XML`s sin tener que realizar ninguna tarea extra más que utilizar un Administrador de XML, si ya tienes un administrador de XML, te felicito, quiere decir que te interesa tener los XML´s bajo control como Contribuyente o Despacho Contable.

Pero eso no quiere decir que tengas a la mano todo lo que necesitas para analizar todo lo que implica la correcta emisión y recepción de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).

Para que un administrador de XML esté a la altura de lo que un contribuyente o despacho contable necesita, este debe cumplir con ciertas características que a continuación se enlistan:

1 Soporta la “Descarga Masiva del SAT” (Web Service del SAT o con captcha)

Sonará obvio, pero muchos administradores no cuentan con la función o el soporte de la descarga masiva de XML desde la página del SAT. Solo permiten importar los XML y PDF para ser organizados de forma básica.

Si tu organizador se encarga de conectar con el SAT para descargar los XML`s emitidos y recibidos, después organizarlos automáticamente, bajo los parámetros que te convienen como usuario, la forma de recabar y resguardar los XML´s es la correcta.

Es importante que el programa deje al usuario resguardar sus XML organizados en discos virtuales o carpetas que se sincronizan con servicios como Dropbox.

2 Validación del CFDI (vigente o cancelado)

Otra función muy obvia, pero que en algunos casos los desarrolladores de administradores de XML omiten es la validación de la vigencia de los CFDI emitidos y recibidos. Validar el estatus de un CFDI es primordial para conocer si esta se puede considerar o no, para efectos fiscales y contables.

Un punto importante es también la velocidad de validación del administrador de XML ante el SAT, en algunas ocasiones esto depende de que el servidor del SAT responda de forma rápida, pero en otras ocasiones el programa tiene que ver en determinar si un CFDI está vigente o cancelado.

3 Filtros dentro del administrador de XML

Los filtros básicos de la mayoría de los administradores de XML son los siguientes:

  • Emitidos y recibidos
  • Por fecha
  • Por tipo de CFDI (ingresos, egresos, pagos, nómina)
  • Vigentes o cancelados
  • Por UUID

Pero otros administradores de XML disponibles en el mercado van más allá de los filtros básicos o variables de los CFDI emitidos y recibidos.

En la imagen anterior no solo se incluyen los filtros disponibles, sino que también ofrece funciones que ningún otro programa ofrece al usuario.

4 Notas en el XML emitido o recibido

Esta función es poco considerada por los administradores de XML, ya que solo trabajan con la información contenida en el propio CFDI, pero no está demás dejar que los usuarios añadan notas al XML para después obtener reportes personalizados en base a las referencias que ingresaron al XML, sin que esto lo modifique y afecte la validez de este.

5 REP pendientes de emitir o recibir

Dejando de lado la forma de recabar los XML`s, ya entra la parte interesante de un organizador de CFDI. Con la entrada en vigor del Recibo Electrónico de Pagos (REP), el contribuyente debe considerar que, si emite o recibe un CFDI con método de pago PPD y forma de pago 99, quiere decir que este no esta pagado para el SAT.

Por lo comentado anteriormente, se necesita analizar que, si se tiene un CFDI de pago, este debe estar relacionado con un CFDI con método de pago PPD y forma de pago 99.

Esto nos lleva a la siguiente función necesaria en el administrador de XML de nuestra preferencia, necesitamos tener estos reportes de forma fácil y esto nos evitará dolores de cabeza al momento de considerar los CFDI en la contabilidad.

6 Método de pago PUE y forma de pago 99

Si se emite un CFDI con método de pago PUE (pago en una sola exhibición), quiere decir que se encuentra pagado o se conoce cual será la forma de pago (tomando en cuenta las reglas de la RMF 2018), a este no se le debe poner forma de pago 99 (por definir), ya que se contradice con el propio método de pago que indica que fue pagado ese CFDI.

En algunos casos, es imposible para el contribuyente o despacho contable estar cuidando ala persona encargada de emitir las facturas electrónicas a los clientes y no se equivoquen en estos datos.

Es por eso que un administrador de XML debe tener la funcionalidad de detectar los CFDI emitidos y recibidos con método de pago PUE y forma de pago 99.

7 Método de pago PPD y forma de pago no es 99

Siguiendo con las validaciones de emisión y recepción de CFDI con datos correctos, todos los CFDI que se emitan con método de pago PPD (pago en parcialidades o diferido), quiere decir que no se conoce la forma de pago, por lo tanto, invariablemente es 99 (por definir). Esta es otra de las funciones que con la que un Administrador de XML debe considerar tener, para completar la función anterior.

8 Importar XML del correo electrónico o desde una carpeta para su organización

La mayor parte de los organizadores de XML dan por sentado que los CFDI ya están descargados o los descargan masivamente del SAT para organizarlos, pero muchos olvidan que los proveedores están obligados a entregar los CFDI ya sea por medios magnéticos (USB), proporcionando un enlace para su descarga o por correo electrónico, siendo este último el más común de los métodos de entrega.

Un buen administrador de XML te permite revisar cada cierto tiempo, si en el correo EXCLUSIVO para la recepción de los CFDI, existen archivos XML, PDF o .zip que contengan facturas electrónicas, descargandolos y organizándolos de forma automática, reportando aquellos correos que no contengan CFDI`s o que sean de otro RFC.

9 Uso del CFDI correcto o por definir (función extra)

Si bien el Uso del CFDI no genera problemas si se emite con el incorrecto o que sea por definir. Es una buena práctica poner el correcto a cada CFDI.

Al definir el correcto “Uso del CFDI” podemos obtener acumulados que no servirán para analizar los gastos e inversiones del contribuyente.

En el reporte anterior se muestra el uso de los CFDI emitidos, pudiendo detectar usos que no tiene que ver con la actividad. Esto sirve para que la persona encargada de la emisión de los CFDI solo considere los “Usos de CFDI” que tengan que ver con el contribuyente.

Comentarios finales

Si tu organizador de XML ya cuenta con la mayoría de las funciones mencionadas anteriormente y las demás funciones no te interesan, es probable que tengas un buen sistema de resguardo de CFDI que se adapta a tus necesidades y que también sirve para analizar los datos que ya contienen los XML`s.

Pero si te interesa conocer un programa que administre todos los XML`s de todos tus contribuyentes con las 9 funciones antes mencionadas y otras mas, te invito a llenar el siguiente formulario y te enviaré la información del organizador más completo en México.







Suscribete al boletín de ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

   

El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto ContadorMx.com, sus miembros y/o sus autores, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el usuario le pueda dar. Debido a la generalidad de su contenido, no debe considerarse como una asesoría jurídica o contable.

1 comentario en “9 funciones que todo administrador de XML debería tener (CFDI emitidos y recibidos)”

  1. buenas las funciones, pero necesito un programa que al descargar las facturas que estan pendientes de pago (PPD y 99) y posteriormente descargar los CFDI de pago me concilie que complementos corresponden a que facturas o viceversa; la intencion finalmente es saber que facturas no cuentan con complemento de pago emitido a la fecha de consulta (para llamar al proveedor o detenerle pagos hasta que se ponga al corriente), ya que en empresa grandes se le invierte mucho tiempo en estar conciliando dicha informacion.

Deja un comentario

Suscribete al boletín de ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Suscribete al boletín de ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Suscribete al boletín de ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Comparte con un amigo