Ventajas y Desventajas de los Manuales Administrativos


Autor: LCP. Yeni López León

Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicará las actividades a realizarse por los miembros de un organismo y la forma en que lo harán, ya sea conjunta o separadamente.

Su principal propósito es el de instruir al personal acerca de aspectos como funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos, normas, etc., para lograr una mayor eficacia en el trabajo.

Según plantea G. Continolo:

Un manual correctamente redactado puede ser valioso instrumento administrativo. Se puede comprobar esto si consideramos que, aun siendo unos simples puntos de llegada, los manuales vienen a ser las rutas por las cuales opera todo el aparato organizacional; es decir, son la manifestación concreta de una mentalidad directiva orientada hacia la relación sistemática de las diversas funciones y actividades.

S.Z. Diamond hace referencia a las siguientes razones para el uso de manuales administrativos:

  • Proporcionar al usuario un marco de referencia general y estandarizado.
  • Servir como un medio de archivo portátil y fácil de usar.
  • Ahorrar tiempo y asegurar respuestas exactas.
  • Tiene una influencia definitiva en la actitud de los empleados.

Los principales objetivos de elaborar manuales administrativos son los siguientes:

  • Estimular la uniformidad.
  • Eliminar la confusión.
  • Reducir la incertidumbre y la duplicación de funciones.
  • Disminuir la carga de supervisión.
  • Servir de base para la capacitación del personal.
  • Evitar la implantación de procedimientos incorrectos.
  • Presentar de manera clara y concisa el trabajo que se está haciendo en cada departamento.

Lo que se busca al elaborar los manuales administrativos es mantener al personal informado de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección, al delinear la estructura organizacional y establecer por escrito y en forma permanente las políticas y procedimientos (documentados).

Tipo de manuales administrativos

Por su contenido:

  • De historia del organismo
  • De organización
  • De políticas
  • De procedimientos
  • De contenido múltiple (ejemplo, incluyen políticas, procedimientos, historia y organización)
  • De adiestramiento o instructivo
  • Técnicos

Por función específica:

  • De producción
  • De compras
  • De ventas
  • De finanzas
  • De contabilidad
  • De crédito y cobranza
  • De personal
  • Generales (los que ocupan dos o más funciones operacionales)

Ventajas y desventajas de los manuales administrativos

Ventajas:

  • Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
  • Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento, funciones, normas, etc.
  • Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
  • Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del tiempo.
  • Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
  • Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Desventajas:

  • Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
  • El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
  • Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
  • Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales, que también son muy importantes.
  • Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en detalles puede volverse complicados.

CONCLUSIONES

  • Un manual es una guía encaminada que sirve de instrumento de control sobre la actuación de cada uno de los empleados.
  • Uno de sus principales objetivos de los manuales administrativos es instruir al personal acerca de: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc.
  • Los manuales administrativos pueden clasificarse por su contenido (manual de políticas, manual de organización), por función específica (manual de producción, manual de finanzas).
  • Una de las ventajas de los manuales administrativos es la institucionalización de la empresa, sin embargo también existen desventajas como si no se actualizan periódicamente pierden efectividad.

Fuente: CCPG

 
 

Suscribete al boletín de ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

   

El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto ContadorMx.com, sus miembros y/o sus autores, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el usuario le pueda dar. Debido a la generalidad de su contenido, no debe considerarse como una asesoría jurídica o contable.

Deja un comentario

Suscribete al boletín de ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Suscribete al boletín de ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Suscribete al boletín de ContadorMx

Recibe de forma gratuita las novedades fiscales, contables y de seguridad social más importantes en México.

Gracias por suscribirse.

Algo salió mal.

Comparte con un amigo